ビジネスメールの書き方：件名から署名まで、6つの部品と確かめる順番

ビジネスメールの6つの部品

ビジネスメールは、上から順に、6つの部品でできています。それぞれに、相手にとっての役目があります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

初心者がつまずきやすいのは、上から順に書こうとして、挨拶の所で手が止まることです。挨拶の言葉を考えているうちに、何を伝えたかったのかがぼやけます。

書く順番は、並べる順番と同じでなくて構いません。先に「相手にしてほしいこと」を決め、5番（お願いと期限）と4番（用件）を書いてから、件名と書き出しを付けると、全体がぶれにくくなります。

メールの形には、会社ごとの決まりや慣例があります。この記事の例は、一般に使われることが多い形です。職場の決まりや、先輩が送っているメールの形があれば、そちらに合わせてください。

書く前に決める一つと、件名の付け方

書く前に：相手に何をしてほしいかを、一文で書く

メールを書く前に、「このメールを読んだ相手に、何をしてほしいか」を一文で書き出します。「見積書を見て、進めてよいかを返信してほしい」「打ち合わせの日を、3つの候補から選んでほしい」「発送したことを知っておいてほしい（返信は不要）」のような形です（説明用の例です）。

これを先に決める理由は、メールの中身がすべてここから決まるからです。してほしいことが決まれば、件名に何を書くか、理由をどこまで書くか、期限が要るかどうかが決まります。決めずに書き始めると、経緯の説明が長くなり、最後に「よろしくお願いします」で終わるメールになりがちです。

一文にならないときは、用件が二つ以上入っています。別々のメールに分けるか、番号を付けて分けます。

件名の付け方

相手は、件名を見て、いつ開くかを決めます。後で探すときも、件名で探します。件名には、何の件かと、何をしてほしいかを入れます。

• 惜しい例1：「お世話になっております」
• 惜しい例2：「ご連絡」「先日の件」
• 良い例1：「［商品名］のお見積書の送付（◯月◯日までにご確認のお願い）」
• 良い例2：「◯月◯日 お打ち合わせの日程のご相談（［自社名］ ［氏名］）」

説明用の例です。惜しい例は、開かないと中身が分かりません。ほかのメールにうもれ、後で探すこともできません。良い例は、件名だけで、何の件で、何をすればよいかが分かります。

件名の頭に【ご確認のお願い】のような【 】を付けるか、会社名と名前を入れるかは、会社の慣例に合わせます。返信のときは、件名を変えずに「Re:」のまま返す形が多いです。同じ件のやり取りが一つにまとまり、相手が流れを追えるからです。話題が変わったときは、新しい件名でメールを分けます。

本文の組み立て：結論→理由→お願い

書き出し（宛名・挨拶・名乗り）の後は、次の3つを、この順に書きます。

1. 結論（用件）。何の件で、何を伝えたいのかを、一文目に書きます。相手は、ここで「何の話か」をつかみ、続きを読む心づもりができます。
2. 理由（背景）。結論の理由や、相手が判断するために必要な事実を、2〜3文で書きます。経緯を最初から全部書くと、相手は何が大事かを選べません。
3. お願いと期限。相手にしてほしいことと、いつまでかを書きます。お願いが二つ以上あるときは、番号を付けて分けます。

次は、見積書を送るメールの例です。社名・人名・日付・用件は、説明用の例です。

件名：［商品名］のお見積書の送付（◯月◯日までにご確認のお願い）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

［商品名］のお見積書を添付しました。内容をご確認いただけますでしょうか。

先日のお打ち合わせで伺った数量と納期をもとに、作成しています。前回のお見積もりから変えた所は、納期の1か所です。

お手数ですが、◯月◯日（◯）までに、この内容で進めてよいかどうかをご返信いただけますでしょうか。社内の手配の都合で、期日をお願いしております。

ご不明な点がありましたら、お知らせください。よろしくお願いいたします。

［署名］

4行目が結論、5行目が理由、6行目がお願いと期限です。相手は4行目まで読めば、何の件かが分かります。

読みやすくするために、次の3つを行う人が多いです。段落の間に、空の行を1行入れる。一つの段落は2〜3文にする。日程や項目が3つ以上あるときは、文につなげずに、一行ずつ分けて書く。スマホで読む相手にも、区切りが見えるようになります。

