書類の整理：営業の書類を「動いている件・終わった件・保管」で分ける手順

書類の整理とは：要るときに出せる状態にすること

書類の整理とは、手元の書類を分けて、要るときにすぐ出せる状態にすることです。きれいに並べることが目的ではありません。

辞書（デジタル大辞泉「整理」）は、「整理」の意味として、「乱れた状態にあるものを整えて、きちんとすること。」と、「無駄なもの、不要なものを処分すること。」の二つを挙げています。書類の整理にも、この二つがあります。分けて並べることと、要らなくなった物を手元から外すことです。

書類を分けて整えることは、ファイリングとも呼ばれます。デジタル大辞泉「ファイリング」には、「書類や資料、新聞・雑誌の切り抜きなどを、業務に役立つように分類・整理すること。」とあります。大事なのは、「業務に役立つように」の所です。

営業の手元に集まる書類は、次のような物です。

• 見積書の控え、注文書や納品書の写し
• 契約書の写し
• カタログ、価格表、提案の資料
• 議事録、商談のメモ
• 受け取った名刺

これらが役に立つのは、お客様から問い合わせが来たとき、上司に聞かれたとき、担当が替わるときです。そのときに出てこなければ、相手を待たせ、記憶で答えることになります。記憶で答えた金額や納期が違っていると、後で直すことになります。

分ける前に、会社の決まりを確かめます。次の3つです。

• 紙とデータの、どちらを正にするか。会社の仕組みに入っているデータが正で、紙は手元の確認用、という会社があります。紙の原本を決まった場所に保管する会社もあります。
• いつまで残し、どう捨てるか。書類によって、残す期間が決まっていることがあります。この記事では、期間の数字は扱いません。経理・総務か上司に確かめます。
• 持ち出してよい書類と、持ち帰ってよい書類。顧客の情報が書かれた書類の扱いは、会社の決まりに従います。

3つに分ける手順：いま動いている件・終わった件・保管

分ける基準は、その件が、いま動いているかです。書類の種類（見積書・議事録など）で分けると、一つの件の書類が、いくつもの場所に分かれます。お客様から電話が来たときに要るのは、「A社の、あの件の書類ひとそろい」です。件ごとにまとまっているほうが、一度で出せます。

1. 手元の書類を、一か所に集める。机の上、引き出し、かばんの中の書類を出します。顧客の情報が書かれた書類は、広げたまま席を離れません。
2. 一枚ずつ見て、3つに分ける。いま動いている件、終わった件、保管の3つです。迷う物は「保留」にします。
3. いま動いている件を、件ごとにまとめる。一つの件を、クリアファイルか個別フォルダ1つに入れます。見積書の控え、議事録、相手から受け取った資料を、同じ所に入れます。
4. 終わった件を、移す。机の上から外し、引き出しの下の段や、決まった棚に移します。捨ててよいかは、ここでは決めません。
5. 保管する物を、決まった場所に入れる。カタログや価格表、会社の決まりの資料などです。古い版が混ざっていないかを見ます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「終わった」の線は、迷いやすい所です。ここでは、自分が次にやることが残っていない件を、終わった件とします。断られた件も、次にやることが無ければ、終わった件です。「半年後にもう一度連絡する」と決めた件は、連絡する日を予定表に書いてから、終わった件に移します。

契約書の原本は、営業の手元に置かない決まりの会社もあります。手元にあるのが写しなのか原本なのかを確かめ、原本なら、どこへ渡す決まりかを聞きます。

名刺は、紙の書類とは別の入れ物にまとめます。受け取った日と、会った件をメモしておくと、後で件の書類とつながります。会社で名刺を登録する仕組みがあれば、そちらが先です。交換した後の動きは、名刺の渡し方・名刺交換のやり方にまとめています。

並べ方と、ファイルの背の書き方

取引先ごとか、日付順か

並べ方には、取引先ごとにまとめる方法と、日付の順に重ねる方法があります。どちらが正しい、という決まりはありません。探すときに、何を手がかりにするかで決めます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「A社の件」と言われて探す書類は、取引先ごとを出発点にします。部署や会社で並べ方が決まっているなら、そちらに合わせます。自分だけ別の並べ方にすると、休んだ日に、ほかの人が探せません。

