お歳暮のお礼メール：取引先へ、受け取った日に送る文例と確認すること

お歳暮が届いたら、メールの前に確かめること

お歳暮は、一般に、年の終わりに、日ごろお世話になっている相手へ贈る品とされています。贈る時期や習慣には、地域や会社による違いがあります。

取引先から会社にお歳暮が届くと、営業担当は「早くお礼を言わなければ」と考えます。ただ、お礼のメールを書く前に、確かめることがあります。その品を、受け取ってよいかどうかです。

取引先からの贈り物を受け取らない、と決めている会社があります。受け取ったら上司や総務へ報告する、と決めている会社もあります。決まりを知らないまま「ありがとうございます。皆でいただきました」と送ると、あとで品を返すことになったときに、相手を二度わずらわせます。

確かめるのは、次の3つです。どれも、自分では決めません。

1. 受け取ってよいか。会社の規程や、これまでの慣例を上司に聞きます。
2. 誰に報告するか。上司だけでよいのか、総務などにも伝えるのかを聞きます。
3. お返しをするか。するかどうか、するなら誰が手配するかを、上司に決めてもらいます。

贈り物や接待について、会社のルールをどう確かめるかは、手土産・接待の準備にまとめています。

上司に報告する前に、見ておくもの

報告の前に、送り状と品物から、次の4つを読み取ります。上司が判断するための材料になります。

1. あて名。自分個人あてか、部署あてか、上司あてか、会社あてか。自分あてでない品は、開けずに、あて名の人か上司に渡します。
2. 送り主。会社名、部署、名前を、送り状のとおりに書き写します。
3. 品物と保存方法。冷蔵や冷凍が必要な品は、置いたままにせず、すぐ上司か総務に伝えます。
4. 同封のあいさつ状。入っていれば、品と一緒に上司へ見せます。

自分：「A社の佐藤様から、営業部あてにお歳暮が届きました。箱入りのお菓子で、常温で置けます。受け取ってよいでしょうか。お礼は、私からメールでお送りしてよいですか」

上司：「受け取っていいよ。お礼はメールで。CCに私を入れておいて」

やり取りは説明用の例です。誰から・誰あてに・何が届いたかを先に伝え、そのあとで聞きたいことを2つ聞いています。

夏に届く「お中元」にも、同じ考え方が使えます。先に会社の決まりを確かめ、そのあとでお礼を伝えます。

お礼の伝え方：メール・電話・お礼状

お礼の伝え方は、メールのほかに、電話とお礼状（はがきや手紙）があります。どれを使うかは、会社と相手で違います。次の表は、考え方の一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

お礼状のほうがあらたまった形で、メールは手軽な形、と考える人もいます。一方で、届いたことを早く知らせるにはメールが向いています。先にメールで届いたことを伝え、そのあとでお礼状を出す会社もあります。

どれが正しいかは、ここでは決められません。去年どうしたかの記録と、上司の指示が基準になります。会社によっては、総務や上司がまとめてお礼状を出すこともあるので、自分から出す前に確かめます。

届いた日のうちに伝えるのを目安にするのは、相手が「無事に届いたか」を気にしているからです。配送で送った品は、送った側からは、届いたかどうかが見えません。当日が難しければ、次に会社が開いている日に送ります。

お礼状を自分で書くことになったら、会社に決まった便せんやはがきがあるかを、先に総務か先輩に聞きます。

お礼メールの文例：担当者あて・部署あて

お礼メールに入れることは、3つです。届いたこと、お礼、今後のあいさつです。

1. 件名を書く。開かなくても、お歳暮のお礼だと分かる件名にします。
2. 宛名を書く。送り状の送り主と同じ会社名・部署・名前を、一文字ずつ見比べて書きます。
3. 届いたことを書く。「本日、受け取りました」と、いつ届いたかを入れます。
4. お礼を書く。誰が受け取ったのか（自分か、部署の皆か）が分かるようにします。
5. 今後のあいさつで終える。仕事の用件は、このメールに混ぜません。
6. 宛先とCCを確かめて送る。上司をCCに入れるかは、上司の指示に合わせます。

次の文例は、説明用の例です。［　］は、自分の会社と相手に置き換えてください。言い回しは、会社で使われている文があれば、そちらに合わせます。

文例1：担当者から、自分あてに届いた

件名：お歳暮のお礼（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

本日、お歳暮の品を受け取りました。お心づかいをいただき、ありがとうございます。

本年も大変お世話になりました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。

まずはメールにて、お礼申し上げます。

［署名］

文例2：部署あてに届いた。窓口の自分から送る

件名：お歳暮のお礼（［自社名］ ［部署名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］ ［部署名］の［氏名］です。

本日、お歳暮の品が届きました。ごていねいにお心づかいをいただき、ありがとうございます。［部署名］一同で、ありがたくいただきます。

本年も大変お世話になりました。来年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

［署名］

部署あての品には、「一同で」と書いて、部署として受け取ったことを伝えます。上司の名前で送るのか、窓口の自分の名前で送るのかは、上司に決めてもらいます。

どちらの文例も、短くしています。品物の感想を長く書くと、相手は返事を書かなければと感じることがあります。相手からこのメールに返信が届いたときの考え方は、お礼メールへの返信にまとめています。

場面で変わるところ

誰あてに届いたか、相手とどんな関係かで、動き方が変わります。次の表は一例です。会社の決まりがあれば、そちらを優先してください。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

受け取れない決まりがあるとき

会社の決まりで受け取れない品が届いたときは、開けずに、上司に相談します。自分の判断で送り返したり、「今後はご遠慮ください」とメールを書いたりしません。

相手は、好意で贈っています。返すときの文面や方法によっては、相手との関係に響きます。会社に決まった文面や手順があるか、誰の名前で連絡するかを、上司に決めてもらいます。自分がやるのは、届いた事実を正確に伝えることと、決まった対応を顧客のメモに残すことです。

