オンライン商談のコツ：前日までの準備4つと、始め方・終わり方・つながらないときの動き

オンライン商談とは：辞書の意味と、対面との違い

「オンライン」は、辞書では「端末がインターネットなどの通信回線に接続されていること。」（デジタル大辞泉「オンライン」）と説明されています。「商談」は、「商売上の話し合い。取引に関する相談。」（デジタル大辞泉「商談」）です。合わせると、通信回線でつないで行う商売上の話し合い、ということになります。

使う道具には、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams などがあります。この記事では、特定の道具を薦めません。機能の説明は、それぞれの公式ヘルプに書いてある文を引きます（2026年10月4日に確認）。画面や機能は変わることがあるので、使う前に公式ヘルプを見てください。

聞くこと、話す順番、決めることは、対面の商談と同じです。聞き方は商談ヒアリング、話す順番はプレゼンのコツにまとめています。違うのは、相手に届く範囲です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

なぜ準備が要るのか。対面ならその場で補えることが、画面ごしでは補いにくいからです。声が届かなければ、説明そのものが始まりません。

この記事では、前日までの準備を4つに分けます。つなぐ道具の確かめ、資料の映し方、背景と音、相手への案内メールです。

準備1・2：つなぐ道具の確かめと、資料の映し方

準備1：つなぐ道具を、自分で一度試す

先に、3つを確かめます。どの道具を使うか（相手の指定か、自分の会社のものか）。会議を作るのはどちらか。会社のパソコンで、その道具を使ってよいか。

次に、当日と同じ場所、同じ機器で、音・映像・画面の共有を試します。次の表は、3つの道具の公式ヘルプにある説明です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

出典は、Zoom サポート「Zoomミーティングのオーディオ設定をテストする」、Zoom サポート「Zoomで画面またはデスクトップを共有する」、Google Meet ヘルプ「映像と音声を接続する」、Google Meet ヘルプ「ビデオ会議中にプレゼンテーションを行う」、Microsoft サポート「Microsoft Teams 会議の音声設定を管理する」、Microsoft サポート「Microsoft Teams 会議でコンテンツを表示する」です。

なぜ先に試すのか。当日の初めを「聞こえますか」のやり取りに使うと、相手の時間がそのぶん減るからです。一人で試せる機能もありますが、できれば先輩に相手役を頼みます。自分の声と顔が相手にどう届くかは、相手の側でしか分かりません。

相手が作った会議に入るときは、もう一つ確かめます。画面を共有できるかどうかです。Zoom のヘルプには、「ホストは、参加者の画面共有機能を有効または無効にすることができます。」と書かれています。共有できない設定のまま当日を迎えると、資料を映せません。案内への返信で、先にお願いしておきます。

準備2：映す資料を、先に開いておく

画面の共有では、映す範囲を選べます。表のとおり、画面全体か、特定のウィンドウか、です。資料のウィンドウだけを選ぶと、ほかの画面が相手に映りにくくなります。

始める前に、映す資料を開き、ほかは閉じます。メール、チャット、ほかの会社の見積書などです。画面全体を共有したときに、相手に見せられないものが映るのを防ぎます。

音にも気をつけます。Teams のヘルプには、音声を共有したときについて、「通知を含むコンピューターからのすべてのサウンドが会議で聞こえます。」と書かれています。通知の止め方は、パソコンの説明を見て、前日に確かめます。

資料は、前日までにメールでも送ります。理由は2つあります。相手の回線が不安定でも、手元で見られること。相手が社内で説明するときに、そのまま使えることです。

準備3・4：背景と音、相手への案内メール

準備3：背景と音を整える

背景。カメラをつけて、映る範囲を見ます。ホワイトボードの書き込み、机の上の書類、ほかの会社の名前が入った物は、映らない所へ動かします。

背景をぼかす機能に、任せきりにしません。Teams のヘルプには、「背景をぼかしたり入れ替えたりしても、通話や会議の他の人に機密情報が見られるのを防ぐことができない場合があります。」と書かれています。（Microsoft サポート「Microsoft Teams 会議で背景を変更する」）映る範囲そのものを片づけるほうが確かです。机の片づけ方はデスク周りの収納にまとめています。

