始末書の書き方：書く前に確かめることと、項目・文例

始末書とは：過ちをわびるために、事情を書いて出す書類

始末書は、辞書では次のように説明されています。デジタル大辞泉（コトバンク）の語釈は、「過ちをわびるために、事情を記して関係者に提出する書類。」です。同じページの精選版 日本国語大辞典には、「あやまちをわびるために、一部始終を書き記して出す書類。」とあります。

どちらの語釈にも、二つのことが入っています。事情（一部始終）を書くことと、わびることです。起きたことの説明だけでも、お詫びの言葉だけでも、始末書としては足りません。

よく似た名前の書類に、顛末書（てんまつしょ）があります。「顛末」は、デジタル大辞泉（コトバンク）で「事の最初から最後までの事情。一部始終。」と説明されている言葉です。二つの書類をどう使い分けるかは会社によって違うので、ここでは立ち入りません。顛末書の項目と書き方は、顛末書の書き方を見てください。

始末書が、会社の中でどんな意味を持つ書類かも、会社によって違います。厚生労働省が公開しているモデル就業規則（令和7年12月版・PDF）は、就業規則の規程例です。その第67条（懲戒の種類）には、けん責について「始末書を提出させて将来を戒める。」と書かれています（86ページ）。

これは規程の例です。同じ条の解説には、「懲戒処分の種類については、本規程例に掲げる処分の種類に限定されるものではありません。」とあります（87ページ）。自分の会社で始末書がどう扱われるかは、自分の会社の就業規則で確かめます。この記事では、処分の中身や、法律上の扱いには触れません。書き方だけを扱います。

書くように言われたら、まず確かめる4つ

「始末書を出して」と言われると、すぐに書き始めたくなります。けれども、書式やあて先が違うと、書き直しになります。先に、次の4つを確かめます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

聞くときは、聞きたいことをまとめて一度で聞きます。

惜しい聞き方：「始末書って、どう書けばいいですか」

良い聞き方：「始末書の件で、4点確かめさせてください。会社の決まった書式はありますか。あて先はどなたにすればよいですか。いつまでに、どなたへお出しすればよいですか。手書きとパソコンの、どちらで作りますか」

どちらも説明用の例です。惜しい聞き方は、相手が何から答えればよいか分かりません。良い聞き方は、答えが一言ずつで済みます。

もう一つ、書く前にやることがあります。記録を開いて、起きたことを日付順に並べることです。メール、予定表、書類の控え、電話のメモを見ます。記憶だけで書くと、日付や順番が違っていて、後で直すことになります。誤りに気づいた直後の報告のしかたは、営業で失敗したときにまとめています。始末書は、その報告が済んだ後に書くものです。

始末書に書く7つの項目

会社の書式があれば、その項目に合わせます。書式が無い会社で、よく使われる項目は次の7つです。上から順に書きます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

標題は、中央に「始末書」と書く形が多く使われています。4〜7の並べ方は、会社の書式によって前後することがあります。

4の「起きたこと」は、自分がしたこと・しなかったことを主語にして書きます。「連絡がもれていました」ではなく、「私は、連絡をしていませんでした」です。主語が抜けると、誰の話なのかがぼやけ、人ごとのように読めてしまいます。

7の「今後の手立て」は、気持ちではなく行動で書きます。「いつ・何を見て・何をするか」まで書けば、読む人は、それが続けられる手立てかどうかを判断できます。

惜しい例と良い例：言い訳にしない、事実と推測を分ける

項目がそろっていても、書き方で伝わり方が変わります。3つの点で、惜しい例と良い例を比べます。どれも説明用の例です。

1. 言い訳にしない

惜しい例：「当日は別件の対応が重なっており、また、仕入れ先からの連絡も分かりにくい内容だったため、連絡が遅れてしまいました。」

良い例：「私は、◯月◯日に仕入れ先から納期が遅れる旨のメールを受け取りましたが、A社への連絡をしていませんでした。」

惜しい例は、忙しさと、ほかの人の事情が先に来ています。書いた本人は事情を説明しているつもりでも、読む人には「自分のせいではない」と言っているように読めます。良い例は、自分がしなかったことを、日付と一緒に書いています。

