議事録の書き方：決まったこと・担当・期限を先に書く手順と記入例

議事録とは：話したことと、決まったことを残す記録

議事録（ぎじろく）とは、会議や打ち合わせで話したことと、決まったことを残す記録です。社内の会議だけでなく、取引先との打ち合わせや商談の後に作ることもあります。呼び方は会社によって違い、「打ち合わせメモ」「会議メモ」「打合せ記録」と呼ぶ会社もあります。

初めて任されると、二つの場面でつまずきがちです。一つは、発言を全部書き取ろうとして、話に追いつけなくなる場面です。もう一つは、ていねいに書き上げたのに、読んだ人から「それで、何が決まったの？」と聞かれる場面です。

議事録の役目は、三つあります。

• 出席した人の認識をそろえる。同じ会議に出ていても、決まったことの受け取り方は、人によってずれます。文字にすると、ずれに早く気づけます。
• 出席しなかった人に伝える。上司や、ほかの部署の人が、読むだけで結論と次の動きを知ることができます。
• 後から確かめられるようにする。誰が、いつまでにやることになっていたかを、記憶ではなく記録で確かめられます。

似た記録に、商談メモがあります。商談メモは、自分が次に動くための記録で、自分の推測も欄を分けて書きます（商談メモ添削）。議事録は、出席した人みんなで共有する記録です。推測や感想は入れず、その場で確かめたことを書きます。

会社に書式があれば、それを使います。初めて任されたら、先輩に「前回の議事録を見せてください」と頼みます。項目の並びと、どのくらい細かく書くかが分かります。

読む人が知りたい順に書く：決定・次の行動・未決・経緯

議事録を開いた人が最初に知りたいのは、「結局、何が決まったのか」と「自分は何をすればよいのか」です。話した順に書くと、その答えがいちばん下に来ます。忙しい人は、そこまで読まずに閉じることがあります。

そこで、話した順ではなく、読む人が知りたい順に並べます。

1. 決まったこと。会議で「こうする」と確かめたことです。一つを一文で書きます。
2. 次にやること。誰が・何を・いつまでに、の三つをそろえて書きます。
3. まだ決まっていないこと。話したけれど、結論が出なかったことです。いつ、誰が決めるのかも書きます。
4. 経緯。なぜそう決まったのか、どんな意見が出たのかを、要点だけ書きます。

次にやることに三つをそろえるのは、一つ欠けると動きが止まるからです。担当が書かれていないと、全員が「誰かがやるだろう」と思います。期限が書かれていないと、ほかの仕事の後に回されます。「何を」があいまいだと、できあがった物が頼んだ物と違う、ということが起きます。

決まっていないことを書くのにも、理由があります。書かれていないと、読んだ人は「決まった」のか「話に出なかった」のかを区別できません。「未決」と書いてあれば、次の会議で何を決めるのかが分かります。

載せる項目と、書く手順

次の表は、議事録に載せる項目の一例です。会社の書式に項目があれば、そちらに合わせます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

書く作業は、会議が始まる前から始まっています。次の6つの順で進めます。

1. 会議の前に、枠を作る。会議名・日時・出席者・議題を先に書き入れ、決定事項・次の行動・未決事項の欄を空けておきます。会議中に書くのは中身だけになり、聞くことに集中しやすくなります。
2. 会議中は、単語でメモする。文章にしようとすると、書いている間に次の話が進みます。優先して書くのは、決まったこと、数字（数量・金額・日付）、人の名前と担当、「後で確認する」となったことの4つです。
3. 聞き取れなかった所に、印を付ける。空欄にせず「？」を書いておきます。後で、どこを誰に聞けばよいかが分かります。
4. 終わる前に、決まったことを読み上げて確かめる。「確認させてください。決まったことは2つ、次にやることは田中が提案書、佐藤さんが資料の部数、で合っていますか」のように言います（説明用の例です）。全員がいる場なら、違っていてもその場で直せます。後からだと、一人ずつ聞いて回ることになります。
5. その日のうちを目安に、清書する。メモの単語を文に直し、知りたい順に並べ替えます。時間がたつと、単語のメモが何を指していたかを思い出しにくくなります。自分の感想や推測は入れません。
6. 確認を頼んでから、共有する。上司か進行役に下書きを見てもらいます。「決定事項と、担当・期限に間違いがないか、見ていただけますか」と、見てほしい所を示します。共有する相手は、出席者と、会社で決まっている範囲です。

メモの道具は、ノートでもパソコンでも構いません。その会議でパソコンを開いてよいかは、先に先輩に確かめます。手書きなら、色を変えられるペンがあると、決まったことだけ色を変えて書けます。

記入例：社内の打ち合わせと、取引先との打ち合わせ

二つの記入例を見ていきます。会社名・人名・日付・内容は、すべて説明用の例です。まず、社内の打ち合わせの例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

経緯は、この下に短く足します。「週2回の案にしたのは、A社から、月末に検品が重なると聞いているため」のように、決定の理由が分かる一行で足ります。

次は、取引先との打ち合わせの例です。自分の会社をB社としています。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

取引先に送る議事録では、次の3つに気をつけます。

• 相手の作業は、相手が了承したことだけを書く。こちらの希望を「決定事項」に書くと、相手は約束していないことを約束したことにされます。了承がまだなら、未決事項に書きます。
• 社内の事情は書かない。原価、社内での相談、自分の推測は、相手に送る物には入れません。社内用の控えと、相手に送る物を分けます。分け方は引き継ぎメモにまとめています。
• 送る前に、上司の確認を受ける。金額や納期のように条件に関わる所は、特に見てもらいます。送る文には「認識に違いがございましたら、お知らせください」と添えます。

