封筒の宛名の書き方：表と裏、縦書きと横書き、A4の書類を送るときの手順

封筒の宛名で、決まっていることと慣習

営業の仕事では、見積書、契約書、請求書、カタログなどを郵送する場面があります。封筒を前にすると、どこに何を書くのか、縦か横か、切手はどこか、と手が止まりがちです。

最初に、郵便の決まりと書き方の慣習を分けておくと、迷いが減ります。郵便の決まりは、日本郵便が約款や公式ページで示しているものです。主なものは次の3つです。

• 宛名は、表に、詳しくはっきり書く。内国郵便約款の第11条は、あて名を「郵便物の表面に詳細かつ明確に記載し」と定めています。
• 切手は、表の左上。日本郵便はよくあるご質問で、「郵便切手は郵便物の表面の左上部（横に長いものは、右上部）に貼っていただくようお願いいたします。」と案内しています。
• 大きさと重さで、郵便物の種類が分かれる。定形郵便物と定形外郵便物の区分があり、日本郵便「手紙・封書」に条件が載っています。

一方、住所を右に書く、名前を中央に大きく書く、裏に差出人を書く位置、などは慣習です。この記事では、慣習の部分を「一般的には」「書き方が多い」と書き分けます。会社に封筒の書き方の決まりがあれば、そちらが先です。

なぜ宛名をていねいに書くのか。理由は2つあります。一つは、郵便局と相手の会社の中で、正しい人の手元まで迷わず届くようにするため。もう一つは、封筒が、相手が最初に目にする「自社の顔」になるためです。

封筒を選ぶ：三つ折りで入れるか、折らずに入れるか

A4の書類を送る封筒は、大きく2つに分かれます。三つ折りにして入れる細長い封筒と、折らずに入れる大きな封筒です。封筒の呼び名と寸法は、日本郵便の「JIS S5502:2010『封筒』に適合する封筒の条件」のページに載っています。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

日本郵便は、定形郵便物の条件を「長さ：14～23.5cm、幅：9～12cmの長方形」「厚さ：1cmまで」「重さ：50gまで」、定形外郵便物の規格内を「長さ：一辺の最長が34cm以内、短辺が25cm以内」「厚さ：3cm以内」「重さ：1kg以内」と示しています（日本郵便「手紙・封書」）。

どちらを選ぶかの基準は、相手がその書類をどう使うかです。契約書のように、署名や押印をして保管する書類は、折り目がないほうが扱いやすくなります。見積書1枚なら、三つ折りで足りる場面が多くあります。会社や取引先に決まりがあることも多いので、初めて送る種類の書類は、先輩に「この書類は折ってもよいですか」と聞いてから選びます。

料金は、区分と重さで変わります。金額は改定されることがあるため、この記事には書きません。出す前に、日本郵便の手紙（定形・定形外）の料金計算で確かめるか、郵便局の窓口で確かめてください。

表の書き方：郵便番号から敬称まで

表には、相手の情報を書きます。書く項目は7つです。相手の名刺を手元に置き、上から順に写していきます。

1. 郵便番号。枠が印刷されていれば、枠の中に書きます。日本郵便の郵便番号・バーコードマニュアルは、使用文字について「当分の間、算用数字のみを使用します。」としています。縦書きの封筒でも、郵便番号は算用数字で書きます。
2. 住所。都道府県から、建物の名前と階まで書きます。相手の会社の中で仕分ける人が、建物と階を見て判断することがあるためです。
3. 会社名。「株式会社」を略さずに書く書き方が一般的です。「株式会社」が社名の前に付くか、後に付くかは、名刺で確かめます。
4. 部署名。名刺のとおりに書きます。部署名は変わることがあるので、古い名刺のときは先輩に確かめます。
5. 役職。名刺に書かれていれば、名前の前に書きます。
6. 氏名。宛名の中で一番大きく書く書き方が多く見られます。字は、名刺を見て一字ずつ確かめます。
7. 敬称。個人の名前には「様」、会社や部署にあてるなら「御中」です。二つを重ねません。使い分けは御中の使い方にまとめています。

