デスク周りの収納：営業の机を「毎日使う・週に使う・保管」で分けて片づける

デスク周りの収納とは：物の置き場所を決めること

デスク周りの収納とは、机の上・引き出し・足元にある物の置き場所を決めて、使ったら同じ場所へ戻せるようにすることです。入れ物を増やすことではありません。置き場所が決まっていない物は、入れ物を買っても、その入れ物の中に積まれるだけになります。

営業の机は、物が溜まりやすい机です。外出から戻ると、かばんから見積書の控え、受け取った名刺、カタログの残り、サンプルが出てきます。次の予定が詰まっていると、いったん机の上に置きます。これが何日か続くと、机の上に書類の山ができます。

山ができると、困るのは探すときです。お客様から電話で「先日の見積の件ですが」と言われたとき、控えの場所が分からないと、相手を待たせます。顧客の名前や金額が書かれた書類が、机の上に出たままにもなります。

そこで、道具を見る前に、置く物を分けます。順番は、会社の決まりを確かめる→物を3つに分ける→置き場所を決める→足りない道具があれば比べるです。分けた結果、今ある引き出しと備品で足りると分かれば、買う必要はありません。

先に確かめるのは、会社の決まりです。会社の机は、会社の物です。私物を置いてよいか、どこまで置いてよいかは、会社ごとに違います。次の3つを、就業規則や社内の案内で確かめ、分からなければ先輩か上司に聞きます。

• 机に私物（自分で買った収納の道具や飾り）を置いてよいか
• 会社のパソコンや電源に、自分の機器をつないでよいか
• 顧客の情報が書かれた書類を、どこに置き、帰るときにどうしまい、どう捨てるか

3つめは、自分の考えで決めません。机に出したままにしない、決まった方法で捨てる、などの決まりがある会社があります。会社の決まりに従います。

置く物を3つに分ける手順：毎日使う・週に使う・保管

分ける基準は、物の種類ではなく、使う回数です。「書類」「文房具」のように種類で分けると、毎日使うペンと、年に一度しか使わない道具が同じ引き出しに入ります。使う回数で分けると、よく使う物ほど手の届く所に置けます。

1. 机の上の物を、全部いったん寄せる。空の箱や紙袋に入れるか、机の端にまとめます。置いたまま分けようとすると、「とりあえずここ」が残ります。顧客の情報が書かれた書類は、寄せているあいだも、人の目に触れる所に広げたままにしません。
2. 一つずつ手に取り、3つに分ける。毎日使う物、週に1回くらい使う物、ふだんは使わないが残しておく物（保管）の3つです。迷った物は、4つめの「保留」に入れます。
3. 毎日使う物だけを、机の上に戻す。戻す場所は、利き手の側の、座ったまま手が届く所です。
4. 週に使う物を、引き出しか足元に入れる。立てて入れ、何が入っているかを外から読めるようにします。
5. 保管する物の行き先を決める。自分の机に置くか、共用の棚に移すか、捨ててよいかを確かめます。捨ててよいかは、自分で決めずに聞きます。

次の表は、営業の机にある物を分けた一例です。使う回数は仕事の中身で変わるので、自分の一週間を思い出して決めます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「保留」を作るのは、手を止めないためです。一つの物で考え込むと、片づけが途中で終わります。

分けるのは、一度で終わりません。営業の机には、毎日、新しい書類が入ってきます。外出から戻ったときに、かばんの書類をこの3つに分ける、と決めておくと、山になる前に置き場所へ入ります。書類そのものの分け方は、書類の整理にまとめています。

机の上・引き出し・足元の使い分け

置き場所は、手の届きやすさで決めます。座ったまま手が届く所に毎日使う物、少し体を動かして取る所に週に使う物、立たないと取れない所に保管する物、という順です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

机の上で空けておきたいのは、書類を1枚広げる場所です。電話を受けながらメモを取る、見積書の控えを見ながらパソコンに入力する、という動きのたびに、物をどかすことになるからです。パソコンの手前か横に、どのくらいの場所が残っているかを見ます。

