ビジネス手帳の選び方：営業が、形・大きさ・始まる月で比べる手順

ビジネス手帳とは：予定と約束を、手元で書いて見る道具

手帳について、辞書（デジタル大辞泉「手帳」）には、「いつも手もとに置いて、心覚えのためにさまざまの事柄を記入する小形の帳面。」とあります。この記事では、仕事の予定や約束を書くために使う手帳を、ビジネス手帳と呼びます。何を「ビジネス手帳」と呼ぶかについて、公的な決まりは見当たりません。

営業の仕事では、約束が毎日増えます。訪問の日時、見積書を出す期限、電話をかけ直す約束。お客様の前で「次は、いつにしましょうか」と聞かれたときに、自分の予定がすぐに見えないと、その場で日を決められません。

ただし、予定を見る道具は、手帳だけではありません。会社の予定表（パソコンやスマートフォンで見る物）を使う会社もあります。会社の予定表やスマートフォンで足りているなら、手帳を買う必要はありません。

手帳を持つかどうかは、次の点を見て決めます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

どちらが良い、という決まりはありません。会社が予定表に入れる決まりにしているなら、予定表が先です。手帳は、その上で、自分の手元用に使う物になります。

選ぶ前に決めること：会社の決まり・どちらを正にするか・書くこと

売り場には、形も大きさも違う手帳が並びます。先に次の3つを決めておくと、見る所が絞れます。

1. 会社の決まりを確かめる。予定を会社の予定表に入れる決まりがあるか。手帳に顧客の情報を書いてよいか、どこまで書いてよいか。会社が手帳を配っていないか。就業規則や社内の案内を見て、分からなければ先輩に聞きます。
2. どちらを正にするかを決める。会社の予定表と手帳の両方に書くなら、食い違ったときに、どちらを信じるかを先に決めます。
3. 手帳に書くことを、3つ書き出す。訪問の約束、期限、訪問の後にやること、などです。書くことが決まると、要る欄の広さが決まります。

2を決めるのは、二重に書くと、片方だけを直すことがあるからです。お客様から電話で日時の変更を頼まれ、手帳だけを直した。会社の予定表は元のまま。上司は予定表を見て、元の日時に同行するつもりでいた。こうした食い違いは、どちらが正かが決まっていないと、気づくのが当日になります。

決め方の例です。説明用の例です。

惜しい決め方：「両方に書いておけば安心」と考え、書く順も、見比べる時も決めない。

良い決め方：「会社の予定表が正。外で決まった約束は、その場で手帳に書き、会社に戻ったら予定表に入れる。毎朝、予定表と手帳を見比べる」と決める。

惜しい決め方は、両方に書くつもりでも、忙しい日に片方が抜けます。抜けたことに気づく時もありません。良い決め方は、正が一つで、写す時と見比べる時が決まっています。食い違いがあっても、次の朝に見つかります。

3で書くことを絞るのは、手帳に何でも書こうとすると、欄が足りなくなるからです。商談の中身は、ノートや会社の記録の仕組みに書き、手帳には予定と約束だけを書く、という分け方があります。

見開きの形の違い：開いたときに、何が見えるか

手帳の形は、開いたときに、どれだけの期間が見えるかで分かれます。呼び名は、メーカーによって少しずつ違います。ここでは、手帳のメーカーである高橋書店の公式ページで確かめられた呼び名と説明を引用し、それ以外は言葉で説明します。売り場では、呼び名より、中のページを開いて確かめるのが確かです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

レフト式について、高橋書店「手帳の選び方 レフト式 １」は、「見開きの左ページは日ごとの記入欄、右ページがまるっとメモスペースになっているタイプですね。」と説明しています。

バーチカル式は、「バーティカル式」とも書かれます。高橋書店「手帳の選び方 バーティカル式 １」は、この形について「縦の時間軸で予定やできごとを管理できる」と説明しています。

一週間が見える形の手帳には、一か月が見えるページも付いていることがあります。同じ高橋書店のページ（高橋書店「手帳の選び方 レフト式 １」）には、「月間ページにプラスして、週間ページにもう少し細かく日々の予定を書き込めます。」とあります。付いているかどうかは商品によるので、中を開いて確かめます。

