異動の挨拶：取引先と社内へ伝えるメール文例と、口頭の例

異動の挨拶とは：三つの相手に、それぞれ伝える

異動は、辞書では次のように説明されています。デジタル大辞泉（コトバンク）の語釈は、「職場での地位、勤務などが変わること。また、転・退任などの人事の動き。」です。部署が替わる、勤める場所が替わる、役職が替わる、などが当てはまります。

異動が決まると、あいさつをする相手は三つあります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

三つとも「異動のあいさつ」ですが、相手が知りたいことが違います。同じ文を使い回すと、取引先に社内の事情を長く書いたり、社内の人に後任の連絡先が伝わらなかったりします。

この記事は、自分が異動するときのあいさつの全体と、社内へのあいさつを中心に扱います。取引先に向けて、担当が替わることを前任と後任がどう伝えるか（進行中の件の書き方、後任からのメール、最初の訪問）は、担当変更の挨拶にくわしくまとめています。取引先へのあいさつを書く人は、そちらも合わせて読んでください。

会社を辞めるときのあいさつは、伝えることが違います。退職の挨拶メールを見てください。

先に確かめる：伝えてよい時期と順番

あいさつを書く前に、上司に確かめることが三つあります。

1. いつから伝えてよいか。異動は、社内で発表される日が決まっていることがあります。発表の前に、取引先やほかの部署の人へ話してよいかどうかは、会社によって違います。自分で決めず、上司に聞きます。
2. 誰から、どの順番で伝えるか。取引先へは、自分からメールで伝えるのか、後任と訪問するのか、上司が同行するのか。社内へは、朝礼で話すのか、メールを送るのか。
3. 後任と、引き継ぎの日程。後任が誰か、いつまで自分が担当するのか。あいさつに書く材料になります。

なぜ、先に確かめるのでしょうか。発表の前に取引先へ伝わると、社内の人が、取引先から聞いて初めて知る、という順番になることがあります。後任がまだ決まっていない段階で伝えると、相手は「次は誰に連絡すればよいのか」が分からないまま待つことになります。

惜しい聞き方：「異動のこと、もうお客様に言ってもいいですよね」

良い聞き方：「異動の件で、確かめさせてください。取引先と、ほかの部署の方には、いつから伝えてよいでしょうか。A社とB社は、後任の方と一緒に伺いたいと考えています」

どちらも説明用の例です。惜しい聞き方は、答えを決めてから聞いています。良い聞き方は、時期を尋ね、自分の案を添えています。上司は、「発表は来週なので、その後に」「A社は私も行く」と答えるだけで済みます。

伝えてよい日が来るまでは、取引先から「担当は替わらないですよね」と聞かれても、自分の判断で答えません。「担当の体制に変更があるときは、あらためてご連絡します」と答え、聞かれたことを上司に伝えます（説明用の例です）。

あいさつの前に、仕事の引き継ぎを進めます。進行中の件、約束の期限、未確認のことを書いて後任に渡す方法は、引き継ぎメモにまとめています。

伝える項目

あいさつに入れる項目は、相手によって変わります。次の表で、入れる項目を確かめます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

抜けやすいのは、「いつまで自分あてでよいか」です。これが無いと、相手は、今日の用件をどちらに送ればよいか迷います。「◯月◯日までは私あてに、それ以降は［後任の氏名］あてに」と、切り替わる日を書きます（説明用の例です）。

異動先の部署名、後任の名前の漢字、連絡先は、辞令や名刺を見て写します。あいさつの中の誤りは、後任の最初の仕事を、訂正から始めさせてしまいます。

メールの文例：取引先へ、社内へ

文例は、すべて説明用の例です。［　］は、自分の内容に置き換えます。送る前に、上司に見てもらいます。

1. 取引先へ：異動を知らせ、後任を紹介する

件名：異動のご挨拶（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

このたび、◯月◯日付で［異動先の部署］へ異動することになりました。

◯月◯日（◯）からは、［後任の氏名］が貴社を担当いたします。これまでのお取引の内容は、［後任の氏名］に引き継いでおります。

◯月◯日（◯）までは、これまでどおり私あてにご連絡ください。それ以降は、下記あてにお願いいたします。

後任：［後任の氏名］　電話：［番号］　メール：［アドレス］

［担当者名］様には、［具体的にお世話になったこと］で、たいへんお世話になりました。ありがとうございました。

［署名］

異動の日、後任、切り替わる日、お礼の四つが入っています。見積もりや納品など、進行中の件がある取引先には、「その件を、誰が、いつまでに、どうするか」を一文足します。その書き方と、後任から送るメール、二人で訪問するときの話し方は、担当変更の挨拶に文例があります。

