請求書を送るメールの書き方：件名・本文・添付の確かめ方と、送り間違えたときの文例

請求書を送るメールとは：辞書の意味と、送る前に確かめること

請求書は、辞書では「物品や代金の支払いなどを請求するために出す文書。」（デジタル大辞泉「請求書」）と説明されています。「添付」は、「書類などに、付け添えること。」（デジタル大辞泉「添付」）です。請求書を送るメールは、請求書のファイルを付け添えて、相手に届けるメールです。

請求書に何を書くか、納品書や注文書とどう見比べるかは、請求書の書き方にまとめています。この記事は、送るメールだけを扱います。

書き始める前に、3つを確かめます。

1. 相手は、メールでよいと言っているか。紙の原本を求める会社や、決まった仕組みへの登録を求める会社があります。
2. 送り先は、だれか。ふだんの担当者か、経理の方か、請求書用のアドレスか。CCに入れる人の指定があるかも聞きます。
3. 自分の会社では、だれが送る決まりか。経理が送る会社もあります。営業が送ってよいかを、先に聞きます。

なぜ先に確かめるのか。請求書は、相手の経理が、支払の手続きに使う書類だからです。届く先が違うと、手続きに回るのが遅れます。相手の締め日を過ぎれば、支払が次の回になることもあります。締め日と支払期日の読み方は、支払サイトとはにまとめています。

惜しい聞き方：「請求書、メールで送っちゃっていいですか」

良い聞き方：「今月分のご請求書は、PDFをメールでお送りしてよろしいでしょうか。送り先は、田中様あてでよいでしょうか。原本の郵送が要る場合は、あわせて教えてください」

これは説明用の例です。良い聞き方は、形・送り先・原本の3つを一度に聞いています。聞いた日と、答えてくれた人の名前を書いておきます。

件名：開く前に、何月分の請求書かが分かるように

件名に入れるのは、次の4つです。書類の名前（請求書）。何の分か（◯月分、または案件の名前）。自分の会社の名前。あれば、請求書の番号です。

惜しい件名1：「お世話になっております」

惜しい件名2：「請求書の件」

良い件名1：「【請求書】10月分ご請求書の送付（B社 山田）」

良い件名2：「【請求書送付】◯◯工事分　請求番号123（B社）」

これは説明用の例です。相手の経理は、いくつもの会社から請求書を受け取ります。あとで探すときの手がかりは、件名です。惜しい件名は、開かないと、どの会社の、何月分かが分かりません。

毎月送る相手には、件名の形をそろえます。「【請求書】◯月分ご請求書の送付（B社 山田）」の月だけを変えていけば、相手は並べて探せます。

別の用件のメールへの返信に、請求書を付けないようにします。件名が「Re: 打ち合わせの日程」のままでは、請求書が入っていることが分かりません。新しいメールを作ります。件名の組み立て方は、メールの件名の書き方にまとめています。

本文に書くことと、文例

本文に書くのは、次の6つです。

1. 宛名。会社名、部署、名前。請求書の宛名と同じ会社になっているかを見ます。
2. 名乗りと、用件。「◯月分の請求書をお送りします」と、初めに書きます。
3. 添付の中身。ファイルの名前、件数、請求書の番号。
4. 金額と、支払期日。請求書に書いた数字を、そのまま写します。本文に書くかどうかは、会社の決まりに合わせます。
5. 原本の扱い。郵送するのか、しないのか。
6. 問い合わせ先。内容に不明な点があったときの連絡先。

惜しい例：「お世話になっております。請求書を送ります。ご確認ください。」

惜しい例は、何月分か、何件付いているか、原本が届くのかが分かりません。添付が外れていても、相手は気づけません。

件名：【請求書】10月分ご請求書の送付（B社 山田）

A社　経理部　佐藤様

（CC：田中様）

いつもお世話になっております。B社の山田です。

10月分の請求書を、PDFで添付いたします。

・添付：請求書_B社_202610_No123.pdf（1件）

・ご請求金額：110,000円（税込）

・お支払期日：11月30日

原本の郵送は、行いません。郵送が必要な場合は、お知らせください。

内容にご不明な点がございましたら、山田までご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

これは説明用の例です。添付の名前と件数を書いてあるので、相手は、届いたファイルと見比べられます。金額と期日を書いてあるので、添付を開く前に、支払の予定に入れられます。

本文に金額を書くなら、気をつける点があります。本文と請求書で数字が違うと、相手はどちらが正しいかを聞くことになります。請求書の控えを横に置いて写し、送る前にもう一度見比べます。