コードとケーブルは、束ねる前に数を数える

パソコン、モニター、電話、充電器のコードは、机の上と足元で絡まりやすい物です。まとめる前に、どのコードがどの機器につながっているかを確かめ、使っていないコードがあれば外します。会社の機器のコードを抜いてよいか分からないときは、先に聞きます。

まとめ方には、机の端に留める、束ねる、電源タップごと箱に入れる、などがあります。どれを選ぶかは、抜き差しの回数で決めます。毎日抜き差しするコードを箱の奥に入れると、出すたびに手間がかかります。

自分の電源タップや充電器を会社の電源につないでよいかは、会社の決まりが先です。確かめる前に買うのは、急がなくて大丈夫です。

道具を選ぶときに比べる点：大きさ・A4が入るか・重ねられるか・色

3つに分けて置き場所を決めると、「立てて入れる入れ物が1つ足りない」のように、足りない物がはっきりします。そこで初めて、道具を考えます。先に会社の備品を確かめます。総務や先輩に「書類を立てる入れ物は、備品にありますか」と聞くと、買わずに済むことがあります。

次の表は、机の周りで使われる道具と、何を入れる物かの一覧です。全部をそろえる必要はありません。足りない所に当てはまる物だけを見ます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

比べる前に、机を測る

販売ページには、外側の寸法と内側の寸法が書いてあります。比べるには、自分の机の数字が要ります。メジャーで、次の3つを測り、実践シートに書きます。

• 机の幅と奥行き
• パソコンやモニターを置いた後に、手前と横に残る場所の幅と奥行き
• 引き出しの内側の幅・奥行き・高さ、足元に置ける場所の幅と高さ

奥行きを先に見るのは、手前の場所を守るためです。奥行きのある入れ物を机の奥に置くと、パソコンが手前に押し出され、書類を広げる場所が無くなります。入れ物の奥行きが、「机の奥行きから、パソコンと手前の作業の場所を引いた残り」に収まるかを見ます。

A4の書類を入れるなら、A4が入るかを確かめます。辞書（デジタル大辞泉「A4判」）には、「紙の仕上げ寸法の一。210ミリ×297ミリの大きさ。」とあります。入れ物の内側の寸法が、これより大きいかを見ます。クリアファイルやファイルに入れると、紙より一回り大きくなります。手持ちのファイルが入るかも、内側の寸法で確かめます。

重ねられるかどうかは、横に広げられない机で見ます。重ねるほど下の段が取り出しにくくなるので、毎日使う物を一番上にします。

色は、迷うなら、机や周りの備品に近い色を出発点にします。先輩の机も見ておきます。中身が見える透明な入れ物は、探しやすい一方、顧客の名前が外から読めることがあります。何を入れるかで決めます。

場面で変わるところ：決まった席が無い職場・外出が多い人・自宅で働く日

分け方は同じです。置き場所が、職場の形で変わります。

決まった席が無い職場（フリーアドレス）の場合

フリーアドレスについて、人事労務用語辞典「フリーアドレス」（コトバンク）は、「職場で社員一人ひとりに固定した席を割り当てず、在社している社員が仕事の状況に応じて空いている席やオープンスペースを自由に使うオフィス形態」と説明しています。

この形の職場では、机に物を残せません。帰るときに、机の上を空にします。置き場所は、机ではなく、持ち運ぶ入れ物と、個人のロッカーになります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

持ち運ぶ入れ物を選ぶときは、ロッカーの内側の寸法を先に測ります。入れ物がロッカーに入らないと、置き場所が無くなります。次に、片手で持てる重さか、机に置いたときに自分で立つか、口が閉まるかを見ます。会社が入れ物を用意している職場もあるので、先に確かめます。

外出が多く、机にいる時間が短い人

机にいる時間が短い人は、戻ったときに書類を入れる場所を一つ決めます。「戻ったら、まずここへ入れる」というトレーや箱です。入れたままにせず、帰る前か次の朝に、3つに分けます。入れる場所が一つなら、探す場所も一つで済みます。

かばんに入れたままの書類は、机のどこを探しても出てきません。かばんの中の分け方は、営業のかばんの選び方にまとめています。受け取った名刺の扱いは、名刺の渡し方・名刺交換のやり方の、帰った後の所を見てください。