清書の前に、別の紙に下書きをします。封筒は書き直しがきかないためです。字の大きさと行の位置を先に決めておくと、最後の行が詰まることを防げます。

宛名を印刷したラベルを貼る会社もあります。その場合も、書く項目と順番は同じです。ラベルは、はがれないように全面をしっかり貼ります。

裏の書き方と、縦書き・横書きの違い

裏には、差出人、つまり自分の情報を書きます。自分の会社の郵便番号、住所、会社名、部署名、自分の名前です。宛先が分からず届けられなかったときに、どこへ返すかが分かります。受け取った相手も、開ける前に、だれからの郵便かが分かります。

会社の封筒には、住所と社名が印刷されていることが多くあります。その場合は、部署名と自分の名前を書き足します。受け取った相手が問い合わせるとき、だれに連絡すればよいかが分かるためです。書き足すかどうか、担当者の印を押すかどうかは、会社の決まりに合わせます。

縦書きと横書きで、位置の慣習が変わります。次の表は、一般的に見られる書き方です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

切手の位置だけは、郵便の決まりがあります。日本郵便の「切手のマナー」は、「切手は基本的には「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ります。これは機械でスムーズかつ正確に仕分けるために必要です。」と説明しています。封筒を横長に使うときは、右上に貼ると、縦長に戻したときに左上になります。

縦書きか横書きかの基準は、会社の封筒の向きに合わせることです。社名が縦に印刷されていれば縦書き、横に印刷されていれば横書きにすると、表と裏の向きがそろいます。相手の住所に英字や数字の長い建物名があるときは、横書きのほうが書きやすくなります。

封をする

中身を入れたら、ふたをのりで貼ります。日本郵便の定形郵便物・はがき作成のガイドラインには、「封筒のフラップ(ふたののりしろ部分)をシールでとめるときは、フラップをのり付けした上にシールを貼ってください。(シールだけでの封はおやめください。)」とあります。

ふたの合わせ目に「〆」と書く慣習があります。辞書（デジタル大辞泉「締め」）には、「封書の封じ目に書く「〆」のしるし。」という説明があります。会社の封筒で書くかどうかは、先輩の出し方に合わせます。

「在中」の添え書きと、切手・送り方

封筒の表に「見積書在中」「請求書在中」と書くことがあります。辞書（デジタル大辞泉「在中」）は、在中を「中に書類・金品などが入っていること。また、そのことを封筒や包みなどの表に示す語。」と説明しています。

なぜ書くのか。相手の会社では、届いた郵便を、担当ではない人が仕分けることがあります。中身が外から分かれば、開ける前に、急ぎかどうか、だれに渡すかを判断できます。請求書なら経理の担当へ、見積書なら依頼した本人へ、早く回りやすくなります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「親展」について、辞書（デジタル大辞泉「親展」）は「手紙や電報で、名宛人自身が開封して読んでほしいという意で使う語。」と説明しています。使うかどうかは、上司に確かめてから決めます。

書く位置は、縦書きなら表の左下、横書きなら右下とする書き方が多く見られます。四角で囲むと、宛名と見分けやすくなります。手で書いても、スタンプを使っても構いません。

送り方を選ぶ前に：「信書」を確かめる

見積書や契約書は、送り方にも決まりがあります。総務省の信書のガイドラインは、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」としています。信書に該当する文書の「請求書の類」の類例として、納品書、領収書、見積書、契約書などが挙げられています。カタログは、信書に該当しない文書の例に載っています。

日本郵便は、よくあるご質問で「「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」以外のサービスで信書を送ることができます。」と案内しています。見積書や契約書を、荷物用のサービスで送らないよう気をつけます。

カタログに見積書や手紙を一緒に入れるときなど、判断に迷う場合は、総務省のページを確かめるか、郵便局の窓口で聞いてください。会社で発送の方法が決まっているなら、総務の担当に「この書類は、この方法で送れますか」と確かめます。

