営業のアポ取り：相手が会う理由を短く伝える

会話・記入例は、説明用の例です。自分の案件の条件へ置き換えて使ってください。

アポ取りで、初心者がつまずく場面

アポ取りの電話で多いのは、商品の説明を長く話してしまい、途中で「結構です」と切られる形です。もう一つは、「新商品のご案内でお電話しました」だけで終わり、相手が会うかどうかを判断できない形です。

電話を受けた相手が知りたいのは、「誰が、何の用件で、自分にどれくらいの時間を求めているのか」です。ここが最初のひと言ふた言で分からないと、相手にとっては断るほうが早くなります。

アポ取りの目的は、商品を売ることではありません。会って話す日時を決めることです。商品の詳しい説明は、会ってからにします。

「会う理由」は4つの部品で作る

伝える内容は、次の4つに分けて考えます。先に紙に書いてから電話をかけると、話が長くなりません。

部品	意味	記入例
接点	相手と自分のつながり。過去の相談、問い合わせ、紹介、今の取引など	先月、納品回数について相談を受けた
相手に関係する理由	会うと、相手が何を確認・比較できるか	週1回と週2回で、送料や受け取りの手間がどう変わるかを確認できる
用件	何の話をしたいのか	納品回数を変えた場合の条件の説明と、今の状況の聞き取り
希望時間と候補日時	何分ほしいか。日時の候補を二つか三つ	15分。◯月◯日（火）14時か、◯月◯日（木）10時

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

いちばん大事なのは、2番目の「相手に関係する理由」です。「当社の新商品を紹介したい」は自分の都合です。「納品の条件がどう変わるかを確認できる」は、相手が得られることです。主語を相手に変えて書き直します。

接点がない相手もいます。その場合は、接点を作り話で埋めません。「初めてお電話します」「営業のご案内です」と最初に伝えたうえで、扱うテーマを具体的に言います。知り合いを装ったり、用件を隠したりしないことが前提です。

電話でアポを取る手順

書く。4つの部品を紙かシートに書きます。候補日時は、自分と同行者の予定を確かめてから二つ以上用意します。
名乗る。「［会社名］の［氏名］と申します」と、会社名と名前をはっきり言います。
今話せるかを聞く。「いま1分ほどよろしいでしょうか」と確かめます。
接点と理由を伝える。商品名より先に、相手に関係する理由を言います。
時間と候補日時を伝える。「15分ほど」「火曜の14時か木曜の10時」のように、数字で言います。
復唱する。決まったら、日付・曜日・時刻・場所（訪問かオンラインか）・所要時間を声に出して確かめます。
記録する。電話を切ったらすぐ、結果をシートの「連絡結果」に書きます。断られた場合も、相手の言葉のまま残します。

最初に電話に出るのが、受付や別の部署の人ということもあります。その場合も、会社名・名前・用件を同じように伝え、「［業務］をご担当の方はいらっしゃいますか」とたずねます。担当者が不在なら、戻る時間を聞いて、こちらからかけ直します。

「忙しい」と言われたら、用件には入りません。かけ直してよい時間帯だけを聞いて、電話を終えます。

過去に相談を受けた相手への例です。

「以前ご相談いただいた納品回数の件でお電話しました。週1回と週2回で条件がどう変わるかをまとめましたので、15分ほどご説明するお時間をいただけないでしょうか。来週の火曜14時か、木曜10時はいかがでしょうか」

相談を受けていない相手に、この言い方は使いません。初めて連絡する相手には、次のように始めます。

「初めてお電話します。事務用品の補充についての、営業のご案内です。いま1分ほど、用件だけお伝えしてもよろしいでしょうか」

最初の一言から電話を終えるまでの台本は、アポ取り電話の台本にまとめています。［　］を自分の会社の事実に置き換えて使えます。日時が決まったあとの準備は、初めての訪問で準備する3つのことへ進んでください。