選ぶときの基準は、一日の約束の数と、どのくらい先まで一度に見たいかの二つです。

• 先週の予定を見て、一日の約束がいくつあったかを数える。多い日で何件だったかを書く
• お客様と次の日を決めるとき、何週間先まで見ることが多いかを思い出す
• 時刻まで書きたいか、日付と相手だけで足りるかを決める

約束が一日に何件もある人が、一日の欄の小さい形を選ぶと、書ききれなくなります。反対に、約束が少ない人は、一か月が見える形のほうが、先の予定を広く見られます。

大きさと、始まる月

大きさ：入れる場所から決める

大きさは、どこに入れて持ち歩くかで決めます。大きい手帳は、欄が広く、字を大きく書けます。その分、重く、上着のポケットには入りません。小さい手帳は、持ち歩きやすい一方、書ける量が少なくなります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

販売ページでは、大きさが「A5」「A6」のように、紙の規格の名前で書かれていることがあります。辞書（デジタル大辞泉「A判」）の補説には、A判の寸法（単位はミリ）として、「A5：148×210」、「A6：105×148」とあります。これは紙の寸法です。表紙やカバーが付くと、外側は一回り大きくなります。販売ページに書かれた外側の寸法を、入れる場所の寸法と比べます。規格の名前が付かない、メーカーごとの大きさの手帳もあります。

営業の場面で見ておきたいのは、立ったまま書けるかです。訪問先の玄関先で約束が決まることがあります。店で見られるなら、手に持って開き、片手で持って書けるかを試します。

始まる月：1月始まりと4月始まり

手帳には、日付が何月から始まるかの違いがあります。高橋書店の高橋書店「手帳の使い方ガイド」には、次のように書かれています。

主に新年のスタートから使える「1月始まり手帳」、
新年度から使える「４月始まり手帳」がほとんどですが、

選ぶ基準は、自分の仕事の区切りが、いつかです。

• 会社の年度や、売上の目標の区切りが4月からなら、4月始まりだと、一冊が一つの年度に重なる
• 区切りが1月からの会社や、年の初めから使い始めたい人は、1月始まり
• 入社や異動の月に合わせて買うなら、その月が入っているかを、販売ページで確かめる

どの月から、どの月までのページが入っているかは、商品ごとに違います。始まる月の少し前から書ける物もあります。「いつから、いつまで書けるか」を、販売ページか中のページで確かめます。年の途中で買うと、すでに過ぎた月のページは使わないことになります。それでも構わないか、次の始まりの月まで、ノートの1ページでつなぐかを決めます。

約束を書くときの項目：日時・相手・場所・持ち物・次にやること

手帳に約束を書くときは、次の5つを書きます。後で見た自分が、ほかの物を調べなくても動けるようにするためです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

書き方の例を並べます。説明用の例です。

惜しい書き方：「14時 A社」

良い書き方：「14:00〜15:00 A社 佐藤様／本社3階／見積書2部・カタログ／移動 13:20発」。訪問の後、同じ日の欄に「→◯日までに見積を出し直す」と足す。

惜しい書き方は、書いた日には分かります。けれども、一週間後に見ると、誰に会うのか、何を持つのかを、メールを開いて調べ直すことになります。良い書き方は、前の日に手帳を見るだけで、持ち物の準備と、出る時刻が決まります。

「次にやること」を約束と同じ所に書くのは、訪問が終わった後の動きを忘れないためです。お客様に「検討します」と言われた後、いつ・何を連絡するかの考え方は、「検討します」の後にまとめています。

まだ決まっていない約束は、決まった約束と見分けが付くように書きます。日程の候補を相手に出しているあいだ、その日時は、ほかの約束を入れないように押さえておきます。「仮」と書く、鉛筆で書く、かっこで囲む、などのやり方があります。決まったら書き直し、外れた候補は消します。候補日の出し方は、日程調整メールの書き方、電話で約束をお願いするときの言い方は、営業のアポ取りにまとめています。

