ビジネスメールの書き出し：宛名・挨拶・名乗りを、相手との関係で決める

書き出しの3つの部品：宛名・挨拶・名乗り

メールを開いた相手は、最初の数行で「自分あてか」「どんな関係の人からか」「誰からか」を確かめます。書き出しは、その確かめに答える場所です。部品は3つあります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

3つを、宛名→挨拶→名乗りの順に書く形が、広く使われています。順番がそろっていると、相手は毎回同じ場所を見れば済みます。

初心者がつまずきやすいのは、挨拶に時間をかけすぎることです。ていねいにしようとして挨拶を何文も重ねると、用件が下に押し出されます。スマホで読む相手は、画面を送らないと用件にたどり着けません。3つの部品は短く書き、名乗りの次の行から用件に入ります。

もう一つは、宛名を省くことです。宛名がないと、CC（写しを届ける先）に入っている人や、同じ部署の人は、自分が動くメールなのかを判断できません。一行で済むので、毎回書きます。

書き出しの言葉づかいには、会社ごとの慣例があります。この記事の例は、一般に使われることが多い形です。職場の先輩が送っているメールの形があれば、そちらに合わせてください。メール全体の組み立てはビジネスメールの書き方、終わり方はビジネスメールの締めにまとめています。

相手との関係で決める：書き出しの表

挨拶と名乗りは、相手との関係で変わります。書く前に、「この人と自分は、いまどんな関係か」を一つ決めます。次の表は、よく使われる形の一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

名乗りの終わり方は、初めての相手には「と申します」、2回目以降は「です」と書く人が多いです。「申します」は、初めて名前を伝える場面で使われることが多い言い方だからです。

同じ日に何度かやり取りが続くときは、「たびたび失礼いたします」と書くことがあります。やり取りが続いている間は、挨拶と名乗りを短くする職場もあります。相手のメールの形と、先輩の形を見て合わせます。

なぜ関係で分けるのかというと、挨拶が関係と合っていないと、相手が一瞬迷うからです。初めての相手に「いつもお世話になっております」と書くと、相手は「どこかで会ったか」と記憶を探すことがあります。久しぶりの相手に何も触れずに用件から入ると、相手は「誰だったか」を思い出す所から始めることになります。

初めての相手へ送るときの、連絡した理由の書き方と全文の例は、はじめましてのビジネスメールにまとめています。

文例：書き出しから用件の一文目まで

5つの場面の書き出しを並べます。社名・人名・日付・用件は、どれも説明用の例です。［ ］と◯の所を、自分の案件に置き換えてください。

1. やり取りが続いている取引先へ

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日（◯）のお打ち合わせの時間について、ご相談があり、ご連絡しました。

宛名、挨拶と名乗り、用件の一文目の3行です。用件の一文目に「何の件か」が入っているので、相手は続きを読む前に、どの話かが分かります。

2. 久しぶりに連絡する相手へ

［会社名］ ［担当者名］様

ご無沙汰しております。［自社名］の［氏名］です。

◯月の展示会の件では、お世話になりました。

本日は、新しい資料ができましたので、ご案内のためにご連絡しました。

前に関わった件を一文入れています。相手が思い出す手がかりになります。どの件で関わったかが自分でも分からないときは、送る前に、会社の記録か前の担当者に確かめます。

3. 社内の上司へ

［名前］課長

お疲れ様です。［氏名］です。

［会社名］様のお見積もりの件で、ご相談があります。

同じ部署の上司には、部署名を省いて名前だけを名乗ることがあります。別の部署の人には、「営業部の［氏名］です」のように部署名を付けると、相手が誰からかを確かめやすくなります。

4. 複数の人へ

［会社名］
［担当者名A］様、［担当者名B］様
（CC：弊社 ［上司名］）

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日（◯）のお打ち合わせの議事メモをお送りします。［担当者名A］様には、2点ご確認をお願いしたいことがあります。

宛名に全員の名前を書き、だれに何をお願いするかを、用件の一文目で分けています。名前を並べる順番は、役職が上の人から書く形が多いです。順番が分からないときは、先輩に聞きます。人数が多いときは「関係者の皆様」「各位」とまとめることがあります。CCの人を宛名に書くかどうかは、会社の慣例に合わせます。

5. 相手のメールに返信する

［会社名］ ［担当者名］様

ご連絡ありがとうございます。［自社名］の［氏名］です。

ご質問いただいた納期について、回答します。

返信では、相手が連絡をくれたことへのお礼が、そのまま挨拶になります。「いつもお世話になっております」を前に足す人もいます。どちらの形でも、次の行で、相手の質問に答え始めます。

言い方の例：惜しい書き出しと、良い書き出し

次の4つは、説明用の例です。

• 惜しい例1：宛名がなく、「お世話になっております。先日の件ですが」から始まる
• 惜しい例2：「いつも大変お世話になっております。平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか」と、挨拶が3文続く
• 惜しい例3：「［会社名］ ［担当者名］様　先日はありがとうございました。さて、」と、名乗りがない
• 良い例：「［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様／いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。／◯月◯日のお打ち合わせの時間について、ご相談があり、ご連絡しました」

惜しい例1は、誰にあてたメールかが本文から分かりません。相手が複数いる場合、だれが返事をするのかが決まらず、全員が待つことがあります。「先日の件」も、どの件かが相手に伝わりません。

