KPIとは：営業の初心者が、自分の一週間に当てはめる4つの手順

KPIとは：辞書の意味

KPIは、英語の key performance indicator の頭文字です。辞書では、次のように説明されています。

「企業などの組織において、個人や部門の業績評価を定量的に評価するための指標。」（デジタル大辞泉「KPI」）

同じ項には、日本語の言い方として「重要業績評価指標。」が載っています。少し固い言葉なので、一つずつ見ます。指標は、「物事を判断したり評価したりするための目じるしとなるもの。」（デジタル大辞泉「指標」）です。定量的は、「数値・数量で表せるさま。」（デジタル大辞泉「定量的」）です。

合わせると、KPIは仕事ぶりを、数字で見るための目じるしです。これは、辞書の説明をもとにした、この記事での言い方です。

辞書の説明には、続きがあります。

「達成すべき目標に対し、どれだけの進捗がみられたかを明確にできる指標が選択される。」

「これをもとに、日々の進捗把握や業務の改善などが行われる。」

進捗（しんちょく）は、「物事がはかどること。」（デジタル大辞泉「進捗」）です。この2つの文から、3つのことが分かります。

• 目標が先にある。KPIは、目標に対する進み具合を見るものです。目標が決まっていないと、何を数えればよいかも決まりません。
• 進み具合が分かる数字を選ぶ。数えられるものなら何でもよい、というわけではありません。
• 見て終わりにしない。数字は、日々の進み具合をつかみ、やり方を直すために使います。

KPIは、もとは会社や部門の単位で使われる言葉です。何をKPIにするかは、会社が決めていることがあります。その場合は、会社の決まりが先です。この記事では、営業を始めたばかりの人が、自分の一週間を見るために使う方法を説明します。

KGIとの違い：最終的な成果と、途中の進み具合

KPIと並んで出てくる言葉に、KGIがあります。key goal indicator の頭文字です。辞書では「企業などの組織において、個人や部門が達成すべき最終的な成果を定量的に表した指標。」（デジタル大辞泉「KGI」）と説明されています。続けて、「売上高や利益額のように具体的に定義できるものが選択される。」とあります。日本語の言い方は「重要目標達成指標。」です。

2つの違いについて、百科事典には次の説明があります。

「KGIが1年や5年といった長期間を対象とするのに対し、KPIは短期間で結果のわかる数値を指標にするという違いがある。」（ニッポニカ「KPI」）

同じ項には、KPIは「日次、週次、月次など一定期間ごとに数値をチェックして」進み具合を見る、という説明もあります。整理すると、次の表のようになります。左の2列は辞書の説明、右の列はこの記事での例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

営業を始めたばかりの時期は、売上や受注のような結果の数字が、一週間では動かないことがあります。結果だけを見ていると、今週の動きが合っていたのかどうかを、確かめる材料がありません。途中の数字を見るのは、そのためです。

ただし、途中の数字が増えれば、結果も増えるとは限りません。選んだ数字が、結果につながっていないこともあります。そのため、数字を決めたあとも、週に一度見て、選び方が合っているかを確かめます。

自分の一週間に当てはめる4つの手順

手順1：結果の数字を一つ決める

最初に決めるのは、行動の数字ではなく、行き先になる結果の数字です。会社や上司から渡された目標があれば、それを使います。「今月の受注3件」「今月の新しい見積もり4件」のような形です（説明用の例です）。

渡されていないときは、自分で作らず、上司に聞きます。「私が今月、いちばん見ておくべき数字は何でしょうか」（説明用の例です）。自分で決めた行き先が、会社の見ている方向と違うと、数えた手間がむだになるからです。

決めるときは、何を・いつまでに・いくつの3つをそろえます。「売上を伸ばす」には、期限も数もありません。これでは、あとで届いたかどうかを確かめられません。

手順2：そこへ至る行動の数字を選ぶ

次に、結果の数字から、手前へさかのぼります。辞書では、逆算は「逆の順序で、さかのぼって計算すること。」（デジタル大辞泉「逆算」）と説明されています。

たとえば、受注の前には、見積もりがあります。見積もりの前には、困り事を聞けた訪問があります。訪問の前には、約束を取る電話やメールがあります（説明用の例です）。会社や商品によって、この道すじは違います。自分の仕事の道すじは、先輩に聞いて書き出します。

道すじが書けたら、その中から、行動の数字を選びます。基準は3つです。

1. 自分の行動で、増やしたり減らしたりできる。相手の返事しだいの数字だけにすると、今週なにを変えればよいかが決まりません。
2. 一週間で数えられる。月に一度しか起きないことは、週に一度見ても、変化が分かりません。
3. 結果につながる理由を、一文で言える。「見積もりは2回目の訪問のあとに出すことが多いので、次の約束を増やす」のような一文です（説明用の例です）。

数は、一つか二つにします。多いと、数えること自体が仕事になり、続きにくくなります。数えられる材料の例は、PDCAとはの「確かめるに使う材料」にまとめています。

手順3：数え方を決める

同じ「訪問3件」でも、数え方が決まっていないと、週によって中身が変わります。決めるのは、次の3つです。

• 何を1件と数えるか。「次に会う日時が決まった訪問を1件と数える。『また連絡します』で終わった訪問は数えない」のように、数えないものまで書きます（説明用の例です）。
• どこで数えるか。予定表、電話の発信の履歴、送ったメールの一覧など、あとから見直せる場所を決めます。記憶で数えると、週の終わりに数字があいまいになります。
• いつ書くか。動いたその日に書きます。週の終わりにまとめて思い出そうとすると、抜けが出ます。