自宅で働く日

自宅の机でも、分け方は同じです。違うのは、会社の書類を持ち帰ってよいかどうかです。持ち帰ってよい書類の範囲、家での置き方、捨て方は、会社の決まりが先です。決まりが分からないうちは、顧客の情報が書かれた書類を持ち帰りません。

惜しい例と良い例、迷いやすい判断、続かなかったあと

外出から戻ったときの動きの例です。説明用の例です。

惜しい例：かばんから書類を出して、机の空いている所に置く。「後で分けよう」と思い、そのまま次の電話をかける。

良い例：かばんから書類を出して、「戻ったら入れる」トレーに入れる。帰る前の5分で、トレーの中を、いま動いている件・終わった件・保管に分け、机の上を毎日使う物だけに戻す。

惜しい例は、置く場所が決まっていません。空いている所は日によって変わるので、次の日に探すことになります。良い例は、入れる場所が一つで、分ける時が決まっています。

道具を買うときの例です。

惜しい例：机が散らかっているので、先に入れ物をいくつか買う。届いてから、入れる物を考える。

良い例：物を3つに分け、「A4のファイルを立てる入れ物が1つ足りない」と分かってから、机の奥行きと引き出しの内側を測り、会社の備品に無いかを聞く。無ければ、寸法の合う物を候補2つで比べる。

先に入れ物を買うと、机に収まらない、A4が入らない、私物を置けない職場だった、ということが、買った後で分かります。

判断1：机の上に、何も置かないほうがよい？

「何も置かない」が正解、という決まりはありません。基準は、毎日使う物が、座ったまま取れるかです。毎日使うペンを、使うたびに引き出しから出すなら、机の上に置いたほうが動きが少なくなります。ただし、帰るときに机の上を空にする決まりの職場なら、そちらに合わせます。

判断2：カタログやサンプルは、どこまで机に置く？

基準は、今週、持ち出す予定があるかです。予定がある物は、足元か引き出しに。予定が無い物は、共用の棚や倉庫に戻します。古い版のカタログが混ざっていると、間違えて渡すもとになります。新しい版が来たら、古い版をどうするかを先輩に聞きます。「古い版は、捨ててよいですか。それとも、どこかへ戻しますか」と聞けば足ります。

判断3：私物の道具を置きたい。誰に、どう聞く？

先に就業規則や社内の案内を見ます。書いていなければ、上司か先輩に聞きます。聞き方は、置きたい物と理由を一文で言います。「書類を立てる入れ物を、自分で用意して机に置いてもよいでしょうか。備品にあれば、そちらを使います」（説明用の例です）。備品を先に聞く形にすると、相手も答えやすくなります。

判断4：紙を減らして、データにしてよい？

自分の判断では決めません。紙を残す決まりの書類があるからです。紙とデータのどちらを残すか、会社の機器で写真を撮ったり読み取ったりしてよいかは、会社の決まりが先です。「この書類は、紙で残す決まりですか」と聞いてから動きます。

片づけが続かなかったあと

一度片づけても、忙しい週が続くと、机は元に戻ることがあります。全部をやり直す必要はありません。

その場では：机の上の物を、「戻ったら入れる」トレーか箱に、いったん全部入れます。顧客の情報が書かれた書類だけは、先に会社の決まりどおりの場所へしまいます。これで、机の上は使える状態になります。分けるのは、時間が取れる日に回して構いません。

後の記録：どこで止まったかを、一行書きます。「戻ってすぐ次の予定があり、分ける時間が無かった。分ける時を、帰る前から朝の最初の5分に変える」のような形です（説明用の例です）。物が増えたのか、分ける時が合っていなかったのか、置き場所が遠かったのかを分けて書くと、次に変える所が一つに決まります。やってみて、振り返り、やり方を変える流れは、PDCAとはにまとめています。

今日やることは一つです。机の上の物をいったん寄せ、毎日使う物だけを机の上に戻してください。道具を見るのは、その後で間に合います。

机でパソコンを使う時間が長い人は、ノートパソコンスタンドの選び方も見てください。