書き出しの言葉の選び方はビジネスメールの書き出し、結びの一文と署名はビジネスメールの締めに、文例と一緒にまとめています。

送る前に確かめる6つ

メールは、送った後に取り消すことがむずかしい道具です。書き終えたら、次の6つを、この順番で確かめます。順番を決めておくと、急いでいるときも抜けにくくなります。

1. 名前。相手の会社名・名前の漢字・敬称を、元の資料（名刺や相手のメールの署名）と見比べます。前のメールを写して書いたときは、本文の中に別の会社名や名前が残っていないかも見ます。
2. 日付。日付と曜日が合っているかを、カレンダーを開いて確かめます。「明日」「来週」は、相手が読む日によって意味が変わるので、日付で書きます。
3. 数字。金額・数量・時刻を、元の資料と見比べます。本文と添付の両方に同じ数字があるときは、二つが同じかを見ます。
4. 添付。ファイルが付いているか、付けたファイルが相手あての物か、最新の物かを、開いて確かめます。添付で送ってよい資料かどうか、送り方（パスワードや共有の仕組みなど）は、会社の決まりに従います。
5. CCとBCC。CCは、写しとして同じメールを届ける先です。BCCは、ほかの受け取り手にアドレスが見えない形で届ける先です。入れる人と入れ方は、最後の章の「判断4」のとおり、会社の決まりに合わせます。
6. 宛先。アドレスの＠より後ろ（会社の部分）を読みます。宛先の候補から選んだときは、似た名前の別の人を選んでいないかを見ます。

宛先を最後に確かめるのは、送るボタンを押す直前に見るためです。書いている途中で誤って送ることを防ぐために、宛先の欄は最後に入れる、というやり方をする人もいます。

確かめが終わったら、件名から署名までを、一度声に出して（または口の中で）読みます。目で追うだけでは気づかない、抜けた言葉や、長すぎる文が見つかります。

場面で変わるところと、言い方の例

6つの部品と、結論→理由→お願いの順は同じです。場面によって、結論に何を書くかと、力を入れる所が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

おわびのメールは、送る前に上司に見てもらいます。相手への伝え方を、自分だけで決めないためです。商談の後のお礼メールは、商談後メモからお礼メールを作る道具で、下書きを作ることもできます。

用件の一文目を比べる

• 惜しい例：「先日お打ち合わせをさせていただいた際に、納期のお話が出まして、その後、社内で確認をしておりましたところ……」
• 良い例：「ご質問いただいた納期について、回答します。◯月◯日（◯）に納品できます」

説明用の例です。惜しい例は、経緯から始まっていて、結論がどこにあるのかが分かりません。良い例は、何の件かと答えが、最初の2文に入っています。経緯が必要なら、答えの後に2〜3文で足します。

お願いが二つあるとき

• 惜しい例：「お見積もりをご確認いただき、あわせて、設置する場所の写真もお送りいただけますと幸いです。それと、お打ち合わせの日程ですが……」
• 良い例：「2点、お願いがあります。
  1. お見積書の内容のご確認（◯月◯日（◯）まで）
  2. 設置する場所の写真のご送付（◯月◯日（◯）まで）」

説明用の例です。惜しい例は、お願いが文の中にうもれていて、相手が一つを見落とすことがあります。良い例は、数を先に言い、番号と期限を付けています。相手は、番号ごとに返事を書けます。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：電話とメール、どちらで伝える？

基準は、記録に残したいかと、急ぐか・言いにくい話かです。日付・数量・金額など、後で見返すことは、メールが向いています。今日中に動いてほしいことや、おわび、込み入った相談は、電話や対面のほうが伝わりやすい場合があります。

