お礼状の書き方：営業が取引先へ送る手紙・はがきの並び、文例、封筒の選び方

お礼状とは：メールとの使い分けは、会社の習慣が先

初めての訪問で、長い時間をもらった。大きな契約が決まった。大事なお客様を紹介してもらった。メールでお礼は送ったが、手紙でも伝えたほうがよいのか。出すなら、何をどう書くのか。お礼状は書く機会が少ないので、いざというときに手が止まります。

「礼状」は、デジタル大辞泉で「礼を述べた書状。」、精選版 日本国語大辞典で「謝礼の手紙。」と説明されています（コトバンク「礼状」）。この記事では、営業が取引先へ、手紙やはがきで送るお礼状を扱います。

最初に確かめるのは、会社の習慣です。お礼状を出すかどうか、誰の名前で出すか、決まった見本があるかは、会社によって違います。自分だけの判断で出すと、ほかの担当者と対応がそろわなかったり、上司が知らないまま相手から返事が届いたりします。上司には、次のように聞きます。

「先日訪問したA社の佐藤様へ、お礼状を出したいと考えています。うちの会社では、お礼状を出す習慣はありますか。見本があれば、見せていただけますか」

聞き方は説明用の例です。習慣が無い会社でも、出してはいけないとは限りません。下書きを見せて、「出してよいか」を聞きます。

メールと手紙は、役目が違います。次の表は、考え方の一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

宿題や期限のように、相手が後で見返す内容は、メールで先に送ります。お礼状に書くと、相手は手紙を探さないと確かめられなくなるからです。お礼メールの書き方は、営業のお礼メールにまとめています。お礼状は、メールの代わりではなく、メールとは別に、気持ちを形にして届けるものと考えると、中身を分けやすくなります。

並び：頭語から宛名まで

お礼状は、次の並びで書く形が多く使われます。下の実践シートは、3〜5番を書くためのものです。

1. 頭語。「拝啓」など、手紙の最初に書く言葉です。これから手紙を始めます、という合図になります。
2. 時候の挨拶。季節の言葉と、相手の様子を喜ぶ一文です。
3. お礼。「さて」で話を変え、何についてのお礼かを書きます。日付と出来事を入れると、相手はどの件かをすぐ思い出せます。
4. 具体的な一言。その場で聞いた話、してもらったことを、一つ書きます。ここが、その相手だけに向けた部分になります。
5. 今後のこと。この後に自分がやること、これからのお付き合いのお願いを書きます。
6. 結びと結語。相手の体や会社の発展を気づかう一文を添え、「敬具」などで終えます。
7. 日付・署名・宛名。出す日、自分の会社名と名前、相手の会社名と名前を書きます。

なぜ、この並びなのか。1・2・6は、どの手紙にも共通する決まった部分です。3〜5が、その一通だけの中身です。決まった部分があることで、相手は「ここからが本題だ」と分かり、読み手の負担が減ります。逆に、3〜5が定型文だけだと、誰に出しても同じ手紙になります。

細かい決まりは、それぞれの記事に分けています。頭語と結語の組み合わせ、書く位置は拝啓と敬具の使い方、季節の言葉は時候の挨拶 一覧、結びで体を気づかう言葉は「ご自愛ください」の意味と使い方を見てください。

日付・署名・宛名の位置は、縦書きと横書きで変わります。縦書きの手紙では本文の後に、横書きの社用の文書では本文の前に置く形が多く使われます。会社に見本があれば、見本の形に合わせます。

文例：惜しい例と、良い例

初めての訪問のあとに出すお礼状を、二つ並べます。どちらも説明用の例です。

惜しい例

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

今後とも、何とぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

形は整っています。惜しいのは、どの訪問のお礼なのか、何がありがたかったのかが、書かれていない点です。相手の名前を変えれば、誰にでも出せる文になっています。受け取った人は、礼儀として出された手紙だと感じます。

良い例

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、◯月◯日は、お忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。作業の現場までご案内いただき、心より御礼申し上げます。

ご案内の途中で伺った「朝の作業の前に、点検の時間を取っている」というお話が、強く印象に残っております。お使いいただく場面を、目で見て知ることができました。

ご質問いただいた納期の件は、先日メールでお送りしたとおりです。来月、あらためてご提案に伺います。

朝晩の冷え込みが強くなってまいりました。どうぞご自愛ください。

敬具

◯年◯月◯日

［自社名］　［部署名］　［氏名］

［相手の会社名］　［部署名］　［相手の名前］様

足したのは、3つです。日付と、してもらったこと（現場の案内）。相手の言葉（点検の時間の話）。この後にやること（来月の提案）。相手は、自分の話を聞いていた人からの手紙だと分かります。

相手の言葉を書くときは、商談メモを見て、言われたとおりに書きます。記憶で言い換えると、相手が言っていないことを書いてしまうことがあります。メモの取り方は、商談メモ添削にまとめています。

はがきの例

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は、お忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。現場をご案内いただいたおかげで、お使いいただく場面がよく分かりました。

来月、あらためてご提案に伺います。今後とも、よろしくお願い申し上げます。

敬具

はがきは書ける量が限られるので、お礼、具体的な一言、今後のことを、一文ずつにしぼります（説明用の例です）。

場面で変わる一言：訪問・契約・紹介・贈り物・会食

並びは同じで、変わるのは「お礼」と「具体的な一言」と「今後のこと」です。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

契約のあと。うれしさから、「ご満足いただけることをお約束します」のような一文を書きたくなります。手紙は残るものなので、約束できないことは書きません。書くのは、納品日や担当者など、すでに決まっている進め方です。

