PDCAとは：営業の一週間を、計画・実行・確かめる・直すの順で見直す型

PDCAとは：計画・実行・評価・改善をくり返す型

PDCA（ピーディーシーエー）は、「PDCAサイクル」とも呼ばれます。辞書では、次のように説明されています。「生産・品質などの管理を円滑に進めるための業務管理手法の一。（1）業務の計画（plan）を立て、（2）計画に基づいて業務を実行（do）し、（3）実行した業務を評価（check）し、（4）改善活動（act）が必要な部分はないか検討し、次の計画策定に役立てる。」（デジタル大辞泉「PDCAサイクル」）

同じ語釈に、名前の由来も書かれています。「PDCAは、plan-do-check-act（action）の略」です。4つめは、Act と書かれることも、Action と書かれることもあります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

大事なのは、4つめで終わらない点です。語釈の最後に「次の計画策定に役立てる」とあるように、直したことを次の計画に入れて、もう一度回します。別の事典も、「最後のActの実施を受け，次のPDCAサイクルのPlanに繋げることで，継続的に業務改善を実施していく。」（百科事典マイペディア「PDCAサイクル」）と説明しています。「サイクル」と呼ばれるのは、このためです。

由来については、事典に次の説明があります。「アメリカやヨーロッパでは、この考え方を提唱した統計学者デミングWilliam Edwards Deming（1900―1993）にちなんで、デミングサイクル、デミングホイールともよばれる。」（日本大百科全書（ニッポニカ）「PDCAサイクル」）

辞書の説明のとおり、もとは生産や品質の管理の言葉です。会社全体や部署の計画に使われることもあります。この記事では、そこまで広げません。営業初心者が、自分の一週間の仕事を見直す型として使う場面だけを扱います。

初めのうちは、毎日忙しく動いて、金曜の夕方に「今週は何をしたのだろう」と思うことがあります。動いた量はあるのに、何が良くて、何を変えればよいのかが言えない。PDCAは、その一週間を4つに区切って、言葉にするための型です。

営業の一週間に当てはめる

一週間に当てはめると、4つは次のようになります。右の列は説明用の例で、数字も例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

手順にすると、次の5つです。下の実践シートと同じ並びです。

1. 週の初めに、訪問先と目的を書く。「A社を訪問」だけでは、行けば達成になってしまいます。「A社で、次の打ち合わせの日を決める」のように、その訪問で何ができたら良いかまで書きます。目的が書いてあると、週の終わりに「できた・できなかった」を比べられます。
2. 動いた日に、事実を一行残す。訪問の後や一日の終わりに、「誰に会い、何を話し、何が決まったか」を書きます。週の終わりにまとめて思い出そうとすると、月曜のことは思い出しにくくなります。
3. 週の終わりに、数える。予定表と一行メモを見ながら、訪問の数、次の約束の数、見積の数などを数えます。数える物は、次の章にまとめています。
4. 予定と違った所を一つ選び、理由を事実で書く。「頑張りが足りなかった」ではなく、「木曜に社内の急ぎの仕事が入り、2件行けなかった」のように、起きたことで書きます。気持ちで書くと、次に変えることが「もっと頑張る」しか出てこなくなります。
5. 来週変えることを、一つ決める。決めたことは、来週の計画の一行目に書きます。ここで次の計画につながり、一回りします。

かける時間は、長くなくて構いません。週の終わりに、予定表を開いて数える所から始めます。予定を書く道具に迷うときはビジネス手帳の選び方、一日の記録には営業日報テンプレートが使えます。

「確かめる」に使う材料：自分で数えられるもの

4つのうち、いちばん抜けやすいのが「確かめる」です。「今週はまあまあだった」「うまくいかなかった」という感想で終わると、来週何を変えればよいかが決まりません。確かめるには、材料が要ります。

初めのうちは、売上や受注のような結果の数字は、自分の動きだけでは変わりにくく、一週間では動かないこともあります。そこで、自分の行動で、自分で数えられるものを材料にします。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

