退職の挨拶メール：営業が取引先へ送る文例と、書くこと・書かないこと

退職の挨拶で、取引先が知りたいこと

退職が決まった。担当している取引先へ、挨拶を送らなければと思う。けれど、いつ送ればよいのか、退職の理由をどこまで書くのか、後任のことをどう書くのかで、手が止まる。

取引先から見ると、担当者の退職は、仕事の窓口が変わる出来事です。相手が知りたいことは、退職の事情よりも、自分の仕事がこの先どうなるかです。次の4つにまとめられます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

日付について、気をつけることがあります。社内でいう「最終出社日」や「退職日」は、取引先にとって、そのままでは使いにくい日付です。相手に必要なのは、「いつまで自分あてに連絡してよいか」と「いつから後任あてか」の二つです。引き継ぎの都合で、最終出社日より前に、後任へ窓口を移すこともあります。取引先に関わる日付に直して書きます。

この記事は、退職する本人が送る挨拶を扱います。異動で担当が替わるときの前任・後任の挨拶や、後任が最初の訪問でやることは、担当変更の挨拶にまとめています。社内の異動の挨拶は、異動の挨拶を見てください。

送る前に上司に確かめる3つ

退職の挨拶は、文を書く前に決めることがあります。自分だけで決めず、上司に確かめます。

1. 社外に伝えてよい日。退職は、社内で発表される順番が決まっていることがあります。発表の前に取引先へ伝わると、社内の人が、取引先から聞いて知ることになります。上司に「取引先には、いつからお伝えしてよいですか」と聞きます（説明用の例です）。
2. 誰に、どの手段で伝えるか。メールで足りる相手、後任と一緒に訪問する相手、上司から伝える相手を、上司と分けます。取引の大きさや、相手との付き合いの長さで変わるので、自分だけで線を引きません。
3. 後任と、連絡先の切り替わりの日。後任が決まっていないうちに挨拶を送ると、相手は、次の連絡先が分からないまま残されます。後任が未定のときは、当面の連絡先（上司や部署の代表）を上司に決めてもらいます。

時期の考え方は、一つです。会社の発表と上司の指示が先。そのうえで、相手が困らないだけの間があること。何日前に送るか、という日数は、会社や相手との関係で変わるので、ここでは言い切りません。退職の申し出の時期や手続きは、この記事では扱いません。会社の就業規則と、上司に確かめてください。

挨拶の前に、社内の引き継ぎを済ませます。取引先ごとの進行中の件、次の期限、まだ確かめていないことを書いて、後任に渡します。書き方は、引き継ぎメモにまとめています。メモができていれば、挨拶の文に書く材料がそろいます。

送り方：ほかの会社のあて先が、見えないようにする

取引先が多いと、同じ文を一度に送りたくなります。このとき、あて先（TO）やCCに、複数の会社のアドレスを並べて送らないようにします。受け取った人全員に、ほかの会社の名前とアドレスが見えてしまいます。どの会社と取引があるかは、外に出してよい情報とは限りません。

基本は、一社ずつ送ることです。進行中の件は取引先ごとに違うので、一社ずつ書けば、相手に合った文になります。一斉に送る必要があるときは、会社で決まっている送り方に従い、送る前に上司に見てもらいます。BCCに入れて送る方法は、TOやCCと入れ間違えやすいので、自分の判断だけで使わないようにします。

