お詫びメールの書き方：送る前に上司へ報告し、事実と次の対応を書く文例

お詫びメールとは：送る前にやる4つ

お詫びメールとは、こちらの誤りや遅れで相手に迷惑をかけたときに、お詫びと、起きた事実と、これからの対応を伝えるメールです。

誤りに気づいた直後は、早く謝って終わらせたくなります。けれども、一人で急いで送ると、後で困ることがあります。事実が違っていた、原因の説明が後で変わった、できない対応を書いてしまった、などです。相手から見ると、お詫びが2回、3回と続くことになります。

そこで、書く前に次の4つをやります。

1. 上司へ報告する。分かっていることだけで、先に伝えます。お詫びは、会社としての連絡になるからです。報告の型は営業で失敗したときにまとめています。
2. 事実を確かめる。元のメール、書類、記録を開いて、何が・いつ・どう違っていたかを確かめます。記憶だけで書きません。
3. 電話が先か、メールでよいかを決める。相手の仕事がすでに止まっている、急いで知らせる必要がある、という場合は、先に電話でお詫びし、その後にメールで同じ内容を残すことが多くあります。どちらにするかは、上司と決めます。
4. 誰の名前で送るかを決める。自分の名前で送るのか、上司の名前で送るのか、CCに上司を入れるのかを決めます。

この記事が扱うのは、こちらから送るお詫びのメールです。相手から苦情の申し出があったときの受け方は、クレーム対応の基本にまとめています。メール全体の部品は、ビジネスメールの書き方を見てください。会社に、お詫びの文書の決まりや書式があれば、そちらが先です。

書く順番：件名から結びまで

本文は、次の6つの順に書きます。相手が知りたい順です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

書き出しの宛名と名乗りは、ふだんのメールと同じです。挨拶の「いつもお世話になっております」は、短くするか、省いてお詫びから入る書き方もあります。宛名の書き方はビジネスメールの書き出し、結びの一文の選び方はビジネスメールの締めにまとめています。

3の事実は、誤っていた点と、正しい内容を並べて書きます。「金額に誤りがありました」だけでは、相手はどこを見ればよいか分かりません。「誤：◯◯円　正：◯◯円」と並べれば、相手は手元の書類をすぐ直せます。

4の原因は、相手が知りたい範囲で、短く書きます。まだ調べている途中なら、「原因は確認中です。◯月◯日までに、あらためてご報告します」と書きます。

5が抜けたお詫びは、相手にとって、次に何が起きるのかが分からないメールになります。お詫びの言葉を重ねるより、何を・いつまでにするかを一行書くほうが、相手の助けになります。

文例：場面別

次の文例は、どれも説明用の例です。会社名・人名・日付・金額は、自分の件に置き換えてください。どの場面でも、上司に報告して、内容を決めてから送る前提です。

1. 納期が遅れる

件名：【お詫び】◯月◯日納品分の遅れについて（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。先ほどはお電話でお時間をいただき、ありがとうございました。

◯月◯日にお届けするとお約束していた［商品名］が、期日に間に合わない見込みとなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

仕入れ先からの入荷が遅れていることを、本日確認いたしました。確かな納品日は、現在確認中です。

◯月◯日の◯時までに、納品日をあらためてご連絡いたします。

ご予定に影響が出る点がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。重ねてお詫び申し上げます。

［署名］

電話で伝えた後に送る形の例です。確かな日付がまだ分からないので、「確認中」と書き、次に連絡する日時を約束しています。分からないうちに「来週にはお届けできます」と書くと、もう一度遅れたときに、お詫びを重ねることになります。

2. 資料や金額に誤りがあった

件名：【お詫びと訂正】◯月◯日付のお見積書について（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日にお送りしたお見積書に、誤りがございました。申し訳ございません。

誤：合計金額 ◯◯円

正：合計金額 ◯◯円

数量を入力する際に、こちらで誤った数字を入れておりました。訂正したお見積書を、本メールに添付いたします。

お手数をおかけしますが、先にお送りしたものは破棄していただけますでしょうか。

今後は、お送りする前に、数量と金額を二人で確認いたします。このたびは、ご迷惑をおかけいたしました。

［署名］

誤りと正しい内容を並べ、訂正した書類を付け、前のものの扱いをお願いしています。原因は、確認できたことだけを一文で書いています。金額の誤りは、相手の社内の手続きに関わることがあるので、送る前に上司に見てもらいます。見積書を出す前の確認は、見積書を送る前に確認する7項目が使えます。