2. 事実と推測を分ける

惜しい例：「確認不足が原因です。」

良い例：「メールを読んだ後、予定表にも顧客の記録にも書いていませんでした（事実）。外出の直前で、戻ってから連絡するつもりのまま忘れたものと考えています（推測）。」

「確認不足」「不注意」は、どの誤りにも当てはまる言葉です。何を確かめなかったのかが分からないので、次の手立てにつながりません。良い例は、記録で確かめられる事実と、自分の頭の中の話を分けています。推測を事実のように書くと、後で違っていたときに、書類全体の信用が下がります。

3. 今後の手立てを、行動で書く

惜しい例：「今後は、二度とこのようなことがないよう、十分に注意いたします。」

良い例：「今後は、納期が変わる連絡を受けたら、その日のうちにお客様へ電話でお伝えし、同じ内容をメールでもお送りします。連絡を受けた時点で予定表に書き、済んだら消します。」

惜しい例は、気持ちは伝わりますが、明日から何が変わるのかが分かりません。良い例は、きっかけ（連絡を受けたら）、期限（その日のうちに）、方法（電話とメール、予定表）が入っています。

営業で起きやすい場面の文例

次の文例は、どれも説明用の例です。日付・社名・金額は、自分の件に置き換えてください。会社の書式があれば、そちらの項目に合わせます。［　］は、自分の内容に置き換える所です。

1. 納期の連絡もれ

令和◯年◯月◯日

［あて先の役職］ ［氏名］ 殿

［部署名］ ［自分の氏名］

始末書

私は、◯月◯日（木）に仕入れ先から［商品名］の納期が◯日遅れる旨のメールを受け取りましたが、A社 ご担当の佐藤様への連絡をしていませんでした。◯月◯日（月）に佐藤様からお電話をいただき、連絡がもれていたことが分かりました。A社では、納品に合わせて組まれていた作業の予定を、変更していただくことになりました。

メールを読んだ後、予定表にも顧客の記録にも書いていなかったことが原因です。

A社にご迷惑をおかけし、会社の信用を損ねましたことを、深くお詫び申し上げます。

今後は、納期が変わる連絡を受けたら、その日のうちにお客様へ電話でお伝えし、同じ内容をメールでもお送りします。連絡を受けた時点で予定表に書き、済んだら消します。

以上

あて先の敬称（「殿」か「様」か）や、日付の書き方（和暦か西暦か）は、会社の書式や、これまでに社内で出された書類に合わせます。お客様へのお詫びそのものは、始末書とは別に行います。メールで伝える場合の書き方は、お詫びメールの書き方にまとめています。

2. 見積の金額の誤り

（日付・あて先・所属と氏名・標題は、文例1と同じ）

私は、◯月◯日にB社へお送りした見積書で、合計金額を誤って記載しました。正しくは［正しい金額］円のところ、［誤った金額］円と記載していました。◯月◯日に、B社のご担当の方から問い合わせをいただき、誤りが分かりました。

数量の欄に、前回の見積書の数字が残ったままになっていました。送る前に、数量と合計を見直していませんでした。

B社にご迷惑をおかけし、また、訂正のために［上司の氏名］課長のお手をわずらわせましたことを、お詫び申し上げます。

今後は、見積書を送る前に、数量・単価・合計の3つを、元の依頼のメールと見比べます。前回の書類を写して作るときは、数字の欄を先に空にしてから入力します。

以上

金額の誤りは、誤った数字と正しい数字を並べて書きます。読む人が、差の大きさをすぐにつかめるからです。送る前の見直しは、見積書を送る前に確認する7項目が使えます。

3. 社用車や備品の扱い

（日付・あて先・所属と氏名・標題は、文例1と同じ）

私は、◯月◯日（火）の◯時ごろ、訪問先の駐車場で社用車を後ろへ動かした際に、車の後部を柱に当て、バンパーに傷を付けました。けがをした人はおらず、相手方の建物に損傷はありませんでした。その場で［上司の氏名］課長へ電話で報告しました。