両方を使うこともできます。電話で話した後に、決まったことをメールで送ると、記録が残ります。メールを送った後に、「先ほどメールをお送りしました」と電話で一言伝えるやり方もあります。どちらを先にするか迷ったら、上司に「［会社名］様への納期の変更は、先にお電話したほうがよいですか」と聞きます（説明用の例です）。電話のかけ方は、営業電話のかけ方にまとめています。

判断2：メールが長くなるときは？

まず、用件が一つかどうかを見ます。二つ以上なら、メールを分けるか、番号を付けて分けます。一つなのに長いときは、理由の段落が長くなっていることが多いです。相手が判断するのに必要な事実だけを残し、くわしい内容は添付の資料に回します。

それでも長くなる話は、メールより、電話や打ち合わせが向いているのかもしれません。「くわしくは、お電話でご説明させてください。◯月◯日（◯）の午後は、ご都合いかがでしょうか」と、話す場をお願いするメールに変えます（説明用の例です）。

判断3：届いたメールへの返事は、いつまでに返す？

返事の早さの目安は、会社や、相手との取り決めで違います。まず、職場に決まりや目安があるかを、先輩に聞きます。「お客様からのメールは、いつまでに返すことになっていますか」と聞けば足ります。

すぐに答えが出せない内容のときは、答えが出るまで黙って待つより、受け取ったことと、いつまでに答えるかを先に返すやり方があります。「ご連絡ありがとうございます。確認のうえ、◯月◯日（◯）までに回答します」と送れば、相手は、届いたかどうかを心配せずに済みます（説明用の例です）。

判断4：CCとBCCは、どう使う？

会社の決まりが先です。取引先へのメールは上司をCCに入れる、と決めている職場があります。決まりがなければ、上司に「［会社名］様へのメールは、CCでお入れしますか」と聞きます。

CCに入れた人のアドレスは、受け取った全員に見えます。お互いに面識のない社外の人たちを、同じメールの宛先やCCに並べると、アドレスをほかの人に知らせることになります。複数の社外の人へ同じ内容を送りたいときの送り方（BCCを使うのか、一通ずつ送るのか、別の仕組みを使うのか）は、自分で決めずに、会社の決まりを確かめます。

失敗のあと：宛先違い・添付忘れ・名前の誤り

3つとも、気づいたらすぐに、上司に報告します。分かっていることだけで、先に伝えます。

• 宛先を間違えた：別の人に、取引先の名前や資料が届いた場合は、情報の扱いに関わります。相手への連絡や、削除のお願いを、自分だけの判断で進めません。いつ・誰あてのメールを・誰に送ったか、本文と添付に何が入っていたかを、上司に伝えます。
• 添付を忘れた：添付を付けて送り直します。「先ほどのメールに、資料の添付がもれておりました。失礼いたしました。本メールに添付します」と書きます（説明用の例です）。
• 名前を間違えた：上司に伝えたうえで、どこを間違えたかを短く書いて、おわびを送ります。言い訳は足しません。

おわびのメールの例ははじめましてのビジネスメールに、報告の順番は営業で失敗したときにまとめています。

後の記録：何を間違えたかと、次からの動きを一行で書きます。「宛先の候補から、似た名前の人を選んだ。次からは、＠より後ろを読んでから送る」「本文を先に送った。次からは、本文に『添付』と書いた時点でファイルを付ける」のような形です（説明用の例です）。「気をつける」で終わらせず、どの時点で・何を見るかまで書くと、次に同じ場面で手が動きます。

今日やることは一つです。これから送るメールを一通決め、相手にしてほしいことを一文で書いてから、6つの部品を順に埋めてください。

会う約束をメールでお願いするときは、アポイントメールの書き方を読んでください。

届いたメールへの返し方は、ビジネスメールの返信にまとめています。

会社や部署あての宛名に付ける言葉は、御中の使い方にまとめています。

複数の人へ一度に送るときの宛名は、各位の使い方を見てください。

件名の付け方をくわしく知りたいときはメールの件名の書き方を、宛先の欄の使い分けはCCとBCCの違いを見てください。