お礼メールへの返信：返すか迷ったときの決め方と、短い文例

お礼メールへの返信で迷う、2つの場面

お礼メールの返信で迷う場面は、大きく2つあります。

一つめは、相手からお礼のメールが届いた場面です。「先日はありがとうございました」と書かれたメールに、返信したほうがよいのか。返すなら、何と書けばよいのか。

二つめは、自分が送ったメールに、相手が返信をくれた場面です。その返信に、さらにお礼を返すのか。返すと、今度は相手がまた返さなければならないのではないか。

どちらも、迷う理由は同じです。返さないと失礼に見えそうで、返すとやり取りが終わらなくなりそうだからです。この記事では、返すかどうかを自分で決めるための問いと、返すときの短い文例を説明します。

商談のあとに、自分から最初に送るお礼メールの書き方は、営業のお礼メールにまとめています。この記事は、その後の「返信」にしぼります。

返すかどうかを決める3つの問い

返すかどうかは、届いたメールを最後まで読んでから、次の3つの問いで決めます。上から順に見てください。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

問い1が最初にあるのは、お礼の文の中に、質問やお願いがまぎれていることがあるからです。「ありがとうございました」で始まるメールでも、最後に「資料はいつごろいただけますか」と書かれていれば、相手は返事を待っています。

問い2は、自分の宿題です。打ち合わせで「資料を送ります」と言ったのに、いつ送るかを伝えていないなら、返信がその期限を伝える機会になります。相手は、待つ日数が分かります。

問い3で「終えてよい」となったときは、返さなくても、相手の仕事は止まりません。一方で、返信がないと「届いたかな」と気にする人もいます。会社や相手によって考え方が違うので、迷ったら、お礼を一文だけ、一度だけ返すと決めておくと、止まらずに済みます。

相手の返信に、お礼を返すとき

二つめの場面（相手が返信をくれた）でも、問いは同じです。相手の返信に、日程の答えや資料が入っていたら、受け取ったことと、次に自分がすることを伝えます。相手は、自分の答えが届いたかどうかを知りたいからです。

相手の返信が「承知しました」「よろしくお願いします」だけで、用件が残っていないなら、そこでやり取りを終えてかまいません。

返すと決めたあとの手順

1. 相手のメールから、質問とお願いを抜き出す。「？」で終わる文と、「〜いただけますか」「〜をお願いします」の文を探します。お礼の文に目が行くと、読み落としやすい所です。
2. 答えを確かめる。期限や日程は、自分の予定と、必要なら先輩に確かめてから書きます。守れるか分からない日付は書きません。
3. お礼を一文、用件への答えか次の行動を一文で書く。長くしないのは、相手に「また返さなければ」と思わせないためです。
4. 宛先とCCを確かめて送る。CC（同じメールを同時に届ける宛先）に誰が入っているかを見ます。
5. 約束したことを記録する。返信に書いた期限を、予定表か商談メモに写します。

短い文例：件名・お礼・次の行動

次の文例は、すべて説明用の例です。［　］と日付は、自分の案件に置き換えてください。件名は、届いたメールにそのまま返信すると「Re:」が付きます。同じやり取りだと分かるので、変えずに返すことが多く見られます。

文例1：相手からお礼が届いた。自分に宿題がある

件名：Re: 本日のお打ち合わせのお礼

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。ご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。こちらこそ、お時間をいただきありがとうございました。

比較表は、◯月◯日（金）までにメールでお送りします。

引き続きよろしくお願いいたします。

お礼が一文、次の行動が一文です。打ち合わせの内容をくり返して書く必要はありません。

文例2：相手のお礼に、質問が入っていた

件名：Re: 先日のお礼とご質問

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。ご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご質問の納品の時期について、倉庫に確認しております。◯月◯日（水）までに、お答えできる時期をご連絡します。

どうぞよろしくお願いいたします。

まだ答えが出ていない質問には、「いつまでに答えるか」を返します。答えがそろうまで返信を待つと、相手は質問が届いたかどうかも分かりません。

文例3：相手が返信をくれた。そのお礼と、受け取ったことを伝える

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。早速のご返信をいただき、ありがとうございます。

◯月◯日（火）14時に、貴社へ伺います。当日はよろしくお願いいたします。

相手が出してくれた日時を、こちらの文でもう一度書いています。日付や時刻の読み違いがあれば、相手がここで気づけます。

文例4：用件が残っていない。短く返して終える

件名：Re: 資料受領のご連絡

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。ご確認いただき、ありがとうございます。ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

質問も宿題もないときは、これで足ります。「ご返信には及びません」と添えて、相手が返さなくてよいことを伝える書き方もあります。ただ、受け取り方は人によって違うので、会社で使われている言い方に合わせてください。

商談メモから最初のお礼メールの下書きを作るときは、商談後フォローの道具も使えます。

場面で変わるところ

3つの問いは同じでも、相手と宛先によって、書き方が変わります。次の表は一例です。会社に決まりや習慣があれば、そちらを優先してください。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

取引先と、社内の上司・先輩

取引先への返信は、文字に残ることを前提に書きます。期限や日時は、相手の社内で転送されても意味が通じるように、日付と曜日で書きます。

社内の上司や先輩からの「ありがとう」「助かりました」は、会社の習慣で返し方が変わります。メールで返す会社もあれば、チャットの短い返事や、口頭で済ませる会社もあります。入ったばかりで分からないときは、先輩が上司にどう返しているかを見ると、基準になります。

複数の人が宛先に入っているとき

相手が宛先やCCに入れた人は、相手が「この人にも見せたい」と考えて入れています。日程や期限など、用件を含む返信では、その人たちを外さずに返すことが多く見られます。こちらの判断で外すと、相手の社内で話が途切れることがあるからです。