ファイルの中は、新しい紙を手前にするか、古い紙を手前にするかを、どちらかに決めます。混ざっていると、「一番新しい見積はどれか」を、毎回日付を見て確かめることになります。見積書を出し直したときは、古い控えに「◯月◯日に出し直し」と書いておくと、どれが今の物かが分かります。見積書の項目の意味は、見積書の書き方にまとめています。

ファイルの背に書くこと

背とは、ファイルを立てて並べたときに、こちらを向く細い面のことです。ここに書いた言葉が、探すときの手がかりになります。書くのは、次の3つです。

• 誰の件か。取引先名。似た名前の会社があるなら、部署や地名まで
• 何の件か。「機械の見積」「納期の変更」のように、短い言葉で
• いつからか。始めた年と月

例を並べます。説明用の例です。

惜しい書き方：「見積」「その他」「重要」

良い書き方：「A社／機械の見積／◯年◯月〜」「B社／納期の変更／◯年◯月〜」

「見積」だけでは、どの会社の見積かが分かりません。「その他」「重要」は、入れた日には意味が分かりますが、何週間か後には、開けてみないと中身が分かりません。良い書き方は、開けなくても、誰の・何の・いつからの書類かが読めます。

背に取引先名を書くと、通りかかった人にも、どの会社と取引があるかが読めます。来客が通る場所に机がある職場や、背に取引先名を書かない決まりの職場では、番号や記号で書き、対応の表を別に持つやり方もあります。会社の決まりに合わせます。

道具を選ぶときに比べる点

分け方と並べ方が決まると、何がいくつ足りないかが分かります。先に、会社の備品を確かめます。クリアファイルやファイルが、備品として置いてある会社もあります。総務か先輩に「個別フォルダは、備品にありますか」と聞きます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

比べるときの軸は、3つです。

大きさ。入れる書類の大きさと、置く場所の内側の寸法を、先に測ります。A4の書類を入れるなら、入れ物の内側がA4より大きいかを見ます。A4の寸法は、辞書（デジタル大辞泉「A4判」）に「210ミリ×297ミリの大きさ」とあります。クリアファイルやフォルダに入れると一回り大きくなるので、「A4のファイルが入る」と書かれているかも見ます。

中が見えるか。透明な入れ物は、開けなくても中が分かります。その一方で、顧客の名前や金額が外から読めます。持ち出す書類には、中が見えにくい物を使う、一番外側に白い紙を一枚入れる、などのやり方があります。

出し入れの回数。毎日出し入れする書類を、とじるファイルに入れると、そのたびに金具を開けることになります。いま動いている件は、はさむだけの物に入れ、終わった件をとじる、という分け方もあります。穴をあけてはいけない書類（原本など）があるので、とじる前に確かめます。

場面で変わるところ：捨てる前・持ち出すとき・担当が替わるとき

捨てる前に確かめること

終わった件の書類が増えてくると、捨てたくなります。捨てる前に、次の4つを確かめます。自分の判断だけで捨てません。

1. 残す決まりがある書類ではないか。書類によっては、残す期間が決まっています。経理・総務か上司に、「この書類は、いつまで残す決まりですか」と聞きます。
2. 原本か、写しか。原本は、手元で捨てません。保管する部署に渡します。
3. データが、会社の仕組みに残っているか。紙しか無い書類を捨てると、戻せません。
4. 捨て方。顧客の情報が書かれた書類は、会社の決まりどおりに捨てます。ふつうのごみ箱に入れてよいかは、自分で決めません。

聞くときは、書類を見せながら聞くと早く済みます。「終わった件の見積書の控えが、これだけあります。残す物と、捨ててよい物を教えてください。捨てるときは、どこへ出せばよいでしょうか」（説明用の例です）。

外出のときに持ち出す書類

持ち出す書類は、その日の訪問に使う分だけにします。ファイルごと全部を持つと、落としたり置き忘れたりしたときに、関係のない会社の書類まで外に出ます。

• 出かける前に、持ち出す書類を数える。戻ったら、同じ数があるかを見る
• 訪問先ごとにクリアファイルを分ける。A社の机の上で、B社の書類が見えないようにする
• 電車や飲食店で、書類を広げない。かばんを網棚や座席に置いたまま離れない
• 直接帰る日に、書類を家へ持ち帰ってよいかは、会社の決まりを先に確かめる

