営業のアポ取り方｜電話・メールの例文と、断られにくい伝え方

NOTE 01アポ取りの前に、相手が判断できる材料をそろえる

アポ取りでは、詳しい商品説明よりも「なぜ自分に連絡したのか」「何分必要なのか」が先に伝わることが大切です。会社名と商品名だけでは、相手は面談を受ける理由を判断できません。公開情報や過去のやり取りなど、確認できた事実を一つ選び、今回の用件につなげます。

表が画面に収まらないときは、横にスクロールできます。

相手の課題や予算を確認していない段階で、「必ず削減できます」「御社に最適です」と断定しないでください。最初の連絡では、確かめたいことと面談の範囲を明確にします。

NOTE 02電話は、名乗る・理由・用件・時間の順で30秒にまとめる

電話の冒頭で長く説明すると、相手は用件がわからないまま聞き続けることになります。まず四つを短く伝え、話を続けてよいか確認します。受付を通る場合も、担当者名を推測したり、取引があるように装ったりせず、用件を具体的に伝えます。

NOTE 03候補日は二、三つ出し、日時・方法・参加者を確定する

「いつが空いていますか」と丸投げせず、候補日を二、三つ出します。ただし、相手の都合が合わなければ別の候補を尋ねます。日時が決まったら、面談方法、所要時間、当日確認したいことを復唱してください。オンラインならURLの送付担当も決めます。

NOTE 04メールは、件名と冒頭で「誰から・何の相談・何分」を伝える

アポ取りメールは、相手がスマートフォンで見ても要件を判断できる長さにします。実績を並べるより、相手との接点、話したいテーマ、候補日時を先に置きます。資料を添付する場合も、何を見るための資料かを本文に書きます。

日付や社名は説明用の例です。実際の候補日に置き換え、曜日とのずれがないか送信前に確認してください。

NOTE 05断られたときは、理由と再連絡の可否を一度だけ確認する

断りへの切り返しは、相手を言い負かすためのものではありません。「今は必要ない」「担当ではない」「営業連絡を受けていない」では、次の対応が異なります。一度だけ理由や再連絡の可否を確認し、希望されない場合はその場で終えます。

ウッシのひとこと次の連絡につながらなくても、相手の希望を記録して守ることが大切です。連絡不要の意思は、チームでわかる場所に残しましょう。