数字は、一つか二つで足ります。全部を毎週数えようとすると、数えること自体が負担になり、続きません。数えた数字には、「予定表で数えた」「記憶で数えた」のように、数え方を添えます。後で見返したときに、その数字をどこまで頼ってよいかが分かります。

材料を残していないと、後から確かめようがありません。この「営業ノート」を運営するウッシは、初めて受けたメーカーの1か月の研修の報告会で、「毎日がんばりました」としか言えず、何も数字で示せなかったと振り返っています（「頑張りました」しか報告できなかった研修）。確かめる材料は、週の終わりに作るものではなく、動いた日に残すものです。

数字が小さいことは、気にしなくて構いません。ここで数えるのは、人と比べるためではなく、先週の自分と比べるためです。数えた行動を、面談や自己評価の「実績」として書く方法は、営業実績の書き方にまとめています。

うまく回らない3つの理由

「PDCAを回そう」と言われて始めても、数週間で止まることがあります。止まる理由は、だいたい次の3つです。どれも、直し方があります。例は説明用です。

理由1：計画が大きすぎる

「今月の売上目標を達成する」「新規のお客様を増やす」は、一週間の計画としては大きすぎます。週の終わりに比べようとしても、できたのかどうかが分かりません。

惜しい例：「今週は、新規の開拓を頑張る」

良い例：「今週は、新しい会社5社に電話をかけ、資料を送ってよいかを聞く」

良い例は、件数と、相手にしてもらうことが入っています。金曜に「5社のうち何社にかけたか」「何社が送ってよいと言ったか」を数えられます。計画は、自分の行動で、数えられる形にします。

理由2：確かめる材料を残していない

週の終わりに振り返ろうとしても、記録が無いと、覚えているのは最後の一日と、いちばん印象に残った一件だけです。それをもとに決めると、たまたまの一件に引っぱられます。

惜しい例：「今週は、あまり訪問できなかった気がする」

良い例：「訪問は8件（予定10件）。行けなかった2件は、どちらも木曜。社内の急ぎの見積作成が入った」

良い例は、数と、日と、理由が事実で書かれています。ここまで分かると、「急ぎの仕事が入ったとき、どちらを先にするかを上司に聞く」という次の動きが出てきます。

理由3：直すことが多すぎる

振り返ると、直したい所がいくつも見つかります。全部を来週の目標にすると、どれも中途半端になり、次の週に「何が効いたのか」も分からなくなります。

惜しい例：「来週は、訪問を増やし、準備を早くし、メールの返事も早くし、提案の仕方も変える」

良い例：「来週は、案内をした訪問の終わりに、次に連絡する日を聞く。これ一つにする」

一つに絞ると、やったかどうかが自分で分かります。次の週に、次の約束の数が変わったかも比べられます。残りの直したい所は、消さずにメモに残し、次の週以降の候補にします。

場面で変わるところと、上司への報告とのつなげ方

数える物と、計画の書き方は、仕事の形で変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

上司への報告に、そのまま使う

一週間のPDCAは、自分だけの記録で終わらせず、上司への報告に使えます。4つは、報告の順番に並べ替えられます。

1. 結論：今週の数字（確かめる）
2. 事実：予定と違った所と、その理由（計画と実行の差）
3. 自分の考え：来週変えること（直す）
4. お願い：上司に決めてほしいこと、聞きたいこと

惜しい報告：「今週も、いろいろ回りました。来週も頑張ります」

良い報告：「今週の報告です。訪問は8件で、予定より2件少なくなりました。木曜に急ぎの見積作成が入ったためです。次の約束は3件です。来週は、訪問の終わりに次の連絡日を聞くことを試します。行けなかった2件を火曜に回してよいか、ご確認いただけますか」（説明用の例です）

惜しい報告は、上司が次に何を言えばよいかが分かりません。良い報告は、数字と理由と自分の案があるので、上司は「それでよい」か「こう変えて」と答えられます。報告の順番そのものは、報連相とはで説明しています。書面で出すときは報告書の書き方、抜けの確かめには5W1Hとはが使えます。

