営業で使える文章術｜Word・Excel・PowerPointの具体例つき
メール、提案書、比較表、商談資料を「相手が次の判断をできる形」に整える。営業初心者向けに、文章の型とWord・Excel・PowerPointの使い分けを具体例でまとめます。
この記事の要点
最初に結論を書き、相手にしてほしい判断を一つに絞る。
- Wordは読み返す文書、Excelは条件や数字の比較、PowerPointは説明の順番に使い分ける。
- 作った後は、相手が次に何をすればよいか一文で確認する。
明日の資料を一枚だけ直す
資料づくりに迷ったら
- 1相手にしてほしい判断を一文にする
- 2読む・比べる・話すのどれかで道具を選ぶ
- 3送る前に条件と次の期限を確認する
一度に全部を完璧にしなくて大丈夫です。まず１つ確認し、わかったことをメモに残して次へ進みます。
この記事の目次
NOTE 01文章術｜一文に一つの役割を持たせる
営業文章は、きれいな言葉よりも「読んだ相手が次に動けるか」を優先します。件名や冒頭で結論を伝え、理由と条件を補い、最後に依頼を一つだけ書きます。
書き換え前：「先日はありがとうございました。ご検討よろしくお願いいたします。」
書き換え後：「先日は、店舗ごとの発注集計に時間がかかる点を伺いました。まずは現行の集計表を確認し、○月○日までに比較案をお送りします。内容をご確認いただき、追加で見たい条件を一つお知らせいただけますでしょうか。」
| 役割 | 確認すること | 例 |
|---|---|---|
| 結論 | 相手に何を伝えたいか | 比較案を○日までに送る |
| 理由 | 相手の発言とつながっているか | 集計の負担を聞いた |
| 条件 | 未確認のことを断定していないか | 導入時期は未確認 |
| 依頼 | 相手の行動が一つか | 追加条件を一つ知らせてもらう |
表が画面に収まらないときは、横にスクロールできます。
NOTE 02Word｜読み返しやすい提案書を一枚で作る
Wordは、社内回覧やメール添付で読み返す文書に向いています。まず文章を書き、見出しスタイルを当ててから整えます。Microsoft公式ヘルプでも、見出しスタイルを使うと文書をスキャンしやすく、目次作成や構成変更にも使えると説明されています。
現状：各店舗の表を本部で転記しており、月末に確認が集中している（説明用の例）
提案：入力項目をそろえ、週次の確認表にまとめる
確認事項：対象店舗、担当者、開始時期、現在のファイル形式
次の一手：まず一店舗分の表を確認し、○月○日に15分相談する
見出しは「見た目を大きくするため」だけではありません。タイトル、見出し1、見出し2の順に使い、同じ階層の話を同じスタイルにすると、相手が必要な箇所へ戻りやすくなります。
Wordの見出しスタイルは、文書を読み取りやすくし、目次作成や再構成にも利用できます。 Microsoft Support：Wordの見出しを追加する参照先確認：2026.09.11
NOTE 03Excel｜数字を並べて、比較できるようにする
Excelは、価格や数量などの条件を並べて比較するときに使います。入力欄と計算欄を分け、どの数字から計算したかがわかる状態にします。次の数字は説明用の架空例です。
| 項目 | 現行 | 提案 | 式・確認 |
|---|---|---|---|
| 一箱の入数 | 100個 | 120個 | 条件を確認 |
| 一箱の価格 | 20,000円 | 22,800円 | 送料は別途確認 |
| 1個あたり | 200円 | 190円 | =価格÷入数 |
| 月の使用量 | 20箱 | 20箱 | 使用量は要確認 |
| 月額の目安 | 400,000円 | 456,000円 | =価格×箱数 |
| 差額 | — | 56,000円 | =提案−現行 |
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NOTE 04PowerPoint｜話す順番を、スライドにする
PowerPointは、画面を見ながら説明する商談や社内報告に使います。一枚に情報を詰め込まず、スライドのタイトルだけを読んでも話の流れがわかるようにします。
| スライド | タイトル例 | 載せる内容 |
|---|---|---|
| 1 | 集計作業を週次確認へ | 何を変える提案か、今日決めたいこと |
| 2 | 月末に確認が集中している | 現状の流れ、困る場面、未確認の条件 |
| 3 | 入力項目をそろえて確認する | 変える作業、変えない作業、担当 |
| 4 | まず一店舗で試す | 期間、必要な準備、費用や負担 |
| 5 | ○月○日に条件を確認する | 相手・自社の行動、質問、次回日時 |
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NOTE 05３つの道具を、同じ商談で使い分ける
Excel：価格・数量・差額を計算する
PowerPoint：商談で結論から説明する
数字を比べる？
画面を見て話す？
送る前・見せる前の最終確認
ファイルを作ることが目的ではありません。相手が判断する材料をそろえ、次に何をするかを合意することが目的です。迷ったら、まず一枚の文章を作り、必要な数字だけをExcelに、話す順番だけをPowerPointに移します。
よくある質問
Word・Excel・PowerPointを全部作るべき？
必要なものだけで十分です。読み返すならWord、条件を比べるならExcel、画面で説明するならPowerPointを選びます。
Excelの数字が合わないときは？
式だけを疑わず、入数・単価・送料・使用量の条件がそろっているか確認します。説明用の試算は実績と区別します。
文章が長くなったら？
結論、理由、条件、依頼の四つに分け、相手が判断に不要な背景は別紙や口頭説明へ移します。
いちばん上に結論を一文で書き、最後に相手へ確認したいことを一つ置きます。
