伝わる提案書の作り方｜最初の一枚・比較表・効果の計算例

NOTE 01資料を作る前に「今回の判断」を一文にする

提案書を開いた人が、説明会の日程を決めるのか、予算を確保するのか、導入の可否を決めるのか。その答えを最初に置きます。判断が曖昧なままでは、資料が詳しくても次の行動が決まりません。

これは架空の例です。実際にはヒアリングで確認した優先課題と、相手が決められる範囲に合わせます。担当者が予算を承認できない場合は、社内検討へ回すための条件を確認する段階かもしれません。

NOTE 02最初の一枚に、現状・提案・負担・依頼をそろえる

相手の上司が読むとき、あなたの口頭説明は届きません。最初の一枚だけで「なぜ今この提案なのか」がわかるように、確認できた課題、変える範囲、相手側の準備を書きます。会社紹介や詳細仕様は、その判断を支える後半に置けます。

表が画面に収まらないときは、横にスクロールできます。

「作業が非効率」と断定するのではなく、相手が確認した事実を使います。未合意の効果は現状欄に混ぜず、試行で何を測るかとして書き分けましょう。

NOTE 03比較表は、現状維持も同じ軸で並べる

自社案の良い点だけを並べた表では、相手は別の資料で負担を調べ直す必要があります。現状を続ける場合も含め、費用、準備、日常の運用、残る課題を同じ項目で比較しましょう。知らない条件は「未確認」と記載します。

表が画面に収まらないときは、横にスクロールできます。

表の優劣を色や点数だけで決める必要はありません。「今回は大きなシステム変更ができない」という制約があるなら、その条件と推奨理由を一文で添えます。単純な合計点で、相手の優先順位を上書きしないようにしてください。

NOTE 04効果の数字は、計算式が追えるようにする

数字を載せるなら、実績なのか、仮定を置いた試算なのかを先に示します。例えば、月20件の確認作業に１件20分かかり、見直し後に８分になると仮定した場合、月の作業時間は400分から160分になります。

「８分になる」は未検証の仮定です。導入準備、習熟、例外対応にかかる時間も含めて検証する必要があります。時間が減っても、そのまま現金支出が減るとは限らないため、４時間分を自動的に「コスト削減額」と書かないでください。

試行するなら、同じ対象・期間・作業の範囲で時間を記録します。繁忙期の前後を比べるなど、件数や難しさの違う条件では、差が提案の効果なのか判断しにくくなります。

NOTE 05導入の負担と、止める条件も書いておく

資料を読んだ担当者が困るのは、「良さそうだが、自分の仕事がどれだけ増えるかがわからない」ときです。準備を誰が担い、問い合わせ先はどこか、業務が止まったときにどう戻すかまで整理すると、検討に必要な会話ができます。

実施に不可欠な条件が未確認なら、申込みへ進めず、その条件をそろえる次回の打ち合わせを提案します。

NOTE 06送る前は「口頭説明なし」で読み返す

可能なら、商談に参加していない同僚に一枚目を見てもらい、「相手に何をお願いする資料に見えるか」を聞いてください。口頭で補いたくなった部分が、追記や並べ替えを検討する箇所です。時間を厳密に測る必要はありません。

送付文にも「比較表の運用負担をご確認いただき、気になる条件があればお知らせください」のように、見てほしい箇所を一つ添えます。その後の連絡は商談後のフォロー例へ。