書くことと、書かないこと

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

書かない項目に共通するのは、相手の仕事を進めるのに要らない情報だという点です。理由を詳しく書くと、相手は返事に困ります。不満を書くと、後任がやりにくくなります。

取引先の連絡先や、やり取りの記録など、仕事で知った情報の扱いは、会社の決まりに従います。退職のときに、自分の判断で持ち出したり、私用のあて先へ送ったりしません。

文例：取引先あて・社内あて

次の文例は、すべて説明用の例です。［　］と◯は、自分の内容に置き換えます。上司に確かめて、伝えてよい日が来てから送る前提です。

取引先あて：惜しい例

件名：退職のご挨拶

お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

私事ですが、このたび一身上の都合により、今月末で退職することになりました。

在職中は大変お世話になりました。後任の者からあらためてご連絡いたします。

今後のご連絡は、個人のアドレス（［私用のアドレス］）までいただければ幸いです。

末筆ながら、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

ていねいな言葉で書かれています。それでも、相手が困る点が四つあります。あて名が無く、誰あてのメールかが分からない。「今月末」では、いつまで連絡してよいかが分からない。後任の名前と連絡先が無い。進行中の件に触れていない。私用のアドレスも、会社の決まりを確かめずに書いています。

取引先あて：良い例

件名：退職のご挨拶（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、◯月◯日をもちまして退職することになりました。本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。

◯月◯日（◯）からは、［後任の氏名］が貴社を担当いたします。

現在お出ししているお見積もりの件と、毎月の納品の段取りは、［後任の氏名］に引き継いでおります。お見積もりへのご返事は、◯月◯日（◯）ごろ、［後任の氏名］からあらためて伺います。

◯月◯日（◯）までは、これまでどおり私あてにご連絡ください。それ以降は、下記あてにお願いいたします。

後任：［後任の氏名］（［部署名］）　電話：［会社の番号］　メール：［会社のアドレス］

［担当者名］様には、［納期のご相談に何度も乗っていただいたこと］で、たいへんお世話になりました。心よりお礼申し上げます。

［署名］

4つがそろっています。自分が対応できる最後の日、後任の名前と連絡先、進行中の件を誰がいつ連絡するか、そしてお礼です。お礼は、決まり文句で終えず、その相手との出来事を一つ書いています。

訪問して挨拶する相手には、「メールでのご連絡となりましたこと」の一文を外し、「あらためて、［後任の氏名］と二人でご挨拶に伺いたく存じます。ご都合のよい日時をお聞かせいただけますでしょうか」と入れ替えます。

社内あて：短い例

件名：退職のご挨拶（［部署名］ ［氏名］）

皆様

お疲れ様です。［部署名］の［氏名］です。

私事ですが、◯月◯日をもちまして退職することになりました。本日が最終出社日です。

担当していた取引先は、［後任の氏名］さんに引き継いでいます。在職中のことでお問い合わせがありましたら、［後任の氏名］さんへお願いいたします。

入社以来、たくさんのことを教えていただきました。ありがとうございました。

社内あては、短くて足ります。社内の人に必要なのは、最後の日と、仕事を誰が引き継いだかです。特にお世話になった人には、一斉のメールとは別に、直接か個別のメールでお礼を伝えます。送る日と、あて先の範囲（部署だけか、全社か）は、職場の習慣があるので、上司か先輩に確かめます。

返信をもらったときの返事

取引先から、「お世話になりました」「寂しくなります」という返信が届くことがあります。返事は短くて足ります。お礼と、後任の案内の二つを書きます。

［担当者名］様

温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。［担当者名］様に教えていただいたことは、忘れません。

◯月◯日からは、［後任の氏名］が担当いたします。変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。

返信の中に、仕事の質問や依頼が入っていることもあります。その場合は、挨拶の返事と分けて、すぐに答えるか、後任に渡します。後任に渡すときは、「この件は、［後任の氏名］から本日中にお返事いたします」と、誰がいつ返すかを書きます（説明用の例です）。お礼の返し合いをどこで終えるかは、お礼メールへの返信にあります。

場面で変わるところと、迷いやすい判断

相手との関係や、残りの日数で、伝え方が変わります。次の表は一例です。どの形にするかは、上司と決めます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

判断1：取引先から、退職の理由を聞かれたら？

相手は、話の流れで聞いていることが多く、詳しい答えを求めているとは限りません。「一身上の都合で、退職することにいたしました」と短く答え、すぐに後任と進行中の件の話に移ります（説明用の例です）。