手帳に書かないことを決める

手帳は、外へ持ち歩く物です。なくしたとき、中に書いた物は、拾った人がそのまま読めます。書かないことを、先に決めておきます。

• 顧客の情報を、手帳にどこまで書いてよいかは、会社の決まりに従う
• 決まりが無い場合も、約束に要る物（日時・会社名・相手の名前・場所）にとどめる
• 金額、契約の中身、相手の個人の連絡先、暗証番号や合い言葉は、書かない

迷いやすい判断と、なくした・置き忘れたとき

判断1：紙の手帳と、スマートフォン。どちらにする？

会社の決まりがあれば、それが先です。決まりが無いときの基準は、約束が決まったその場で、すぐ書けるのはどちらかです。お客様の前でスマートフォンを出しにくい場面が多いなら、紙に書いて後で写す。画面で予定を見るほうが早いなら、紙は持たない。どちらを選んでも、正を一つに決めることは同じです。

判断2：仕事の予定と、私用の予定を、一冊に書いてよい？

一冊にまとめると、予定の重なりに気づきやすくなります。一方で、お客様や同僚の前で開いたときに、私用の予定が見えます。基準は、人前で開いて困らないかです。困るなら、私用は「私用」とだけ書く、別の所に書く、のどちらかにします。会社から配られた手帳に私用を書いてよいかは、会社の決まりに合わせます。

判断3：商談のメモまで、手帳に書く？

基準は、後で、誰が読むかです。自分だけが見る覚え書きなら、手帳に書いて構いません。上司に報告したり、引き継いだりする中身は、会社の記録の仕組みか、ノートに書きます。手帳に書いた中身は、手帳をなくすと一緒になくなり、ほかの人は読めないからです。

判断4：高い手帳を買えば、続く？

値段と、続くかどうかの関係は、ここでは言えません。続くかどうかに関わるのは、開く時が決まっているかです。「朝、席に着いたら開く」「約束が決まったら、その場で書く」「帰る前に、明日のページを見る」の3つを先に決めます。買う前に、ノートの1ページで一週間試すと、自分に要る欄の広さが分かります。

なくした・置き忘れたとき

なくさない工夫：入れる場所を一つに決めます。かばんの決まったポケットか、上着の内ポケットです。訪問先や飲食店で席を立つ前に、机の上と椅子の上を見ます。電車では、手帳をひざの上や網棚に置きません。

その場では：無いと気づいたら、最後に開いた場所を思い出し、かばんと上着をもう一度見ます。訪問先に置き忘れたかもしれないときは、自分だけで取りに戻る前に、上司に報告します。手帳に顧客の情報を書いているなら、見つかる前でも報告します。報告する中身は、いつ・どこで無いと気づいたか、最後に見た場所、何が書いてあるか、の3つです。その先の動き（訪問先への連絡、届け出など）は、会社の決まりに従います。

上司への言い方の例です（説明用の例です）。「ご報告です。手帳が見当たりません。15時にA社を出た後、駅で気づきました。最後に開いたのは、A社の応接室です。中には、今月の訪問先の会社名とお名前、日時が書いてあります。A社へ問い合わせてよいか、ご指示をお願いします」。

手帳が無いあいだの予定は、会社の予定表で確かめます。予定表が正、と決めてあれば、ここで困りません。手帳だけに書いていた約束があるなら、思い出せる分を書き出し、相手に確かめる前に、上司に相談します。

後の記録：どこで、なぜ手から離れたかを書きます。「応接室で、資料を出すために机に置き、そのまま資料の下になった」のような形です（説明用の例です）。次に変えることを一つ決めます。「手帳は、書いたらすぐかばんに戻す。机の上に置かない」のように、動きで書きます。

今日やることは一つです。会社の予定表と手帳のどちらを正にするかを決め、手帳に書くことを3つ書き出してください。形と大きさを見るのは、その後で間に合います。机の上の置き場所はデスク周りの収納、持ち帰った書類の分け方は書類の整理にまとめています。