営業のお礼メール：お礼・確認事項・次の行動を書く

お礼メールで、初心者がつまずく場面

商談から戻って、お礼メールを書こうとして手が止まる。「本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」と書いたものの、これだけでよいのか分からない。よくある場面です。

お礼だけのメールでも、失礼にはなりません。ただ、商談で「資料を送ります」「社内で確認します」と話したなら、それも書いておきます。口頭の約束は、数日たつとお互いの記憶がずれていくからです。

お礼メールには役割が2つあります。一つは、時間をもらったことへの感謝を伝えること。もう一つは、話した内容と次の行動を文字で残し、認識が違っていれば早めに直してもらうことです。

メールに入れる4つの部品

お礼メールは、次の4つの部品でできています。この順番で書けば、形になります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

件名が「お礼」「ありがとうございました」だけだと、あとで相手がメールを探すときに見つけにくくなります。「何の打ち合わせのお礼か」が分かる言葉を、かっこ書きで足します。

確認事項は、商談メモの「相手の発言」と「合意済み行動」から抜き出します。メモに「未確認」と書いたことは、決まったこととして書きません。

「次の行動」は、自分の宿題と、相手へのお願いを分けて考えます。自分の宿題は「〜までにお送りします」と言い切れます。相手にしてほしいことは、まだ了承されていないなら「〜をお願いできますでしょうか」と相談の形にします。

書く手順と、送る時間の目安

1. 商談メモを開く。相手の発言と、合意した行動に線を引きます。
2. 件名を書く。「お礼」だけにせず、用件が分かる言葉を足します。
3. 宛名とお礼を書く。会社名・部署・名前は、名刺を見ながら写します。
4. 確認事項を一つか二つ書く。二つ以上あるときは、箇条書きにします。
5. 自分の宿題と期限を書く。期限は「今週中」ではなく、日付と曜日で書きます。
6. まだ決まっていないことを、相談の形で書く。「〜についてご相談させてください」とします。
7. 「認識に違いがあればお知らせください」と添える。
8. 宛先・名前の漢字・添付ファイルを確かめてから送る。

送る時間は、商談の当日中を一つの目安にします。夕方の商談などで当日が難しければ、翌営業日（相手の会社が次に開いている日）の午前中を目安にします。相手の記憶が新しいうちに届くほうが、内容を確かめてもらいやすいからです。

ただし、急いで間違った内容を送るより、確かめてから送るほうが大切です。商談で「明日までに送ります」と期限を約束したものがあれば、その期限を優先します。夜遅くや早朝に送ってよいかは、会社や相手によって考え方が違います。迷ったら先輩に聞いてください。

書き換えて使える例文

納品回数の相談を受けた商談のあとに送る例です。［　］は自分の案件に置き換えます。

件名：本日のお打ち合わせのお礼（納品回数の比較表について）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。本日はお時間をいただき、ありがとうございました。

お打ち合わせの内容を、以下のとおり整理しました。

・納品回数を週2回から週1回にできるか、比較したいと伺いました。
・月末は、検品と請求書の確認が同じ日に重なると伺いました。

当方から、数量と送料の条件をそろえた比較表を、◯月◯日（金）までにメールでお送りします。

次回のお打ち合わせ日程は、比較表をご確認いただいた後に、あらためてご相談させてください。

認識に違いがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

［署名］

この例文では、相手の作業を決定事項として書いていません。

資料を添付するときは、本文に「〜を添付いたします」と一行書きます。何が付いているかが本文で分かれば、添付を忘れたときに相手も気づけます。添付ファイルの送り方に会社の決まりがある場合は、それに従います。

自分の宿題がない商談なら、短いお礼だけで足ります。

「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。伺った納品の状況をもとに、社内で整理いたします。ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください」

相手に調べてほしいことがあっても、了承をもらっていないなら「〜をお調べいただくことは可能でしょうか」と相談の形で書きます。

商談メモの要点を入れるとお礼メールの下書きができる、商談後チェックとメール文も使えます。下書きは、宛名・日付・合意内容を自分で確かめてから、ふだん使っているメールに貼り付けてください。

よくある失敗と直し方

お礼と挨拶だけで終わる

「今後ともよろしくお願いいたします」だけでは、次に何が起きるのかが相手に伝わりません。自分の宿題が一つでもあれば、「何を・いつまでに」を一行足します。宿題がない商談なら、お礼だけでかまいません。

相手がまだ了承していないことを、決まったこととして書く

「次回は15日に伺います」と書いても、相手が了承していなければ、受け取った相手は困ります。決まったことは「〜と承りました」、決まっていないことは「〜でご相談させてください」と、文末で書き分けます。

期限を「近日中」と書く

「近日中にお送りします」では、相手はいつまで待てばよいか分かりません。「◯月◯日（金）までに」のように、日付と曜日で書きます。守れるか分からない日付は書かず、社内で確かめてから期限を伝えます。

宛名や添付を確かめずに送る

名前の漢字の間違いや添付忘れは、内容より先に目に入ります。送信ボタンを押す前に、宛先のアドレス、会社名と名前、添付ファイルの中身の3つを確かめます。添付は、別の顧客の資料でないかを開いて見ます。

上司をCC（同じメールを同時に届ける宛先）に入れるかどうかは、会社のルールに合わせます。

よくある質問

返信が来ないときは、もう一度送るべきですか？

お礼だけのメールなら、返信がなくても催促はいりません。日程の相談など返事が必要な用件があるときは、何に答えてほしいかを一文で書いておくと、相手が返信しやすくなります。返事を待つ案件の進め方は、「検討します」の後の対応で扱っています。

相手が何人か同席していたときは、誰に送りますか？

やり取りの窓口になっている担当の方を宛先にします。同席した方を宛先やCCに入れるかどうかは、会社や相手との関係で変わるので、先輩に確かめてください。

商談メモがあいまいで、確認事項が書けないときは？

決まったこととして書かず、「〜と理解しておりますが、合っていますでしょうか」と確認の形にします。聞きそびれたことを確かめる機会として、メールを使います。

メールではなく、電話やチャットでお礼を伝えてもよいですか？

相手とふだん使っている連絡手段に合わせてかまいません。ただし、宿題と期限は文字で残っているほうが、あとで確かめやすくなります。電話でお礼を伝えた場合も、約束した内容は短いメールで送っておきます。

今日やることは一つです。直近の商談メモから、お礼・確認事項・自分の次の行動を一行ずつ抜き出し、下のシートに書いてください。

相手から返信やお礼のメールが届いたときの決め方は、お礼メールへの返信にまとめています。

初めての相手に送るメールははじめましてのビジネスメール、年末と年始の挨拶は年末の挨拶メール・新年の挨拶メールにまとめています。

件名から署名までの全体はビジネスメールの書き方、書き出しはビジネスメールの書き出し、結びはビジネスメールの締めにまとめています。

手紙やはがきでお礼を伝えるときは、お礼状の書き方を見てください。

相手の骨折りにお礼を言うときの言葉は、「ご尽力」と「お力添え」の違いと使い方にまとめています。