手渡しで受け取ったとき

相手が訪問のときに持ってきてくれた場合、その場で「受け取れるか確認します」と言って待たせるのは、難しい場面です。会社の決まりを前もって知っていれば、その場で答えられます。年の終わりが近づいたら、「取引先からお歳暮をいただいたとき、どうすればよいですか」と、先に上司へ聞いておきます。

言い方の例：良い言い方と惜しい言い方

次の例は、すべて説明用です。

お礼メールの本文

惜しい例1：「お歳暮ありがとうございました。とてもおいしかったです」

惜しい例2：「お歳暮をいただき、ありがとうございます。ところで、先日お送りしたお見積りの件は、いかがでしょうか」

良い例：「本日、お歳暮の品を受け取りました。お心づかいをいただき、ありがとうございます。部署一同でいただきます。来年もどうぞよろしくお願いいたします」

惜しい例1は、いつ届いたのか、誰が受け取ったのかが分かりません。部署あての品なら、相手は、部署に届いたのかどうかを知りたいはずです。

惜しい例2は、お礼に仕事の催促を混ぜています。相手には、お礼が催促のついでに見えます。用件は、別のメールで送ります。

良い例は、届いたこと→お礼→誰が受け取ったか→今後のあいさつの順です。相手が知りたいことが、4文に入っています。

上司への報告

惜しい例：「A社からお菓子が来てました。みんなで食べていいですか」

良い例：「A社の佐藤様から、営業部あてにお歳暮が届きました。まだ開けていません。受け取ってよいか、お礼とお返しをどうするか、ご指示をいただけますか」

惜しい例は、あて名と送り主があいまいで、上司は送り状を見に行くことになります。良い例は、誰から・誰あてに届いたかを伝え、決めてほしいことを3つ並べています。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：お礼は、メールだけでよい？

上司に聞く前に、自分で確かめられることが3つあります。顧客のメモに、去年の対応が残っているか。相手とは、ふだんどの方法で連絡しているか。送り主は、ふだんの担当者か、相手の会社の上の立場の方かです。

そのうえで、「去年の記録はありませんでした。佐藤様とはふだんメールでやり取りしているので、メールでお礼を送ろうと思います。お礼状も必要でしょうか」と、自分の案を添えて聞きます（説明用の例です）。送り主が相手の会社の上の立場の方なら、自分ではなく上司から伝えることもあるので、その点も聞きます。

判断2：お返しは、する？

自分では決めません。上司が決めやすいように、材料をそろえます。誰から届いたか、何が届いたか、去年の対応の記録が残っているか。この3つを伝えて、決めてもらいます。

お返しをすると決まり、品物の手配を任されたら、金額の上限と、誰の名前で贈るかを上司に聞きます。品物の条件（分けやすさ、日持ち、保存方法）の決め方は、手土産・接待の準備と同じです。

判断3：届いた日に、送れなかったら？

気づいた時点で送ります。外出や休みで受け取りが遅れた日もあります。その場合は、「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」とおわびを一文入れ、そのあとは同じ文例で足ります。遅れた理由を長く書く必要はありません。

何日も過ぎてしまったときは、メールで済ませてよいかを、上司に聞いてから送ります。

判断4：品物の中身に、触れたほうがよい？

基準は、品を開けてよいと確認できているかです。確認の前なら、「お歳暮の品を受け取りました」と書けば足ります。開けたあとなら、「部署一同でいただきます」のように、一言だけ触れます。

値段や、品物の評価に触れる必要はありません。相手が知りたいのは、無事に届いたことと、受け取ってもらえたことです。

失敗1：お礼を送らないまま、日がたった

その場では：気づいた時点で、上司に報告します。「A社のお歳暮のお礼を、まだ送っていませんでした。届いたのは◯日です」と、事実を先に伝えます。メールで送るか、電話で伝えるかは、上司に決めてもらいます。

あとの記録：顧客のメモに、届いた日とお礼を伝えた日を書きます。あわせて、「贈り物が届いたら、その日のうちに上司へ報告する」と、次の動きを自分のノートに書きます。

失敗2：決まりを確かめる前に、開けて配ってしまった

その場では：配った品を集めて回る前に、上司に報告します。その後の扱いは、会社の決まりと上司の判断によります。自分だけで、相手に返す・返さないを決めません。

あとの記録：何が届き、いつ開け、いつ上司に報告し、どう決まったかを書きます。次の担当者が同じ場面で迷わないよう、顧客のメモに「A社からは年末に贈り物が届く。先に課長へ報告」と残します（説明用の例です）。

失敗3：宛名の会社名や名前を、間違えて送った

その場では：気づいた時点で、おわびと正しい宛名を書いたメールを送ります。「先ほどのメールで、お名前を誤って記載しておりました。大変失礼いたしました」と、短く伝えます。上司をCCに入れていた場合は、上司にも一言伝えます。

あとの記録：「送り状を見ずに、記憶で宛名を書いた。次回から、送り状と一文字ずつ見比べる」と、原因と次の動きを書きます。

記録に残すこと

お礼を伝えたら、顧客のメモに次のことを書きます。届いた日、送り主、あて名、品物、お礼の方法と伝えた日、お返しの有無、上司の指示です。

お歳暮は、次の年にも届くことがあります。記録があれば、来年の自分や、次の担当者が、同じ対応をすぐに取れます。

今日やることは一つです。お歳暮が届いたら、開ける前に、送り状のあて名と送り主を上司に伝えてください。商談のあとのお礼メールの書き方は、営業のお礼メールにまとめています。