中に入れる送付状の書き方は送付状の書き方、送る前の見積書の点検は見積書を送る前に確認する7項目にまとめています。

書き方の例、迷いやすい判断、出した後の立て直し

次の例は、説明用の例です。会社名・人名・住所は、実在のものではありません。縦書きの封筒の表を、右の行から順に並べています。

惜しい例：

（右）◯◯市◯◯町1-2-3

（中央）（株）A 佐藤部長様

（左下）添え書きなし

良い例：

（右）◯◯県◯◯市◯◯町一丁目二番三号 ◯◯ビル三階

（その左）A株式会社 営業部

（中央・大きく）部長 佐藤 ◯◯ 様

（左下）見積書在中

惜しい例は、都道府県と建物名がなく、社名が略されています。部署がないので、相手の会社の中で、どの佐藤様かを探す手間が生まれます。中身も、開けるまで分かりません。

良い例は、住所を建物と階まで書き、社名・部署・役職・氏名が名刺の順に並んでいます。添え書きがあるので、仕分ける人が中身を判断できます。

判断1：手書きか、印刷か

どちらでも届きます。基準は、会社のやり方と、通数です。会社に宛名ラベルの決まりがあれば、それを使います。一通だけなら、手書きのほうが早いこともあります。字に自信がないときは、下書きの紙を封筒の横に置き、行の位置を見ながら、ゆっくり書きます。

判断2：担当の方の名前が分からない

基準は、だれに開けてほしいかです。部署のどなたでもよければ「A株式会社 営業部 御中」。その件の担当の方に読んでほしければ「営業部 ご担当者様」と書く形があります。名前を調べられるなら、先輩に「A社のご担当の方のお名前は分かりますか」と聞いてから書きます。

判断3：書き間違えた

基準は、新しい封筒に書き直すことです。宛名を線や修正テープで直した封筒は、相手に「直した物をそのまま送った」と見えます。会社の封筒を何枚使ってよいか気になるときは、先輩に一言伝えてから書き直します。

判断4：切手か、会社の出し方か

会社によっては、郵便を総務の担当にまとめて渡す、という決まりがあります。自分で切手を貼る前に、「郵便は、どこに出せばよいですか」と聞きます。自分で切手を貼る場合、日本郵便の「切手のマナー」は、枚数に制限はないとしたうえで、仕事の郵便では「余ったものを寄せ集めた」と思われないように、と書いています。

出した後で、間違いに気づいたとき

その場では：何を間違えたかを上司に報告します。宛先や住所の間違いなら、郵便局で手続きができることがあります。日本郵便は、よくあるご質問で「あて名・あて先変更や取戻請求ができます。」「手続には手数料が必要になる場合があります。」と案内しています。出した郵便局に問い合わせます。

別の会社に届いてしまうおそれがあるときは、中身が何だったかを、上司へすぐ伝えます。見積書や契約書には、金額や取引の条件が書かれているためです。相手への連絡は、上司と決めてから行います。伝え方は営業で失敗したときが使えます。

郵便が自分の所へ戻ってきたときは、封筒に返された理由が書かれています。日本郵便は、よくあるご質問で、はがき以外の場合について「新しい封筒に必要に応じて正しいあて先・住所・氏名を記載してください。」と案内しています。相手には、届くのが遅れることを先に連絡します。

後の記録：取引先ごとに、宛名の控えを作ります。「郵便番号、住所（建物・階まで）、社名、部署、役職、名前、確かめた日」を一行ずつ書きます。間違えた所には、「番地を一字書き落とした。次からは、書いた後に名刺と一字ずつ見比べる」のように、次にやる動きを書きます（説明用の例です）。

今日やることは一つです。送る書類を一つ決め、封筒の大きさを選び、表に書く7つの項目と、裏に書く差出人を下書きしてから、清書してください。