取引先には、議事録の形ではなく、お礼のメールの中に確認事項として書いて送る会社もあります。書き方は営業のお礼メールに、下書きを作る道具は商談後フォローにあります。

場面で変わるところと、言い方の例

決まったことから書く、という骨組みは同じです。場面によって、力を入れる所が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

次は、書き方の例です。どれも説明用の例です。

惜しい書き方：「A社への提案について議論した。」

良い書き方：「A社には、納品を週2回にする案で提案する。田中が提案書の下書きを、◯月◯日（水）までに鈴木課長へ出す。」

惜しい書き方は、話したという事実しか分かりません。読んだ人は、提案するのかしないのか、誰が動くのかを、出席した人に聞き直すことになります。良い書き方には、決まったこと・担当・期限が入っています。

惜しい書き方：「展示会の資料は、早めに準備する。」

良い書き方：「展示会に持って行く資料の部数を、佐藤が◯月◯日（金）までに確かめて共有する。」

「早めに」は、人によって思い浮かべる日が違います。日付にすると、過ぎたかどうかを誰でも確かめられます。「準備する」も、何をしたら終わりなのかが分かる言葉（部数を確かめて共有する）に直しています。

このブログを運営するウッシは、初めて受けたメーカーの研修の報告会で、言えたのが「毎日がんばりました」だけだった、と話しています（「頑張りました」しか報告できなかった研修）。「議論した」で終わる議事録も、これと似ています。時間を使ったことは伝わりますが、聞いた人が次に何を判断すればよいかの材料が入っていません。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：発言を、どこまで書く？

基準は、後で読む人が、決まった理由を知るのに要るかどうかです。発言の全部は書きません。決定につながった理由、反対や心配の意見、付けられた条件を、一行ずつ書けば足ります。

判断2：聞き取れなかったときは？

推測で埋めません。その場で聞けるなら、「今の日付を、もう一度お願いします」と短く聞きます。

その場で聞けなかったら、印を付けておき、終わった直後に本人へ聞きます。「先ほどの納品の開始日は、◯日で合っていますか」と、自分が聞こえた内容を言って確かめると、相手は「はい」か「いいえ」で答えられます。確かめられないまま出すときは、その所に「要確認」と書きます。

判断3：決まらなかったことは、どう書く？

「未決」とはっきり書きます。そのうえで、何が分かれば決められるのか、誰がいつ決めるのかを添えます。それも決まっていなければ、「決める人と時期も未定」と書きます。空欄にはしません。

判断4：いつまでに出せばよい？

この記事では、何時間以内という数字は決めません。会社の慣例が先です。会議の前に、「今日の議事録は、いつまでに、どなたへお出しすればよいですか」と聞いておきます。

慣例がないときの基準は、二つです。次にやることの、いちばん早い期限より前に届くことと、自分の記憶が新しいうちに書くことです。

判断5：録音や文字起こし、AIを使ってよい？

自分では決めません。基準は、会社の決まりと、出席している人の了承の二つです。使ってよい道具と、音声や文章の保存先は、会社で決まっていることがあります。取引先がいる場では、相手に断らずに録音することはせず、先に上司に相談します。

使ってよいと分かった場合も、出てきた文をそのまま出すことはしません。名前、数字、決まったことを、自分のメモと見比べます。文字起こしは話した順に並ぶので、知りたい順に並べ直す作業は、自分でやります。

ここからは、失敗のあとの動きです。その場の立て直し方と、後の記録をセットで決めておきます。

失敗1：担当や期限を書き忘れたまま、共有した

その場では：気づいた時点で、担当になる本人に内容を確かめてから、直した物を送ります。「先ほどの議事録に、担当と期限の書きもれがありました。追記した物をお送りします。追記したのは、次の行動の2行目です」と、どこを直したかまで伝えます（説明用の例です）。本人に聞かずに、名前や日付を入れることはしません。

後の記録：下書きを出す前に見る点に、「次の行動の全部の行に、名前と日付があるか」を足します。

失敗2：取引先に送った内容に、誤りがあった

その場では：先に上司へ報告し、訂正の送り方を決めてから連絡します。「◯月◯日にお送りした議事録に、誤りがありました。次の行動の期限を◯日と記載しましたが、正しくは◯日です。訂正した物をお送りします」と、どこが違い、正しくは何かを伝えます（説明用の例です）。黙って差し替えると、相手の手元に二つの記録が残ります。

後の記録：どの数字を、何と見比べなかったのかを書きます。金額や納期のように条件に関わる誤りの報告のしかたは、営業で失敗したときにまとめています。

失敗3：共有が遅れた

その場では：全部の清書を待たず、決定事項と次の行動だけを先に送ります。「議事録の清書が遅れています。先に、決定事項と次の行動をお送りします。全体は◯日にお送りします」と書きます（説明用の例です）。読む人がいちばん必要としているのは、この二つです。

後の記録：遅れた理由を、「清書に時間がかかった」「確認を頼んだ人が不在だった」のように、事実で書きます。

今日やることは一つです。次の会議を一つ決め、議事録の枠を先に作り、終わりに読み上げる一言を紙に書いてください。