お礼の一文は、決まり文句だけにせず、その相手との出来事を一つ書きます。「急な納期のご相談に乗っていただき」のように書くと、相手は、自分に向けて書かれた文だと分かります（説明用の例です）。

2. 社内へ：関係する部署の人へ送る

件名：異動のご挨拶（［部署名］ ［氏名］）

［部署名］ ［相手の氏名］さん

お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。

◯月◯日付で、［異動先の部署］へ異動することになりました。

私が担当していた［仕事の内容］は、◯月◯日から［引き継ぎ先の氏名］さんが担当します。◯月◯日までのご依頼は、これまでどおり私あてにお願いします。

［相手の氏名］さんには、［具体的にお世話になったこと］で、何度も助けていただきました。ありがとうございました。

異動先でも、［関わりのある仕事］でご一緒することがあると思います。引き続き、よろしくお願いします。

［署名］

社内へのメールで大事なのは、引き継ぎ先です。経理、物流、事務など、ふだん仕事を頼み合っている人は、次に誰へ声をかければよいかを知りたいからです。書き出しや敬称（「さん」か「様」か）は、社内のふだんのメールに合わせます。

何人かにまとめて送るときは、宛名を「関係者各位」のように書く形があります。「各位」の使い方は、各位の使い方にまとめています。まとめて送る場合も、特にお世話になった人には、別に一言を伝えます。

3. 新しい部署へ：着任の前後に送る

件名：着任のご挨拶（［氏名］）

［部署名］の皆さま

お疲れさまです。◯月◯日付で［部署名］に配属となりました、［氏名］です。

前の部署では、［地域や商品］の営業を担当していました。

こちらでは、［担当する仕事］を担当します。分からないことが多く、お尋ねすることが多いと思います。

どうぞよろしくお願いいたします。

［署名］

「着任」は、デジタル大辞泉（コトバンク）で「新しい任地に到着すること。また、新しい任務につくこと。」と説明されています。新しい部署へメールを送るかどうか、いつ送るかは、新しい上司に聞きます。初日に口頭であいさつをする場があるなら、メールは要らないこともあります。

メール全体の部品はビジネスメールの書き方、結びの一文はビジネスメールの締めで確かめられます。

口頭の例：最終日と、着任の日

口頭のあいさつは、短くします。聞く人は、仕事の手を止めて聞いています。言うことは、メールと同じ項目から、お礼を中心に選びます。

1. 今の部署で、最終日に言う

「お時間をいただきます。◯月◯日付で、［異動先の部署］へ異動します。今日が、こちらでの最後の出勤です。」

「担当していたお客様は、［後任の氏名］さんに引き継ぎました。引き継ぎのことで分からない点があれば、異動先にいますので、声をかけてください。」

「［具体的に教わったこと］を、皆さんに教えていただきました。ありがとうございました。」

説明用の例です。異動の日と異動先、引き継ぎ先、お礼の順です。お礼は、「お世話になりました」だけで終えず、教わったことを一つ言います。聞いている人は、自分のしたことが役に立ったと分かります。

2. 取引先で、訪問して言う

「本日は、お時間をいただきありがとうございます。メールでお伝えしたとおり、◯月◯日付で異動することになりました。」

「後任の［後任の氏名］です。これまでのお取引の内容は、すべて伝えてあります。」

（後任が名乗る）

「［担当者名］様には、［具体的にお世話になったこと］で、たいへんお世話になりました。ありがとうございました。」

説明用の例です。後任を紹介したら、話の中心を後任に渡します。自分ばかりが話すと、相手は、次からも自分に連絡したくなります。後任が進行中の件を自分の口で言う形は、担当変更の挨拶に例があります。

