はじめましてのビジネスメール：初めての相手に、誰が・なぜ・何をお願いするかを書く

初めての相手が知りたい3つ

知らない人からメールが届くと、相手は開く前に身構えます。読むか、後回しにするか、閉じるかを、件名と最初の数行で決めます。そのとき相手が知りたいことは、次の3つです。

1. 誰からか。会社名と名前、どんな仕事をしている人かです。これが分からないと、相手は続きを読む理由がありません。
2. なぜ自分に来たのか。誰かの紹介なのか、自分が問い合わせた件の返事なのか、前の担当者からの引き継ぎなのか。いきさつが分かると、相手は「読んでよいメールだ」と判断できます。
3. 何をしてほしいのか。返事がほしいのか、日程を選んでほしいのか、資料を見てほしいのか。お願いが一つにしぼられていると、相手は返事を書きやすくなります。

初心者がつまずきやすいのは、2番目です。自分の会社や商品の説明から書き始め、なぜその人に送ったのかが抜けることがあります。相手から見ると、誰にでも送っている宣伝と区別がつきません。

この記事は、紹介・問い合わせ・引き継ぎなど、連絡するいきさつがある相手への最初の一通を扱います。会ったことのない相手に、営業の案内を大量に送る方法は扱いません。その理由は、この後の「迷いやすい判断」に書いています。

書く順番：件名から署名まで

初めての相手へのメールは、次の7つを、この順番で書きます。順番が決まっていると、書き出しで手が止まりません。

1. 件名。用件と、自分の会社名・名前を入れます。「ご挨拶」「お世話になります」だけの件名は、開かないと中身が分かりません。紹介なら、紹介者の名前を入れると、相手が見つけやすくなります。
2. 宛名。会社名、部署名、名前の順に書きます。名刺や問い合わせの文など、元の資料を見て写します。会社名や名前の間違いは、最初の一通でいちばん避けたい失敗だからです。
3. 名乗り。「はじめてご連絡いたします。［自社名］の［氏名］と申します」のように書きます。初めての相手なので、「いつもお世話になっております」と書くと、相手は「どこかで会ったか」と迷うことがあります。
4. 連絡した理由。なぜその人に送ったのかを、一文で書きます。「◯◯様からご紹介をいただき」「お問い合わせをいただいた件で」「前任の◯◯に代わり」などです。
5. 用件。何の話かを、2〜3文で書きます。自分の会社の紹介は、ここで一文あれば足ります。くわしい説明は、資料や次の機会に回します。
6. お願い。相手にしてほしいことを、一つ書きます。日程なら候補を2〜3つ、返事がほしいなら「いつごろまでに」を添えます。相手が、はい・いいえや、日付だけで返せる形にします。
7. 署名。会社名、部署、名前、電話番号、メールアドレスを入れます。電話で返したい相手もいるからです。署名の形が会社で決まっていれば、それを使います。

書き終えたら、3番から6番を声に出して読みます。一息で読めない長さなら、用件の段落を削ります。

文例：4つの場面

4つの文例を並べます。社名・人名・日付・用件は、どれも説明用の例です。［ ］と◯の所を、自分の案件に置き換えてください。書き出しや結びの言い回しは、会社や先輩が使っているものがあれば、そちらに合わせます。

1. 紹介を受けて連絡する

件名：B社 鈴木様のご紹介でご連絡しました（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

はじめてご連絡いたします。［自社名］で営業を担当しております、［氏名］と申します。

B社の鈴木様より、備品の管理については［担当者名］様がご担当と伺い、ご連絡しました。

弊社は、事務所の備品の発注をまとめる仕組みを扱っています。今のやり方をお聞かせいただき、お役に立てる所があるかを確かめたいと考えています。

30分ほど、お話を伺うお時間をいただけますでしょうか。次の日程でしたら、こちらから伺えます。
・◯月◯日（◯）午前
・◯月◯日（◯）午後
・◯月◯日（◯）終日

ご都合のよい日をお知らせいただけますと幸いです。難しい場合は、その旨だけでもお知らせください。

［署名］

件名と本文の両方に、紹介者の名前があります。送る前に、紹介者が相手へ「連絡が行く」と伝えてくれているか、紹介者の名前を出してよいかを確かめます。伝わっていないまま名前を出すと、紹介者にも相手にも迷惑がかかるからです。会う約束のお願いのしかたは、営業のアポ取りにまとめています。