紹介を受けたあと。紹介した人は、「その後どうなったか」を気にしています。お礼と一緒に、会った日と今の段階を一文で伝えます。結果がまだ出ていなくても、「◯月◯日にお会いし、来月ご提案に伺うことになりました」と途中の様子を書きます（説明用の例です）。

贈り物を受け取ったあと。会社によっては、取引先からの贈り物を受け取れない決まりがあります。お礼状を書く前に、決まりを確かめ、上司に報告します。お歳暮を例にした確かめ方と、メールでのお礼は、お歳暮のお礼メールにまとめています。

封筒かはがきか、手書きか印刷か、いつ出すか

封筒（封書）か、はがきか

「封書」は、デジタル大辞泉で「封をした手紙。封じた書状。」と説明されています（コトバンク「封書」）。はがきとのいちばんの違いは、中身が、届くまでにほかの人の目に触れるかどうかです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

迷ったら、ほかの人に読まれて、相手が困ることが書いてあるかどうかで決めます。少しでもあれば封書にします。封筒の大きさ、便せんの折り方、宛名の書き方は、封筒の宛名の書き方にまとめています。

送り方にも決まりがあります。総務省の信書のガイドラインは、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」とし、信書に該当する文書の例の最初に「書状」を挙げています。お礼の手紙を、品物やカタログの荷物に入れて送りたいときは、送り方によって扱いが変わります。自分で決めずに、総務の人か上司に確かめます。信書の送り方は、封筒の宛名の記事でも触れています。

手書きか、印刷か

公的な決まりは見当たりません。会社の見本が印刷なら、印刷で出します。手書きのよさは、その相手のために時間を使ったことが伝わる点です。印刷のよさは、読みやすく、間違いを直しやすい点です。

印刷の本文に、名前だけ手書きで署名する形や、最後に一行だけ手書きで添える形もあります。字に自信がなくても、ゆっくり、同じ大きさで書けば、読む人には丁寧さが伝わります。書き間違えたら、修正液で直さずに書き直す人が多いです。下書きを先に作ってから清書すると、書き直しが減ります。

いつ出すか

何日以内に出す、という公的な決まりは見当たりません。考え方は一つです。相手が、その出来事を覚えているうちに届くほうが、手紙の中身が伝わりやすいということです。日がたつほど、「あの日の、あの話」が相手の中で薄れていきます。

手紙は、書いてから届くまでに日数がかかります。お礼そのものは、当日か翌日に、メールや電話で先に伝えます。そのうえで、お礼状は書けた時点で早めに出します。上司の確認が要る会社では、確認の時間も見て、訪問の日のうちに下書きを作ります。

迷いやすい判断と、出した後で間違いに気づいたとき

判断1：メールでお礼を送った。手紙も出すと、しつこい？

基準は、中身が同じかどうかです。メールと同じ文をそのまま手紙にすると、相手は同じものを二度読むことになります。メールには確認事項と次の予定を、手紙には印象に残ったことを、と分けてあれば、重なりません。手紙に「先日はメールにて失礼いたしました」と一文添える形もあります（説明用の例です）。

判断2：縦書きと横書き、どちらにする？

公的な決まりは見当たりません。あらたまったお礼状は縦書き、社用の文書の形にそろえるなら横書き、という使い分けが多く見られます。基準は、会社の見本です。見本が無ければ、上司に「縦書きの便せんで出してよいですか」と、自分の案を添えて聞きます（説明用の例です）。

判断3：自分の名前で出す？上司の名前で出す？

基準は、お礼を言う立場にいるのは誰かです。自分が訪問して時間をもらったなら、自分の名前で出します。契約や紹介のように、会社としてお礼を言う場面では、上司の名前や、上司との連名で出す会社もあります。自分で決めずに、「契約のお礼状は、どなたの名前で出しますか」と上司に聞きます（説明用の例です）。

判断4：時候の挨拶は、省いてよい？

はがきや、急いで出すお礼では、頭語のすぐ後にお礼を書く形もあります。省いてよい場面と、「前略」を使ってよい場面は、拝啓と敬具の使い方の「迷いやすい判断」にまとめています。季節の言葉に迷うなら、季節を問わない「時下」を使う方法があります。

失敗1：相手の名前や会社名の字を、間違えて出した

その場では：名前の間違いは、お礼の手紙でいちばん相手の目に留まります。気づいたら、上司に伝えます。そのうえで、電話か、次に会ったときに、「先日お送りしたお礼状で、お名前の字を誤って書いておりました。大変失礼いたしました」と、言い訳を足さずにおわびします（説明用の例です）。書き直した手紙を出すかどうかは、上司と決めます。

後の記録：「記憶で書いた。次からは、名刺を横に置いて、宛名と本文の名前を一字ずつ見比べる」と書きます。

失敗2：頭語と結語が合っていなかった・結語を書き忘れた

その場では：お礼の気持ちは伝わっています。出し直すかどうかは、相手との関係で変わるので、上司に聞きます。立て直し方は、拝啓と敬具の使い方の「間違えたあとの立て直し」に書いてあります。

後の記録：清書の前に、最初の言葉と最後の言葉だけを見る、という確認を手順に足します。

失敗3：出すのが遅くなった

その場では：遅れたから出さない、とするより、一言おわびを添えて出すほうが、相手には伝わります。「お礼が遅くなりましたこと、おわび申し上げます」と、お礼の前に一文入れます（説明用の例です）。遅れた理由は書きません。相手にとっては、言い訳に聞こえるからです。

後の記録：「訪問の日に下書きを作らなかった。次からは、帰りの移動中に、お礼・具体的な一言・今後のことを一文ずつメモする」と書きます。

今日やることは一つです。お礼を伝えたい一件を選び、何についてのお礼か、印象に残ったこと、この後にやることを、一文ずつ書いてください。