後ろを、鏡だけで確かめていました。車を降りて、柱の位置を見ていませんでした。

会社の車を傷付け、修理の費用と手間をおかけしましたことを、お詫び申し上げます。

今後は、初めての駐車場で後ろへ動かす前に、一度車を降りて、後ろの様子を確かめます。

以上

車や物の場合は、人のけがの有無、相手方の物の損傷の有無、誰にいつ報告したかを書きます。読む人が最初に知りたい点だからです。事故のときの届け出や保険の手続きは、会社の決まりと上司の指示に従います。この記事では扱いません。

場面によって、書き方の力の入れ所が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

迷いやすい判断と、出した後のこと

判断1：お詫びの言葉は、どのくらい書く？

基準は、誰に・何についてわびるのかが一文で分かることです。お詫びの言葉を何行も重ねても、読む人が知りたい事実と手立ては増えません。お詫びは一文か二文にして、残りの行は、起きたことと今後の手立てに使います。

判断2：自分だけのせいではない、と思うときは？

始末書の中で、ほかの人の責任を論じるのは避けます。言い訳として読まれやすいからです。書くのは、自分がしたこと・しなかったことです。ほかの人が関わった部分は、「◯月◯日、［相手］から［内容］の連絡があった」と、起きた順の事実として書きます。

事実関係に納得できない点があるときは、書類に書く前に、上司に口頭で伝えます。「経緯の中で、一点、私の認識と違う所があります。書く前に確かめさせてください」と切り出します（説明用の例です）。それでも解決しないときは、人事の担当など、会社の相談先に相談します。

判断3：「二度としません」と書いてよい？

決まった禁止の表現ではありません。ただ、その一文だけでは、何をどう変えるのかが伝わりません。基準は、自分が実際に続けられる行動を書くことです。「二度と起こしません」と書くなら、そのための行動を続けて書きます。

判断4：手書きか、パソコンか。押印は要る？

これは、会社の決まりで決まります。どちらが正しい、という公的な決まりは見当たりません。上司に聞くか、これまでに社内で出された書類の形に合わせます。

出す前：上司に見せる

書けたら、出す前に上司に見てもらいます。理由は三つあります。事実の日付や順番が、上司の把握と合っているかを確かめるため。あて先や書式の誤りを、出す前に直すため。今後の手立てが、部署のやり方と合っているかを見てもらうためです。

出した後1：事実の誤りに気づいた

その場では：気づいた時点で、上司に伝えます。「◯月◯日にお出しした始末書の日付に、誤りがありました。正しくは◯月◯日です。出し直したほうがよいでしょうか」と、どこが・どう違うかを言います（説明用の例です）。自分の判断で、黙って差し替えることはしません。

後の記録：何を見て書いたかを書きます。「記憶で書いた。次からは、メールの受信日を見て写す」のような形です（説明用の例です）。

出した後2：書き直しを求められた

その場では：どこを直すのかを、言葉のまま聞いて書き取ります。「原因が浅い」と言われたら、「原因の所を、どの点まで書けばよいでしょうか」と聞きます。直す所が分からないまま書き直すと、もう一度戻ってきます。

後の記録：言われたことと、直した所を並べて書いておきます。次に書類を書くときの見本になります。

出した後3：書いた手立てを、続ける

始末書は、出して終わりではありません。書いた手立てを、次の日からやります。一週間後に、自分で「続いているか」を見直す日を、予定表に入れておきます。続かなかった手立ては、続けられる形に直して、上司に伝えます。報告の基本は、報連相とはにまとめています。

今日やることは一つです。起きたことを「いつ・どこで・何が・どうなった」の順に、確かめた事実だけで書き出し、推測には「推測」と書き添えてください。