メールでアポをお願いするときの書き方

名刺を交換した相手や、すでに取引のある相手には、メールでお願いすることもあります。メールでも部品は同じです。件名だけで用件が分かるようにし、本文は短くします。

件名：納品回数についてのご説明（15分）のお願い
［会社名］［担当者名］様
［自社名］の［氏名］です。先日は、納品回数についてご相談いただき、ありがとうございました。
週1回と週2回で、送料や受け取りの手間がどう変わるかをまとめました。15分ほど、ご説明のお時間をいただけないでしょうか。
候補日時：◯月◯日（火）14:00〜／◯月◯日（木）10:00〜
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。

候補日時は、日付と曜日の両方を書きます。「来週あたりで」と書くと、相手が日時を考える手間が増えます。

一度も接点のない相手に、営業の案内メールを送るのは別の話です。広告や宣伝のためのメールは、原則として、あらかじめ同意した相手にだけ送れると法律（特定電子メール法）で決められています。取引関係にある相手や、名刺などでメールアドレスを教えてもらった相手など、例外も定められています。

決まりの概要は、総務省の「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」（PDF）で確認できます。送ってよい相手かどうかを自分だけで判断せず、送る前に先輩か責任者に会社のルールを確かめてください。

断られたときの言い方

断られるのは、アポ取りではよくあることです。大切なのは、相手の返事の種類を聞き分けて、それに合った返し方をすることです。

相手の返事	返し方の例	記録すること
「今は忙しい」	「失礼いたしました。改めてお電話してもよい時間帯はありますか」	相手が言った時間帯。言われなければ「未定」
「間に合っています」	「承知しました。お時間をいただき、ありがとうございました」	断られた日と、相手の言葉
「資料だけ送って」	「承知しました。どちらへ、どなた宛てにお送りすればよろしいでしょうか」	送り先と、送る資料の名前
「もう連絡しないで」	「承知しました。今後はご連絡を控えます。失礼いたしました」	連絡停止。会社のルールに沿って社内に共有

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「今は忙しい」は、用件そのものを断られたとは限りません。ただし、その場で説得を続けると、相手の時間をさらに使います。まず電話を終え、相手が時間帯を教えてくれた場合だけ、かけ直します。

「連絡しないで」と言われたら、そこで終わりです。同じ相手に別の人がかけてしまわないよう、会社で決められた方法で記録します。方法が分からなければ、先輩に聞きます。

よくある失敗と直し方

商品の説明から入ってしまう

電話で機能や価格を話し始めると、準備のないまま商談が始まり、そのまま断られやすくなります。話すのは「会うと何を確認できるか」の一文までにします。詳しい質問が来たら、「資料をお見せしながらご説明したいので」と日時の相談に戻します。

「来週伺います」で電話を切る

日時があいまいなままだと、当日に「聞いていない」となることがあります。日付・曜日・時刻・場所・所要時間の5つを復唱してから切ります。同じ内容をメールでも送っておくと、相手も予定に入れやすくなります。

断られた理由を、自分で作ってしまう

「興味がなさそうだった」は、自分の感想です。記録には、相手が言った言葉（「今は忙しい」「間に合っている」）をそのまま書きます。言葉のまま残っていれば、かけ直してよい相手かどうかを、あとで先輩と一緒に判断できます。

所要時間を短く言いすぎる

「5分だけ」と言って30分話すと、次から会ってもらいにくくなります。実際にかかる時間を伝えます。当日は約束の時間が来たら、「お約束の15分になりましたが、続けてもよろしいですか」と確かめます。

今日やることは一つです。次に連絡する相手を一人選び、下のシートに「相手に関係する理由」を一文で書いてください。声に出して読み、長いと感じたところを削れば、電話の準備は終わりです。

訪問の日が決まったら、前日までに営業の服装と営業の身だしなみを確認しておくと、当日の朝に迷わずに済みます。

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