数え方を途中で変えたら、「今週から、電話で決まった約束も数える」と、変えたことを書き残します（説明用の例です）。書いておかないと、先週と比べたときに、増えた理由を読み違えます。

手順4：週に一度見る

見る曜日と時間を、先に決めます。「金曜の夕方に15分」のような形です（説明用の例です）。決めていないと、忙しい週ほど見なくなります。見るのは、次の3つです。

1. 行動の数字は、いくつだったか。
2. 先週と比べて、増えたか、減ったか。
3. その理由を、事実で一文書けるか。

そのうえで、来週変えることを、一つだけ決めます。いくつも変えると、何が効いたのかが分かりません。計画から見直しまでを回す考え方は、PDCAとはにまとめています。毎日の記録は、日報の書き方の5項目がそのまま使えます。

惜しい例と良い例、場面で変わるところ

決め方を、並べて見てみます。どちらも説明用の例です。

惜しい例：「今月は、訪問をもっとがんばる」

良い例：「結果の数字は、今月の新しい見積もり4件。行動の数字は、次の約束が決まった訪問を週に3件。予定表で数え、金曜の夕方に見る」

惜しい例には、数も、期限も、数え方もありません。週の終わりに、がんばれたかどうかを、気分で決めることになります。良い例は、行き先と、途中の数字と、数える場所と、見る日がそろっています。

週に一度見たときの書き方にも、差が出ます。

惜しい例：「今週は1件。少なかった。来週はがんばる」

良い例：「訪問6件のうち、次の約束が決まったのは1件。決まらなかった5件は、帰る前に次の日程を聞いていなかった。来週は、席を立つ前に日程を聞く」

惜しい例は、数字と感想だけです。良い例は、数字・理由になった事実・来週変えることの3つが書かれています。数字そのものは同じ1件でも、次の週の動きが変わります。

仕事の中身によって、選びやすい数字は違います。次の表は一例です。自分の会社の道すじに合わせて、選び直してください。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

それぞれの仕事の進め方は、新規開拓とは、ルート営業、インサイドセールスとはにまとめています。

迷いやすい判断

判断1：「何件なら良い」という目安はある？

この記事では、目安の件数を示しません。商品や相手によって違い、確かな出典が無いからです。比べる相手は、2つです。会社に目標の数があるなら、その数。無いなら、先週の自分の数字です。

上司に聞くなら、自分の数字を添えます。「先週は、次の約束が決まった訪問が1件でした。週に何件を目指せばよいでしょうか」（説明用の例です）。数字があると、上司は答えやすくなります。

判断2：数字にしにくい仕事は、どうする？

お客様との関係づくりや、資料の準備のように、件数にしにくい仕事もあります。基準は、「やった・やらなかった」が、あとから分かる形にできるかです。「訪問の前の日に、前回のメモを読み返したか」なら、訪問ごとに丸を付けて数えられます（説明用の例です）。

それでも数字にならないことは、事実のメモで残します。お客様が言った言葉を、そのまま書きます。数字が少ないときの整理のしかたは、営業実績の書き方にまとめています。

判断3：会社のKPIと、自分で見たい数字が違うときは？

報告に使うのは、会社の決めた数字です。自分で選んだ数字は、手元のメモとして続けて構いません。両方を数えるのが負担なら、上司に見せて聞きます。「会社の数字のほかに、次の約束の件数も数えています。見る数字として、合っていますか」（説明用の例です）。

判断4：行動の数字を、途中で変えてよい？

変えて構いません。基準は、何週か続けて見たうえで、結果とのつながりが見えないかどうかです。一週間だけで変えると、たまたまなのか、選び方が合っていないのかを分けられません。変えるときは、変えた日と理由を書きます。

数え忘れたあと、数字が動かなかったあと

数えるのを忘れた週があった

その場では：記憶で数字を埋めません。予定表や発信の履歴から数えられる分だけを数え、「予定表から数えた」と数え方を添えます。分からない分は、「記録なし」と書きます。

次の週から：書く時刻を一つ決めます。「訪問先を出て、次の移動を始める前に書く」のような形です（説明用の例です）。それでも続かないなら、数字を一つに減らします。

行動の数字は増えたのに、結果が動かない

まず確かめること：数え方が、途中でゆるくなっていないかを見ます。「次の約束」の中に、日時の決まっていないものが混ざっていないか、です。

数え方が同じなら：選んだ数字の、一つ先を見ます。訪問は増えたのに見積もりが増えないなら、訪問の中身に理由があるかもしれません。上司には、数字を見せて相談します。「訪問は週6件に増えましたが、見積もりは増えていません。訪問で何を聞けていないか、見ていただけますか」（説明用の例です）。

報告した数字が、間違っていた

気づいた時点で、報告した相手に訂正を伝えます。「先週の訪問は6件とお伝えしましたが、予定表を数え直すと5件でした。訂正します」（説明用の例です）。数字を良く見せるために、数え方をあとから変えることはしません。数字が合わなくなり、次に何を直せばよいかが、自分でも分からなくなるからです。伝え方は、営業で失敗したときにまとめています。

今日やることは一つです。結果の数字を一つ、行動の数字を一つ決めて、何を1件と数えるかと、見る曜日を書いてください。