商談メモ添削：「手応えあり」を、次に動ける記録へ

「手応えあり」のメモでは、次に動けない

商談のあと、メモに「反応よし」「手応えあり」と書いて安心する。翌週、上司に「それで、次は何をするの？」と聞かれて答えられない。メモの書き方でつまずく、よくある場面です。

「手応え」は、自分が感じたことです。相手が何と言ったのか、何が決まったのかは書かれていません。一週間たつと、自分でも中身を思い出せなくなります。

商談メモの役割は、次の行動を決められるようにすることです。もう一つは、上司や代わりの担当者が読んでも、同じように状況が分かることです。上手な文章である必要はありません。報告が感想だけになってしまう話は、「頑張りました」しか報告できなかった研修でも取り上げています。

メモは6つの欄に分ける

書くことを6つの欄に分けます。分けるだけで、感想と事実が混ざりにくくなります。下の実践シートも、同じ6つの欄です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

要旨（ようし）とは、話の要点をまとめたもののことです。「　」でくくるのは、相手の言葉をほぼそのまま覚えているときだけにします。覚えていない発言を「　」で書くと、言っていないことを言ったことにしてしまいます。

仮説は、次の質問を考えるための材料です。相手に確かめて「そうです」と返ってきたら、確認済みの欄へ移します。

メモに次のような言葉が出てきたら、感想で止まっている合図です。右の欄の内容に書き換えます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

悪い例を、良い例に書き直す

次のメモを例に、直し方を見ていきます。

新しい消耗品を提案。価格が高いと言われたが、反応はよかった。店長に相談してもらえる。来週連絡する。

短くまとまっていますが、これだけでは「何と比べて高いのか」「来週の連絡を相手が了承したのか」が分かりません。次の4つの手順で直します。

1. 感想の言葉に印を付ける。「高い」「反応はよかった」「相談してもらえる」「連絡する」の4か所です。
2. 印を付けたところを、相手が言った言葉に戻す。思い出せなければ「要旨」か「未確認」と書きます。
3. 自分の推測と、まだ聞いていないことを分ける。
4. 次に聞く質問を一つ選び、相手が了承した行動だけを「合意済み」に書く。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

入数（いりすう）とは、一箱に入っている数のことです。書き直した内容を6つの欄に入れると、次のようになります。

• 相手の発言・要旨：「現行より箱単価が高い」「比較資料があれば店長に見せられる」
• 確認済み：比較資料を店長に見せてもらうことはできる
• 仮説：入数と送料をそろえて比べれば、差は小さくなるのかもしれない
• 未確認：現行品の一箱の入数と送料。最終的に決める人。次に連絡してよい日
• 次の質問：「比較の前提をそろえたいので、いまお使いの商品の入数と送料を伺ってもよいですか」
• 合意済み行動：なし（来週の連絡は自分の希望。次の連絡で日程を相談する）

このメモがあれば、上司に「次は何をするの？」と聞かれたときに、次のように答えられます。

「箱単価が現行より高い、というお話でした。入数と送料がまだ分かっていないので、次の連絡で伺います。比較資料は店長に見せていただけるそうです。連絡する日は、まだ決まっていません」

書き直したメモは、元のメモより「分からないこと」が増えたように見えます。それでかまいません。分からないことが見えたので、次に聞くことが決まりました。

「高い」と書いたら、何と比べたかを足す

メモに「高いと言われた」とだけ書くと、次の行動が「値引き」になりがちです。しかし、「高い」には比べる相手があります。今使っている商品か、他社の見積か、予算か。それが分からないと、どこを見直せばよいかも決まりません。

同じ一箱でも、入数や送料の条件が違えば、比べ方が変わります。まず条件をそろえる質問をします。値引きは自分だけで決められないことが多いので、考える前に上司へ相談します。

営業：「高いというのは、いまお使いの商品と比べて、でしょうか」

相手：「そうですね。今のは一箱でもう少し安いので」

営業：「比較の前提をそろえたいので、いまお使いの商品の入数と送料を伺ってもよいですか」

条件をそろえて比べた結果、こちらの提案が相手に合わないと分かることもあります。そう判断できるのも、メモが相手の言葉で書かれているからです。

よくある失敗と直し方

会社に戻ってから、まとめて書く

何件か回ったあとで書くと、どの相手が何を言ったかが混ざります。商談が終わったら、移動の前に3分ほど使い、相手の言葉を単語で書き留めます。きれいに書き直すのは、戻ってからでかまいません。

自分の希望を「合意」に書く

「来週訪問」「見積を送る」は、相手が了承していなければ自分の予定です。合意済みの欄には、相手が「お願いします」と言ったことだけを書きます。帰り際に「誰が・何を・いつまでに」を声に出して確かめておくと、この欄が埋まります。

会話を全部記録しようとする

すべて書き取ろうとすると、相手の顔を見る時間がなくなります。残すのは、数字（数量・金額・日付）、相手が繰り返した言葉、人の名前と役割の3つを優先します。

よくある質問

相手の言葉を思い出せないときは？

「要旨・要確認」と書いて、覚えている範囲をまとめます。言葉を作って「　」で埋めないことが大事です。次に連絡するときに、「前回、価格についてお話があったと記憶していますが、何と比べてのお話でしたか」と確かめます。

商談中に、メモを取る余裕がありません。

項目が先に並んでいる用紙を使うと、書く量が減ります。商談ヒアリングシートは、悩み・現状・予算・時期・分からなかったことなどの欄が分かれています。商談中の聞き方そのものは、ヒアリングの記事を見てください。

書き直したメモは、どこで使いますか？

まず、その日の日報です。数分で書ける営業日報の「相手の反応」「今日わかったこと」に、そのまま写せます。相手に送るお礼メールも、「相手の発言」と「合意済み行動」から作れます。

今日やることは一つです。過去のメモを一件選び、「手応えあり」「好感触」「前向き」といった言葉に印を付けてください。その一語を、下のシートで相手の発言と未確認事項に書き直します。

出席した人みんなで共有する記録は、議事録の書き方にまとめています。