惜しい例2は、言葉はていねいですが、用件が4文目まで出てきません。挨拶は一文にしぼります。残したいときは、相手との関係にいちばん合う一文を選びます。

惜しい例3は、相手が差出人の欄を見直すことになります。同じ会社に同じ名字の人がいる場合や、メールが転送された場合は、誰からかが分からなくなります。

良い例は、3つの部品が3行に収まり、用件の一文目に日付と件名があります。

挨拶に、一言だけ足したいとき

• 惜しい例：「先日はありがとうございました」
• 良い例：「◯月◯日は、お時間をいただきありがとうございました」

説明用の例です。惜しい例は、いつの何に対するお礼かが分かりません。良い例は、日付と、何へのお礼かが入っています。会った後のお礼を主な用件として書くときは、営業のお礼メールを見てください。

迷いやすい判断

判断1：「いつもお世話になっております」は、どんな相手に使う？

基準は、相手と、すでにやり取りがあるかどうかです。取引がある相手、何度かメールや電話をしている相手には、広く使われています。自分は初めてでも、会社として取引がある相手に使う職場もあります。

相手とも、相手の会社とも、やり取りがないときは、「はじめてご連絡いたします」などの書き出しのほうが、相手は迷いません。会社として取引があるかどうかが分からなければ、先輩に「［会社名］様とは、これまで取引がありますか」と聞いてから書きます。

判断2：「お疲れ様です」を、社外の人に使ってよい？

「お疲れ様です」は、社内のあいさつとして使われることが多い言葉です。社外の相手には「お世話になっております」を使う会社が多いです。一方で、長く一緒に仕事をしている協力会社との間で「お疲れ様です」を使う職場もあります。

自分で決める基準は、相手が先にどう書いてきたかと、先輩がその相手にどう書いているかです。どちらも分からないときは、社外には「お世話になっております」を選ぶと、相手が引っかかることは少なくなります。

判断3：会社名・部署・役職・敬称は、どう並べる？

一般には、会社名→部署名→役職→名前→敬称の順に書く形が多いです。敬称は、あて先によって次のように使い分けられることが多いです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

よく言われる点を3つ挙げます。「御中」と「様」は重ねず、個人名があるときは「様」だけにする、とされることが多いです。役職を書くときは「部長 ［担当者名］様」のように名前の前に置き、「［担当者名］部長様」のように役職と様を重ねる形は避ける、とされることが多いです。「株式会社」は「（株）」と略さずに書く、とされることも多いです。

ただし、会社や業界によって慣例が違います。「お客様各位」のように、広く使われている形もあります。迷ったら、先輩が同じ相手に送ったメールを見せてもらい、その形に合わせます。役職が分からないときは、推測で書かず、名前に「様」を付けます。

判断4：相手の名前の漢字に、自信がないときは？

基準は、元の資料を見て写すことです。名刺、相手から届いたメールの署名、相手の会社のホームページを見ます。「斉藤」と「斎藤」、「高」と「髙」のように、似た字がある名前は、手で打たずに、相手のメールの署名から写すと間違いが減ります。

電話で聞いただけの名前は、漢字が分かりません。先輩か、電話を取り次いだ人に「漢字を教えてください」と聞きます。分からないまま送る場合に、名字をひらがなやカタカナで書くかどうかは、上司に聞いて決めます。

判断5：時候の挨拶は、入れたほうがよい？

時候の挨拶は、「◯◯の候」のように、季節に触れる書き出しです。日々の用件のメールでは、入れずに書く人が多いです。メールは用件を早く伝える道具として使われているからです。

入れるかどうかの基準は、そのメールが、手紙や挨拶状の代わりかどうかです。年末年始の挨拶や、あらたまった案内では、季節の言葉を入れる会社があります。年末の挨拶は年末の挨拶メール、新年の挨拶は新年の挨拶メールにまとめています。

書き出しを間違えたとき

書き出しの間違いは、相手がいちばん先に目にする所で起きます。気づいたら、そのままにせず直します。その場の動きと、後の記録をセットで行います。

失敗1：名前の漢字や会社名を間違えた

その場では：上司に伝えたうえで、おわびを送ります。どこを間違えたかを短く書き、言い訳は足しません。おわびのメールの例は、はじめましてのビジネスメールの「間違えたときの動きと記録」に載せています。

後の記録：「名前を手で打った。次からは、相手のメールの署名から写す」のように、原因と次の動きを一行で書きます。

失敗2：敬称を付け忘れた

その場では：宛名が「［担当者名］」で止まったまま送った、という失敗です。気づいた時点で、「先ほどのメールで、お名前に敬称がもれておりました。大変失礼いたしました」と、短くおわびを送ります（説明用の例です）。おわびを別のメールで送るか、次の連絡に一文を足すかは、上司に聞いて決めます。

後の記録：「宛名を後回しにして、本文から書いた。次からは、宛名の行を敬称まで書いてから本文に進む」と書きます。

失敗3：前のメールを写して、別の人の宛名のまま送った

その場では：気づいたらすぐに、上司に報告します。宛名に別の会社の名前や担当者の名前が残っていた場合は、ほかの取引先の情報が相手に伝わったことになります。相手への連絡のしかたを自分だけで決めず、会社の決まりに沿って、上司の指示で動きます。報告の順番は、営業で失敗したときにまとめています。

後の記録：「前のメールを写して使った。次からは、写した直後に、宛名と本文の中の会社名・名前を書き換え、送る前に声に出して読む」と書きます。

今日やることは一つです。これから送るメールを一通決め、相手との関係を見て、宛名・挨拶・名乗りの3行を書いてください。

書き出しの「お世話になっております」を、初めての相手や社内に使ってよいかは、「お世話になっております」の使い方にまとめています。