3. 返信が遅れた

件名：Re: ［元の件名］

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日にいただいたメールへのお返事が遅くなり、申し訳ございません。

お問い合わせの納期について、回答いたします。ご注文から◯日ほどでお届けできます。

ほかにご不明な点がございましたら、お知らせください。

［署名］

お詫びは一文にとどめ、すぐに相手の質問へ答えています。「立て込んでおりまして」などの理由は、書かなくて足ります。相手が待っていたのは、理由ではなく、答えだからです。返信の遅れは、元のメールに返信する形で送ると、相手は何の件かがすぐ分かります。

4. 相手の名前や会社名を間違えた

気づいたら、上司に伝えたうえで、どこを間違えたかを短く書いてお詫びします。言い訳は足しません。文例は、はじめましてのビジネスメールの「会社名や名前を間違えて送った」に載せています。

5. メールを誤送信した（宛先や添付の間違い）

宛先を間違えた、別の会社あての資料を添付した、という誤送信は、ほかの誤りと動き方が違います。自分で取り消しや削除のお願いを送る前に、すぐ上司へ報告します。

報告では、いつ・誰あてのメールを・誰に送ったか、本文と添付に何が入っていたかを伝えます。メールに個人情報や取引先の情報が含まれていた場合、誰に・何を・どう連絡するかは、会社の決まりに従います。自分だけの判断で進めると、会社として必要な対応が抜けることがあります。

次は、上司の指示を受けて、誤って送ってしまった相手に送る場合の例です。文面は、会社の決まりや上司の指示があれば、そちらに合わせます。

件名：【お詫び】メール誤送信のお知らせと削除のお願い（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［担当者名］様

［自社名］の［氏名］です。

本日◯時ごろ、私から「［誤って送ったメールの件名］」という件名のメールをお送りしました。こちらは、宛先を誤ってお送りしたものです。申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、該当のメールを、添付ファイルとあわせて削除していただけますでしょうか。

送信の前に宛先を確かめる手順を見直し、再発を防いでまいります。ご迷惑をおかけしましたことを、お詫び申し上げます。

［署名］

誤って送ったメールの中身を、このメールでくり返して書かないようにします。件名と送った時刻で、相手がどのメールかを見つけられれば足ります。本来の宛先の方（情報が外に出てしまった側）への連絡が要るかどうかも、上司と会社が決めます。

場面で変わるところと、言い方の例

書く順番は同じです。分かっていることの量と、相手の状況で、書き方が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

お詫びの範囲の分け方（ご不便へのお詫びと、原因や責任についての判断を分ける）は、クレーム対応の基本でくわしく説明しています。

書き方を比べる

惜しい書き方1：「年度末で業務が立て込んでおり、確認が行き届かず、納期が遅れることとなりました。」

惜しい書き方2：「配送業者の手違いが原因です。」

惜しい書き方3：「申し訳ございませんでした。以後、気をつけます。」

良い書き方：「◯月◯日にお届けするお約束の商品が、期日に間に合わない見込みとなりました。申し訳ございません。入荷が遅れていることを本日確認しました。くわしい原因は確認中です。確かな納品日を、◯月◯日の◯時までにご連絡いたします。」

4つとも説明用の例です。惜しい書き方1は、お詫びより先に、こちらの事情が来ています。相手には、言い訳として読まれやすい並びです。2は、確かめていない原因を言い切っています。後で違っていたときに、ほかの会社にも迷惑がかかります。

3は、何をお詫びしているのか、これからどうするのかが書かれていません。相手は、もう一度同じことが起きないかを判断できません。

良い書き方は、何についてのお詫びかを先に書き、確認できた事実と、確認中のことを分けています。最後に、次の連絡の日時を約束しています。

迷いやすい判断

判断1：補償や値引きに、触れてよい？

自分の判断では書きません。「次回のご注文をお値引きします」「費用はこちらで負担します」は、会社としての約束になります。メールは文字で残るので、後から「そういう意味ではなかった」とは言えません。