自分で決める基準は、その話が、相手の仕事に関わるかどうかです。関わらない話（会社への不満、待遇、次の仕事の中身）は、聞かれても広げません。「次はどちらへ」と聞かれたときは、「落ち着きましたら、あらためてご挨拶できればと思います」と答える形があります（説明用の例です）。

判断2：「今後も個人的に連絡を取りたい」と言われたら？

その場で私用の連絡先を渡すかどうかは、会社の決まりを確かめてから決めます。決まりが分からないうちは、「ありがとうございます。会社の決まりを確かめてから、お返事いたします」と答えます（説明用の例です）。

上司に聞くときは、「A社の佐藤様から、今後の連絡先を聞かれました。私用の連絡先をお伝えしてよいか、会社の決まりを教えてください」と、誰から何を言われたかを、そのまま伝えます（説明用の例です）。

判断3：メールだけで済ませてよい？ 訪問したほうがよい？

どちらが正しい、という公的な決まりは見当たりません。上司に決めてもらうのが基本です。自分で考えるときの基準は、二つあります。進行中の件があるか。後任を、顔を合わせて紹介したほうが、相手が安心するか。どちらかに当てはまる相手は、訪問の候補として上司に挙げます。

訪問できない相手には、メールに「本来であれば直接お伺いすべきところ」と一文を入れ、後任からの連絡の予定を書きます。

判断4：最終出社日に、まとめて送ればよい？

最後の日に送ると、相手が返信や質問をしようとしたとき、もう自分はいません。相手が、進行中の件を自分に確かめられる間が残っているほうが、引き継ぎの抜けに気づけます。

基準は、伝えてよい日が来たら、後回しにしないことです。上司から「◯日から伝えてよい」と言われたら、進行中の件がある相手から順に送ります。社内あての挨拶は、最終出社日に送る職場もあります。こちらは職場の習慣に合わせます。

挨拶で失敗したとき

失敗1：複数の会社のあて先が、見える形で送ってしまった

その場では：自分で取り消そうとしたり、追いかけておわびのメールを送ったりする前に、すぐ上司に報告します。あて先が見えてしまったことは、挨拶の文の誤りとは別の、情報の扱いの問題です。会社で決まった手順があることが多く、対応は上司と会社が決めます。報告するときは、送った時刻、あて先の数、何が見える状態だったかを伝えます。

後の記録：「一社ずつ送る。あて先を入れた後、送る前に声に出して読む」と書きます。おわびのメールを送ることになったときの書き方は、お詫びメールの書き方にあります。

失敗2：社内の発表より前に、取引先へ伝わってしまった

その場では：雑談の中でつい話してしまった、という場合も含みます。隠さずに、上司へ「◯月◯日、A社の佐藤様に、退職することをお話ししてしまいました」と、誰に・いつ・何を話したかを報告します（説明用の例です）。相手への口止めを、自分の判断で頼むことはしません。その後の対応は、上司に決めてもらいます。

後の記録：「伝えてよい日を上司に確かめてから話す」と書きます。報告のしかたは、営業で失敗したときにまとめています。

失敗3：後任の名前や連絡先、日付を間違えて送った

その場では：相手は、間違った連絡先へ連絡してしまうかもしれません。気づいたら、上司に伝えたうえで、すぐに訂正を送ります。「先ほどのメールに誤りがございました。後任の電話番号は、正しくは［番号］です。申し訳ございません」と、どこが、どう変わるかを書きます（説明用の例です）。

後の記録：何を見て書いたかを書きます。「記憶で書いた。次からは、後任の名刺を見て写し、後任本人に読んでもらってから送る」のような形です（説明用の例です）。

今日やることは一つです。挨拶を送る取引先を一社選び、担当としての最後の日・後任の名前と連絡先・進行中の件の3つを書き出して、いつ・誰から伝えるかを上司に確かめてください。

上司に退職を切り出す前に確かめることは、退職の伝え方にまとめています。