2. 問い合わせへの最初の返事

件名：お問い合わせの件（10名でご利用の場合の料金について）

［会社名］ ［担当者名］様

はじめてご連絡いたします。［自社名］の［氏名］と申します。

このたびは、弊社のホームページよりお問い合わせをいただき、ありがとうございます。いただいたご質問の担当として、ご連絡しました。

10名でご利用の場合の料金は、添付の料金表のとおりです。初期の設定にかかる費用は、条件によって変わりますので、確認のうえ、◯月◯日（◯）までにあらためてお知らせします。

確認のため、1点お聞かせください。ご利用を始めたい時期は、お決まりでしょうか。

［署名］

相手が先に連絡をくれているので、「なぜ自分に来たのか」は、お問い合わせへのお礼で伝わります。相手の質問に、最初の段落で答えています。まだ答えられないことは、いつまでに答えるかを書いています。問い合わせを受けてからの動きは、反響営業とはにまとめています。

3. 相手の資料やホームページを見て連絡する

件名：貴社ホームページの「協力会社募集」を拝見しました（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ご担当者様

はじめてご連絡いたします。［自社名］で営業を担当しております、［氏名］と申します。

貴社ホームページの「協力会社募集」のページを拝見し、ご連絡しました。

弊社は、梱包用の資材を扱っています。募集の内容に合うかどうかを、ご相談させていただきたく存じます。

会社案内を添付しました。ご担当の方へおつなぎいただくことは、可能でしょうか。

［署名］

相手が、連絡を受け付けていると分かる場合の例です。何を見て連絡したのかを、ページの名前まで書いています。担当者の名前が分からないので、宛名は「ご担当者様」とし、お願いは「担当の方につないでほしい」の一つにしています。

4. 前任者から引き継いだ

件名：担当変更のご挨拶（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

はじめてご連絡いたします。［自社名］の［氏名］と申します。

◯月より、前任の［前任者名］に代わり、貴社を担当することになりました。

これまでの経緯は、［前任者名］から引き継いでおります。進行中のお見積もりの件は、◯月◯日（◯）までに、私からご連絡します。

一度、ご挨拶に伺いたく存じます。ご都合のよい日時を、お聞かせいただけますでしょうか。

今後のご連絡は、下記の私あてにお願いいたします。

［署名］

相手がいちばん気にするのは、「これまでの話が、新しい担当に伝わっているか」です。そのため、引き継いだことと、進行中の件を誰がいつまでにやるかを書いています。前任者と連名で送るか、前任者から先に一報を入れるかは、上司に決めてもらいます。引き継ぐ内容の残し方は、引き継ぎメモにまとめています。

場面で変わるところと、言い方の例

7つの順番は同じです。いきさつによって、「連絡した理由」の書き方と、送る前に確かめることが変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

名刺交換をした相手や、商談で会った相手へのお礼は、営業のお礼メールにまとめています。

書き出しを比べる

次の3つは、説明用の例です。

• 惜しい例1：「いつもお世話になっております。弊社は創業以来、お客様第一で……」と、会社の紹介が続く
• 惜しい例2：「突然のご連絡失礼いたします。ぜひ一度、お時間をください」
• 良い例：「はじめてご連絡いたします。［自社名］の［氏名］と申します。B社の鈴木様よりご紹介をいただき、ご連絡しました」

惜しい例1は、誰からかは分かりますが、なぜ自分に来たのかが出てきません。惜しい例2は、理由と用件がなく、相手は何のために時間を取るのかを判断できません。良い例は、名乗り→連絡した理由が2文で済んでいて、相手は3文目から用件を読めます。

「突然のご連絡失礼いたします」「はじめてご連絡いたします」「はじめまして」は、どれも初めての相手への書き出しとして、一般に使われている言い方です。どれが合うかは、会社や相手との関係で違います。書き出しの言葉より、その次に名乗りと理由が続いているかのほうが、相手の読みやすさを左右します。

お願いの書き方を比べる

• 惜しい例：「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
• 良い例：「次の3つの日程のうち、ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。難しい場合は、その旨だけでもお知らせください」

説明用の例です。惜しい例は、相手が何を返せばよいかが決まっていません。良い例は、日付を選ぶだけで返せます。断る道も書いてあるので、相手は返事をしやすくなります。

迷いやすい判断

判断1：相手の名前や役職が分からないときは？

基準は、確かめられたことだけを書くことです。名前が分からなければ、「［会社名］ ［部署名］ ご担当者様」とします。役職が分からなければ、役職は書かず、名前に「様」を付けます。推測で役職を書くと、間違えたときに失礼になります。