明るさ。顔が暗く映るなら、座る向きや照明の位置を変えて、もう一度映りを見ます。

音。周りの話し声が入らない場所を選びます。会議室を使うなら、先に予約します。試したときに声が響くなら、機器を替えて試し直します。Google Meet のヘルプには、「使用するマイクと外部スピーカーの機器の組み合わせが適切でない場合、エコーが発生することがあります。」と書かれています。イヤホンやヘッドセットに替えるのは、その一つの方法です。

準備4：相手への案内メール

こちらが会議を作るときは、案内メールを送ります。書くことは6つです。日時（始まりと終わり）。使う道具。入り方（URLなど）。こちらの参加者。当日の資料。そして、つながらないときの連絡先です。

なぜ連絡先を書くのか。つながらないとき、相手は会議の画面の中では連絡できないからです。電話番号が一つあれば、数分で次の動きを決められます。

件名：【オンライン商談のご案内】◯月◯日（◯）14時〜　◯◯のご提案（B社 山田）

A社　佐藤様

いつもお世話になっております。B社の山田です。◯月◯日のお打ち合わせについて、ご案内いたします。

日時：◯月◯日（◯）14時〜15時

方法：Zoom（下のURLからお入りください）

URL：（会議のURL）

参加者：山田、佐藤（上司）の2名

資料：提案書を添付いたします。当日は、画面にも映してご説明します。

つながらない場合：山田の携帯（000-0000-0000）にお電話ください。こちらからも、佐藤様の代表番号へお電話します。

どうぞよろしくお願いいたします。

これは説明用の例です。日程を決めるまでのやり取りは、日程調整メールの書き方にまとめています。

始め方と終わり方

始め方：資料の前に、4つを確かめる

1. 声と映像が届いているかを聞く。「B社の山田です。こちらの声は、届いていますでしょうか」。届いていないまま話し始めるのを防ぎます。
2. 参加者を伝える。画面に映っていない人が同席しているなら、名前を言います。相手の側にも、映っていない方がいないかを尋ねます。
3. 時間と、今日決めたいことを言う。「本日は15時までお時間をいただいています。ご提案の内容と、始める時期をご相談させてください」。
4. 映す前に、ひとこと言う。「資料を画面に映します。見えましたら、教えてください」。相手の返事を待ってから、説明に入ります。

惜しい始め方：「では、資料を共有しますね。まず1ページ目ですが…」

良い始め方：「こちらの声は届いていますでしょうか。本日は15時までお時間をいただいています。資料を画面に映しますので、見えましたら教えてください」

これは説明用の例です。惜しい始め方は、届いているかを確かめていません。相手が「聞こえません」と言い出せないまま、数分が過ぎることがあります。

話しているあいだは、区切りごとに止まります。画面ごしでは、相手のうなずきや手元の動きが見えにくいからです。「ここまでで、ご不明な点はありますか」と聞き、返事を待ちます。