かばんの中での分け方は、営業のかばんの選び方にまとめています。

担当が替わるとき・休むとき

書類が件ごとにまとまっていると、引き継ぎは、ファイルを渡して説明するだけになります。背に取引先名と件名が書いてあれば、受け取った人が、後から自分で探せます。ファイルと一緒に渡すメモの書き方は、引き継ぎメモにまとめています。

商談や打ち合わせの記録は、決まったこと・担当・期限が先に書いてあると、後で読む人が助かります。書き方は、議事録の書き方にまとめています。上司へ出す報告の形は、報告書の書き方を見てください。

惜しい例と良い例、迷いやすい判断、見つからなかったあと

お客様から電話が来たときの例です。説明用の例です。

惜しい例：「見積」と書いたファイルを開き、何社分もの見積書の控えを一枚ずつめくって、A社の物を探す。見つかったが、出し直す前の古い控えだった。

良い例：「A社／機械の見積」と書いたフォルダを出す。一番手前に、最後に出した控えがある。古い控えには「◯月◯日に出し直し」と書いてある。

惜しい例は、書類の種類で分けています。見積書は一か所にありますが、A社の件の議事録は別の場所にあり、どれが新しい見積かも分かりません。良い例は、件ごとにまとまり、新しい紙が手前、と決まっています。

判断1：一つの紙が、二つの件に関わるときは？

基準は、次に使うのは、どちらの件かです。そちらに入れ、もう一方には、「◯◯の件のフォルダに、◯月◯日の議事録あり」と書いたふせんを入れます。写しを取って両方に入れる方法もありますが、写しを増やしてよいかは、会社の決まりに合わせます。

判断2：紙で残すか、データだけにするか？

自分では決めません。紙とデータのどちらを正にするかは、会社の決まりです。確かめた上で、データが正の書類なら、手元の紙は「確認用」と割り切れます。確認用の紙は、件が終わったら、会社の決まりどおりに捨てられるかを聞きます。

判断3：カタログは、何部まで手元に置く？

基準は、今週の訪問で配る数に、少し足した数です。多く持つほど、版が古くなったときに入れ替える手間が増えます。新しい版が出たら、古い版を机から外します。古い版をどうするかは、先輩に聞きます。

判断4：整理に、どのくらい時間をかける？

一度に全部を終わらせようとしなくて構いません。基準は、いま動いている件が、取引先名を言われてすぐ出せるかです。そこまでできれば、終わった件と保管は、週に一度、決めた時に少しずつ進めます。

必要な書類が見つからなかったあと

その場では：お客様や上司を待たせているなら、探し続ける前に、相手に伝えます。「確認して、◯時までに折り返します」と時刻を言います。記憶で金額や納期を答えません。次に、探す順を決めます。机の上、かばんの中、引き出し、の順に見て、無ければ、会社の仕組みにデータが残っていないかを見ます。送ったメールに、書類が添付されていることもあります。

顧客の情報が書かれた書類を、社外でなくしたかもしれないときは、探すより先に上司に報告します。その先の動きは、会社の決まりに従います。自分だけで探し続けて、報告が遅れることのほうが、後で困ります。

後の記録：見つかった場所と、そこにあった理由を書きます。「A社の見積の控えが、B社のクリアファイルにはさまっていた。同じ日に2社を回り、戻ってから分けなかった」のような形です（説明用の例です）。次に変えることを、一つ決めます。「訪問先ごとにクリアファイルを分け、戻った日に件のフォルダへ入れる」のように、動きで書きます。誰が・いつ・何を、の形で書く方法は、5W1Hとはにまとめています。

今日やることは一つです。手元の書類から、いま動いている件だけを抜き出し、件ごとに1つにまとめて、背に取引先名と件名を書いてください。机の上の置き場所は、デスク周りの収納、約束の日時を書き留める道具は、ビジネス手帳の選び方にまとめています。