迷いやすい判断と、回せなかったあと

判断1：一週間ではなく、一日や一か月で回してもよい？

構いません。区切りの長さに、決まりはありません。目安は、数える物が、その期間で数件たまるかどうかです。訪問が週に数件なら、一日では比べる数が足りず、一週間か二週間が向いています。電話を一日に何件もかける仕事なら、一日ごとでも回せます。会社に週報や月報の決まりがあれば、その区切りに合わせると、報告と重ねて使えます。

判断2：数字が悪かった週は、計画を変える？ 動き方を変える？

先に、計画どおりに動けたかを見ます。動けなかったのなら、変えるのは計画の立て方（件数や曜日の置き方）です。計画どおりに動けたのに、次の約束や見積が増えなかったのなら、変えるのは動き方（聞くこと、案内の順番、終わり方）です。一週間だけでは、たまたまのこともあります。同じことが二週続いたら変える、と決めておくと、毎週やり方が変わることを防げます。

判断3：上司から数字の目標が決められているときは？

上司から示された目標は、自分で変えられません。自分の一週間のPDCAは、その目標に向かうための自分の行動について回します。「目標に届かなかった」で終わらせず、「訪問は何件で、次の約束は何件だったか」まで分けて書きます。目標そのものが今の自分に合っていないと感じたら、数えた数字を持って相談します。聞き方の例です。「この3週間の訪問と見積の数です。この数で、目標に届く見込みがあるか、見ていただけますか」（説明用の例です）。

判断4：「OODA」という型も聞くけれど、どう違う？

OODA（OODAループ）は、辞書に「合理的な意思決定を円滑に進めるための業務管理手法の一。（1）情勢を観察（observe）して、（2）方針（orient）を定め、（3）意思決定（decide）したのち、（4）行動（act）する。」（デジタル大辞泉「OODAループ」）とあります。語釈を比べると、PDCAは「計画」から始まり、OODAは「観察」から始まります。どちらが優れているかを決める公的な基準は、見当たりません。一週間の仕事を数えて見直す、という使い方なら、この記事の手順で足ります。

回せなかったあと1：一週間、何も書けなかった

その場では：さかのぼって全部を埋めようとしません。予定表を開き、訪問の件数だけを数えて、一行書きます。「訪問6件。記録なし」でも、ゼロよりは次の週に比べる材料になります（説明用の例です）。

後の記録：書けなかった理由を、事実で書きます。「一日の終わりに書くつもりで、帰りが遅くなった。次からは、訪問の直後に、車や駅で一行だけ書く」のように、書く時点を変えます（説明用の例です）。

回せなかったあと2：計画どおりに、ほとんど動けなかった

その場では：自分を責める前に、何に時間を使ったかを予定表で確かめます。急ぎの社内の仕事、クレームの対応、移動などが出てきます。それも事実です。お客様への約束が守れていない物があれば、振り返りより先に、上司へ伝えます（営業で失敗したとき）。

後の記録：来週の計画を、今週実際に動けた件数に合わせて書き直します。計画を小さくするのは、後ろ向きなことではありません。守れる計画にして、初めて比べられます。

回せなかったあと3：何週間も空いてしまった

その場では：空いた週を取り戻そうとせず、今週から始め直します。直すことは、「金曜の帰る前に、予定表を開いて訪問を数える」の一つにします。

後の記録：続かなかった形を、一行で残します。「項目を増やしすぎた」「書く時間を決めていなかった」などです。なお、振り返るたびに気持ちが沈む、眠れない日が続く、というときは、見直しの型の話ではありません。営業を続けるか迷ったらを先に読み、人に相談してください。

今日やることは一つです。今週の予定表を開いて訪問を数え、予定と比べて、来週変えることを一つ書いてください。

振り返りで見る数字の決め方は、KPIとはにまとめています。