3. 新しい部署で、着任の日に言う

惜しい例：「［氏名］です。前の部署では、いろいろやっていました。よろしくお願いします。」

良い例：「本日から［部署名］に参りました、［氏名］です。前の部署では、［地域や商品］の営業を担当していました。こちらの仕事は初めてですので、教えていただくことが多いと思います。よろしくお願いいたします。」

説明用の例です。惜しい例は、前に何をしていた人なのかが分かりません。良い例は、名前、前の仕事、これからの姿勢の順に言っています。新しい部署の人は、「何を聞ける人か」「何を教えればよい人か」が分かります。

長さの決め方と、名前を聞き取りやすく言う方法は、簡単な自己紹介の例文の「社内の配属・異動のあいさつ」にまとめています。

場面によって、あいさつの形が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

迷いやすい判断と、失敗したとき

判断1：異動の理由や、自分の気持ちは、言う？

相手に必要なのは、理由よりも、異動の日と、次の連絡先です。「◯月◯日付で［部署名］へ異動することになりました」と、事実だけを書く形がよく使われます。

希望した異動でも、そうでなくても、あいさつの中に不満や内情は入れません。取引先や社内の人は、それを聞いても、どうすることもできないからです。話したい気持ちがあるときは、あいさつの場とは別に、信頼できる人に話します。

判断2：一通で、まとめて送ってよい？

基準は、相手ごとに、書く中身が違うかどうかです。取引先は、進行中の件もお礼の中身も違うので、一社ずつ送ることを基本にします。宛先に複数の会社のアドレスを並べて送ると、ほかの会社に、取引先の名前やアドレスが見えてしまいます。

社内は、同じ内容でよい相手なら、まとめて送る形もあります。部署の習慣に合わせ、迷ったら上司に聞きます。

判断3：あいさつのメールに返信が来たら、返す？

相手がねぎらいの言葉を返してくれたら、短くお礼を返して構いません。「ごていねいにありがとうございます。異動先でも、教えていただいたことを生かします」のような一、二文です（説明用の例です）。用件や質問が書かれていたら、自分が答えるか、後任に渡すかを決め、相手に「この件は、［後任の氏名］からお返事します」と伝えます。

判断4：異動した後も、前の取引先から連絡が来たら？

自分でそのまま答え続けると、相手の連絡先が切り替わりません。用件を後任に渡し、相手には「担当の［後任の氏名］からお返事します」と返します（説明用の例です）。くわしい動き方は、担当変更の挨拶の判断3にあります。

失敗1：発表の前に、取引先に話してしまった

その場では：気づいた時点で、上司に報告します。「A社の佐藤様に、異動のことを先に話してしまいました。◯月◯日のことです」と、誰に・いつ・何を言ったかを伝えます（説明用の例です）。相手への口止めを自分で頼む前に、上司の指示を聞きます。

後の記録：「伝えてよい日を確かめる前に話した。次からは、人事に関わることは、上司に時期を聞いてから話す」と書きます（説明用の例です）。

失敗2：後任の名前や連絡先を、間違えて送った

その場では：上司と後任に伝えたうえで、訂正のメールを送ります。誤っていた所と、正しい内容を並べて書きます。相手が、誤った連絡先に用件を送ってしまう前に、早く知らせます。お詫びの書き方は、お詫びメールの書き方にあります。

後の記録：何を見て書いたかを書きます。「記憶で書いた。次からは、名刺を見て写し、後任本人に見てもらう」のような形です（説明用の例です）。

失敗3：あいさつが間に合わないまま、異動の日を過ぎた

その場では：気づいたら、その日のうちに送ります。「ご挨拶が遅くなり、申し訳ございません。◯月◯日付で［部署名］へ異動いたしました。後任は［後任の氏名］です」と、遅れたお詫びを一文にして、連絡先を先に伝えます（説明用の例です）。相手は、理由よりも、今の連絡先を知りたいからです。送る前に、後任に一言伝えます。

後の記録：伝える相手の一覧を作っていなかった、などの原因を書きます。次の異動のときは、最初に相手の一覧を作り、伝えたら印を付けます。

今日やることは一つです。異動の日・異動先・後任の名前と連絡先を書き出し、取引先と社内へ、いつから伝えてよいかを上司に確かめてください。

あいさつの結びに使う「ご指導ご鞭撻」は、「ご指導ご鞭撻」の意味と使い方を見てください。