一方、お礼だけの返信を大勢に送ると、全員の受信箱に届きます。用件がなく、お礼だけを返すときに全員へ返すかどうかは、会社や相手で考え方が違います。迷ったら、送る前に先輩に聞きます。

言い方の例：良い言い方と惜しい言い方

次の例は、すべて説明用です。

相手のお礼に返す

惜しい例1：「こちらこそありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」

惜しい例2：「こちらこそ、大変勉強になりました。特に納品回数のお話は、私どもにとっても気づきが多く、社内でも共有させていただきました。また、会議室からの眺めも……」

良い例：「ご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。比較表は、◯月◯日（金）までにお送りします」

惜しい例1は、言葉づかいに問題はありません。ただ、自分に宿題があるのに、それが書かれていません。相手は、資料がいつ届くのかが分からないままです。宿題がないなら、この文で足ります。

惜しい例2は、感想が長く、相手が読む時間を使います。ていねいな返信をもらうと、相手は「こちらも返さなければ」と感じることがあります。良い例は、お礼→次の行動の2文で、相手が知りたいことだけを伝えています。

相手の返信に返す

惜しい例：「了解です。ありがとうございます」

良い例：「ご返信をいただき、ありがとうございます。◯月◯日（火）14時に伺います」

惜しい例は、何を了解したのかが書かれていません。日時や数量など、相手が答えてくれた内容を、一つだけくり返して書くと、行き違いに早く気づけます。

「了解しました」という言い方は、取引先や上司には「承知しました」「かしこまりました」を使う人が多く見られます。どちらがよいかは、人によって意見が分かれます。迷ったら、会社で先輩が使っている言い方に合わせてください。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：お礼の返し合いは、いつまで続ける？

基準は、そのメールに、新しい情報が入っているかです。新しい情報とは、質問への答え、日程、期限、資料などです。新しい情報のない返信が相手から届いたら、そこで終えてかまいません。

自分の番で終えるときは、最後のメールを「次の行動」で終えます。「◯月◯日（金）に比較表をお送りします」で終わっていれば、相手は、次に届くのがその資料だと分かります。

判断2：「返信は不要です」と書かれていたら？

相手の言葉どおり、返さなくてかまいません。相手は、こちらの手間を減らすために書いています。

ただし、次のどれかに当てはまるなら、短く返します。相手のメールに、直したい内容がある。こちらから伝える期限や日程が残っている。受け取ったことを伝えておかないと、相手が困る内容（日程の変更や、大事な資料など）である。その場合は、「ご返信不要とのことでしたが、一点だけご連絡します」と一文を添えると、用件が伝わります（説明用の例です）。

判断3：返信が遅れたら？

気づいた時点で返します。何時間以内、何日以内に返すという決まりは、会社や相手で違います。会社に目安があるかどうかは、先輩に聞いてください。

遅れたときの書き方は、おわびを一文、そのあとすぐ用件です。「ご返信が遅くなり、申し訳ございません」と書き、理由を長く説明しません。相手が待っているのは、理由より答えだからです。相手の質問に急ぎの用件があったなら、メールだけで済ませてよいかを先輩に相談します。

判断4：自分の上司を、CCに入れる？

会社の決まりに合わせます。決まりが分からないときは、自分で確かめられることが2つあります。これまでのやり取りで、上司がCCに入っていたか。返信の内容に、期限や金額など、上司が知っておくべき約束が入っているかです。

そのうえで、「A社への返信に、金曜までに比較表を送ると書きます。課長をCCに入れたほうがよいですか」と、内容を添えて先輩に聞きます（説明用の例です）。

失敗1：質問を読み落として、お礼だけ返した

その場では：気づいた時点で、もう一通送ります。「先ほどのメールで、ご質問へのお答えが漏れておりました。申し訳ございません」と書き、すぐ答えを続けます。答えがまだ出ていなければ、いつまでに答えるかを書きます。

あとの記録：「お礼の文の最後に質問があった。次回から、返信の前に『？』と『いただけますか』を探す」のように、どこで読み落としたかと、次の動きを書きます。

失敗2：返す相手や、宛先を間違えた

その場では：社内向けに書いた文を、取引先も入った宛先に返してしまった。別の会社の人に返してしまった。こうしたときは、気づいた時点で上司に報告します。自分だけの判断で、取り消しやおわびのメールを重ねて送りません。相手への伝え方は、上司と決めます。報告の順番は営業で失敗したときにまとめています。

あとの記録：いつ、誰に、何を送ったか。上司に報告した時刻と、決まった対応を書きます。あわせて、「送る前に、宛先の欄を声に出して読む」など、次の工夫を一つ書きます。

失敗3：返信に書いた期限を、守れそうにない

その場では：期限の日を待たずに、分かった時点で連絡します。「◯日までとお伝えした比較表ですが、◯日（月）までお時間をいただけますでしょうか」と、新しい期限を添えます（説明用の例です）。新しい期限は、先輩に確かめてから書きます。

あとの記録：なぜ遅れたか（確かめる前に日付を書いた、など）と、変更後の期限を、商談メモに書きます。返事を待つ案件の進め方は、「検討します」の後にまとめています。メモの書き方は商談メモ添削を見てください。

今日やることは一つです。受信箱から、返すかどうか迷っているメールを一通選び、下のシートに「相手が待っている用件」と「自分の次の行動」を書いてください。

件名から署名までの全体はビジネスメールの書き方、書き出しはビジネスメールの書き出し、結びはビジネスメールの締めにまとめています。

用件のあるメールへの返信全般は、ビジネスメールの返信を読んでください。