相手から求められた場合は、「いただいたご要望は、社内で確認のうえ、◯月◯日までにお返事いたします」と書いて、上司に相談します（説明用の例です）。上司には、「A社から、送料を負担してほしいと言われました。どうお返事すればよいですか」と、相手の言葉のまま伝えます。

判断2：原因は、どこまで書く？

基準は、確認できたことで、相手の判断に要ることです。相手が知りたいのは、同じことがまた起きないか、自分の側で何かする必要があるか、の二つです。それに答える範囲で、短く書きます。

社内の誰が間違えたか、社内でどんなやり取りがあったかは、書きません。ほかの会社や人のせいにする書き方も避けます。仕入れ先の遅れが理由でも、相手と約束したのは自分の会社です。くわしい報告を求められたら、上司と相談し、別にまとめて出します。

判断3：お詫びの言葉は、何度も書いたほうがよい？

回数に決まりはありません。目安は、最初に一度、結びに短く一度です。一通の中で何度もくり返すと、肝心の事実と対応が埋もれて、読みにくくなります。

言葉の強さは、相手にかけた迷惑の大きさに合わせます。「申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」など、言い方には幅があります。どれを使うか迷ったら、上司に文面を見せて聞きます。

判断4：電話でお詫びした後も、メールは要る？

送ることが多くあります。電話で話した内容は、時間がたつと、お互いの記憶がずれるからです。訂正した内容、これからの対応、時期を文字で残します。

電話で相手から言われたことは、メモに残し、上司に報告します。伝え方は報連相とはの4行の型が使えます。

送った後と、失敗のあと

お詫びメールは、送って終わりではありません。約束した日時を、送ったその場で予定表に入れます。その日時が来たら、状況が進んでいなくても連絡します。「確認が続いています。次は、◯月◯日の◯時にご連絡します」と伝えます（説明用の例です）。連絡がないことが、次の不満になるからです。

こちらからの返事が要るのに、相手の返事を待って止まっている場合の連絡は、催促メールの書き方とは別の話です。お詫びした側から催促はせず、約束した日に、こちらから状況を伝えます。

次は、お詫びメールそのものの失敗です。その場の立て直し方と、後の記録をセットで決めておきます。

失敗1：上司に報告する前に、送ってしまった

その場では：すぐ上司に報告し、送ったメールをそのまま見せます。「A社へ、先にお詫びのメールを送りました。報告の前でした」と伝えます（説明用の例です）。書いた内容に直す所があるか、追加の連絡が要るかは、上司と決めます。

後の記録：「早く謝りたくて、先に送った。次からは、気づいたら、書く前に一行で上司へ報告する」と、順番を書きます。

失敗2：お詫びメールの中に、また誤りがあった

その場では：上司に報告し、訂正を送ります。訂正は一度で済むよう、送る前に、日付・金額・名前を、元の書類と一つずつ見比べます。

後の記録：どの項目を、何と見比べずに書いたかを残します。「日付を記憶で書いた。次からは、注文書を開いて写す」のような形です（説明用の例です）。

失敗3：書いた期限を、守れなかった

その場では：期限が来る前に、守れないと分かった時点で連絡します。遅れることへのお詫び、今分かっていること、新しい日時を伝えます。期限を過ぎてから連絡すると、相手は待っていた時間の分だけ、予定を決められずにいたことになります。

後の記録：期限を決めるとき、何を根拠にしたかを書きます。次からは、自分が守れる日時を書きます。確認に時間がかかりそうなら、「まず◯日に、途中の状況をご連絡します」と、途中の連絡を約束します。

今日やることは一つです。お詫びが必要な一件について、確認できた事実・まだ分からないこと・これからの対応と時期を書き出し、上司に見せてから送ってください。

先に許しを願う「ご容赦ください」の使いどころは「ご容赦ください」の意味と使う場面に、行き違いを伝える「ご放念ください」は「ご放念ください」の意味と文例にまとめています。

お詫びの言葉そのものは「申し訳ございません」の使い方に、結びでもう一度詫びる言い方は「重ねてお詫び申し上げます」の使い方にまとめています。