終わり方：切る前に、声に出して確かめる

オンラインは、切った時点で終わります。終わりの時刻の少し前に、説明を止めます。そして、決まったことと、次に誰が何をいつまでにやるかを、声に出して確かめます。

惜しい終わり方：「本日はありがとうございました。では、失礼いたします」

良い終わり方：「最後に確認させてください。私が金曜までに、見積書をメールでお送りします。佐藤様は、来週の会議でご検討くださる。この2つで合っていますでしょうか」

これは説明用の例です。良い終わり方は、宿題と期限を相手と一緒に確かめています。食い違いがあれば、その場で直せます。

終わったら、その日のうちにメールを送ります。書くのは、決まったこと、次にやること、映した資料です。書き方は議事録の書き方にまとめています。

場面で変わるところと、つながらないときの動き

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

つながらないときの動き

1. 先に、電話で連絡する。直そうとして黙ったままにしません。「B社の山田です。こちらの音声が届いていないようです。入り直しますので、少しお待ちいただけますか」と伝えます。
2. 入り直す。機器を選び直す。会議から出て、もう一度入ります。マイクとスピーカーが、使いたい機器になっているかを見ます。
3. 映像を止めて、音だけにする。Google Meet のヘルプでは、受信の設定の「音声のみ」が、「映像を表示せず、使用するデータ量を最小限にします。」と説明されています（Google Meet ヘルプ「画質と音質の改善」）。資料は、事前に送ったものを手元で見てもらいます。
4. 電話で入れるかを確かめる。Zoom のヘルプには、「ミーティングのオーディオに接続するには、コンピュータ経由で参加するまたは電話で参加するという2つの方法があります。」とあります。Teams のヘルプには、「会議出席依頼に電話番号と会議 ID が表示されている場合は、会議にダイヤルインできます。」とあります。Google Meet のヘルプには、「参加用電話番号は、管理者がダイヤルイン機能を有効にした場合にのみ追加されます。」と書かれています（Microsoft サポート「Microsoft Teams で会議に参加する」、Google Meet ヘルプ「会議に参加する」）。使えるかどうかは会議の設定で違うので、案内の文面を見ます。
5. 続けられなければ、日を改める。「本日は接続が安定しないため、日を改めさせてください。資料はこのあとメールでお送りします」と伝えます。出し直しの書き方は、日程調整メールにあります。

どこまで粘るかに、決まりはありません。目安は、相手の時間を使い続けないことです。直らないまま待たせるより、早めに音だけに切り替えるか、日を改めます。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：カメラは、つけたほうがよい？

公的な決まりは見当たりません。基準は、こちらはつけ、相手には求めないことです。顔が見えると、だれが話しているかが相手に分かります。相手がカメラを切っていても、理由を聞きません。案内メールに「こちらはカメラをつけて参加します。佐藤様は、ご都合に合わせてください」と書いておくと、相手は迷わずに済みます（説明用の例です）。

判断2：録画や録音を、してよい？

基準は、相手の了承と、会社の決まりの両方があるかです。黙って録りません。頼むなら、初めに「記録を正確に残すため、録画させていただいてもよろしいでしょうか」と聞きます（説明用の例です）。断られたら、メモで残します。録ったものをどこに置き、だれが見られるかは、会社の決まりに従います。

判断3：相手が指定した道具を、使ったことがないときは？

基準は、前日までに、自分で一度入ってみることです。アプリを入れなくても、ブラウザから使える場合があります。Teams のヘルプには、「Web 用 Teams では、Google Chrome または最新バージョンの Microsoft Edge を使用して画面を共有できます。」とあります。会社のパソコンにアプリを入れてよいかは、自分で決めず、先輩か担当の部署に聞きます。

失敗1：見せるつもりのない画面を、映してしまった

その場では：すぐに共有を止めます。「失礼しました。いったん共有を止めます」と言い、資料だけを開き直してから、もう一度映します。言い訳は足しません。

後の記録：何が、どのくらいの時間映ったかを書きます。ほかの会社の情報や、社外に出せない資料が映ったなら、自分だけで済ませず、その日のうちに上司へ報告します。次からは、始める前に、資料のほかを閉じます。

失敗2：マイクが切れたまま、話していた

その場では：「失礼しました。マイクが切れていました。料金のご説明から、もう一度お話しします」と、戻る場所を言ってから話し直します（説明用の例です）。どこから届いていなかったかは、相手に聞きます。

後の記録：「説明の途中でマイクが切れていた。次からは、話し始める前に、マイクの表示を見る」と書きます。

今日やることは一つです。次のオンライン商談の案内メールに、つながらないときの連絡先を書き足してください。