名前の漢字は、名刺、相手からのメールの署名、相手の会社のホームページなど、元の資料から写します。耳で聞いただけの名前は、紹介者や先輩に「漢字を教えてください」と聞きます。

判断2：返事が来ないときは？

初めての相手には、返事をする義務がありません。まず、自分の側を確かめます。宛先のアドレスは合っていたか、迷惑メールとして扱われそうな件名でなかったか、お願いが一つにしぼられていたか、です。

もう一度連絡するかどうかの基準は、相手にとって用件があるかどうかです。問い合わせへの返事や、引き継ぎの連絡は、相手にも関係があるので、数日おいて電話かメールで確かめます。紹介の場合は、紹介者に「ご連絡しましたが、まだお返事をいただいていません。もう一度お送りしてよいでしょうか」と相談します。

何度も送り続けることは避けます。回数や間隔は、会社の方針を上司に聞きます。「A社の佐藤様に◯日にメールを送り、返事がありません。来週、一度だけお電話してよいですか」と、送った日と自分の案を添えます（説明用の例です）。

判断3：CCに上司を入れる？

会社の決まりが先です。初めての相手への連絡は、上司をCCに入れると決めている職場があります。決まりがなければ、上司に「A社への最初のメールに、CCでお入れしますか」と聞きます。

CCに入れるときは、本文に「弊社の［上司名］にも、同じメールを送っております」と一文書きます。相手は、知らないアドレスが入っている理由が分かります。紹介者をCCに入れるかどうかは、紹介者に聞いてから決めます。

判断4：紹介も問い合わせもない相手に、営業の案内を送ってよい？

自分で決めないでください。総務省のページには、広告・宣伝メールを送信する場合、そのメールは原則として特定電子メール法の規制対象となる、と書かれています。送ってよい相手や書き方は、会社の決まりを確かめ、上司や法務の担当に相談してから決めます。

上司には、「この一覧の会社に、案内のメールを送りたいと考えています。送ってよい相手かどうか、どなたに確認すればよいですか」と聞きます。答えが出るまでは送りません。

間違えたときの動きと記録

初めての一通の間違いは、相手にとって、こちらの第一印象になります。気づいたら、隠さずに直します。直す連絡と、帰ってからの記録をセットで行います。

失敗1：会社名や名前を間違えて送った

その場では：気づいたら、上司に伝えたうえで、おわびのメールを送ります。件名に「おわび」と入れ、どこを間違えたかと、正しい表記を短く書きます。

件名：【おわび】お名前の表記の誤りについて（［自社名］ ［氏名］）

［会社名］ ［担当者名］様

先ほどお送りしたメールで、お名前の表記を誤っておりました。大変失礼いたしました。

先のメールの内容につきましては、あらためてご確認いただけますと幸いです。

［署名］

説明用の例です。言い訳は足しません。

帰ってからの記録：「先輩から聞いた名前を、そのまま書いた。次からは、名刺か相手のメールの署名を見て写す」と、原因と次の動きを書きます。

失敗2：添付を忘れた

その場では：すぐに、添付したメールを送り直します。「先ほどのメールに、資料の添付がもれておりました。失礼いたしました。本メールに添付します」と書きます（説明用の例です）。件名は、元の件名の前に「再送」と入れると、相手がどちらを読めばよいか分かります。

帰ってからの記録：「本文に『添付』と書いたら、その時点でファイルを付ける。送る前に、添付の欄を見る」と書きます。

失敗3：宛先を間違えて、別の人に送った

その場では：気づいたらすぐに、上司に報告します。別の会社の人に、取引先の名前や内容、資料が届いた場合は、情報の扱いに関わります。相手への連絡や、削除のお願いを、自分だけの判断で進めないでください。会社の決まりに沿って、上司の指示で動きます。

報告では、いつ・誰あてのメールを・誰に送ったか、本文と添付に何が入っていたかを伝えます。分かっていることだけで、先に報告します。報告の順番は、営業で失敗したときにまとめています。

帰ってからの記録：「宛先の候補から、似た名前の人を選んだ。次からは、宛先のアドレスの＠より後ろ（会社の部分）を、送る前に読む」と書きます。

今日やることは一つです。初めて連絡する相手を一人決め、「誰が・なぜ・何をお願いするか」を一文ずつ書いて、件名を付けてください。

件名から署名までの全体はビジネスメールの書き方、書き出しはビジネスメールの書き出し、結びはビジネスメールの締めにまとめています。

しばらく連絡していなかった相手へ送るときは、「ご無沙汰しております」の使い方を見てください。