CCに入れた人を宛名にどう書くかは、CCとBCCの違いにまとめています。

送る前に見る点：添付・ファイル名・宛先

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

作る順番にも、工夫があります。一例です。先にファイルを付ける。次に本文を書く。宛先は最後に入れる。宛先が空のあいだは、書きかけのまま送ってしまうことがありません。

ファイルにパスワードを付けるか、どう伝えるかは、会社の決まりに従います。決まりが分からなければ、送る前に先輩に聞きます。

見るときは、声に出すか、指でさします。「A社あて。10月分。110,000円。Toは佐藤様」（説明用の例です）。目で流すだけより、違いに気づきやすくなります。

場面で変わるところと、電子データの保存

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

郵送に添える一枚は送付状の書き方、領収書は領収書の書き方にまとめています。

電子データで受け渡した請求書の保存

請求書をメールで受け渡すと、保存の決まりが関わってきます。国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」には、「電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化が図れます。」とあります（2026年10月4日に確認）。続けて、次のように書かれています。

また、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められていますので、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」についてご確認ください。

国税庁のパンフレット「電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について」（PDF）には、次の文があります。

取引に関して、書面でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当する電子取引データを受領又は交付した場合、その電子取引データの電子保存が義務付けられています。

「受領又は交付」とあります。受け取った側だけでなく、渡した側にも関わる書き方です。ただ、自分の会社が何を、どこに、どの形で保存するかは、この記事では言い切れません。保存のしかたには要件があり、会社ごとに仕組みを決めているからです。

営業がやることは、2つです。送ったメールと請求書のファイルを、自分の判断で消さないこと。そして、経理の担当に「メールで送った請求書は、どこに残せばよいでしょうか」と聞くことです。税の扱いの判断は、経理の担当や税理士などの専門家に任せます。

迷いやすい判断と、送り間違えたとき

判断1：原本の郵送は、要る？

基準は、相手に聞いた答えと、自分の会社の決まりです。こちらで「要らないだろう」と決めません。聞いた結果は、メールの本文にも書きます。「原本の郵送は行いません」「原本は本日郵送します」のどちらかが書いてあれば、相手は待つべきかどうかが分かります。

判断2：返事が無いとき、届いたかを聞いてよい？

聞いてかまいません。基準は、相手の締め日の前に、確かめの形で聞くことです。「◯日にメールでお送りした10月分の請求書は、届いておりますでしょうか」と聞きます（説明用の例です）。支払を急がせる言い方にはしません。届いていなければ、送り先を確かめてから送り直します。

判断3：上司や経理を、CCに入れる？

基準は、会社の決まりです。請求書のメールには上司を入れる、経理の共有アドレスを入れる、と決めている会社があります。決まりが無ければ、先輩に「請求書を送るメールは、どなたをCCに入れていますか」と聞きます。BCCとの使い分けは、CCとBCCの違いにあります。

判断4：送ったあとで、請求書の中身の誤りに気づいたら？

基準は、黙って直したものを送り直さないことです。相手の手元に、正しいものと誤ったものの両方が残るからです。先に上司と経理へ報告します。出し直しの手順は、請求書の書き方の「間違えて出したあとの出し直し」にあります。送り直すメールには、どこを直したかを書きます。

送り間違えたとき1：添付を忘れた

その場では：気づいたら、すぐに送り直します。相手から言われる前に動きます。

件名：【再送】【請求書】10月分ご請求書の送付（B社 山田）

A社　経理部　佐藤様

先ほどのメールに、請求書を添付しておりませんでした。失礼いたしました。

あらためて、10月分の請求書（請求書_B社_202610_No123.pdf）を添付いたします。

先ほどのメールは、破棄していただけますでしょうか。

これは説明用の例です。件名に【再送】を入れ、何が抜けていたかを一文で書いています。

後の記録：「添付を付ける前に本文を書き、そのまま送った。次からは、先にファイルを付ける」と書きます。

送り間違えたとき2：別の相手に送った、別の会社の請求書を付けた

その場では：自分だけで済ませません。先に、上司へ報告します。だれに、何を、いつ送ったかを伝えます。請求書には、取引の相手と金額が書かれています。別の会社の情報が外に出たことになるので、どう動くかは上司と決めます。

上司と決めたうえで、誤って送った相手に連絡します。メールだけでなく、電話でも伝えます。

「B社の山田です。先ほど、別の会社あての請求書を、誤って佐藤様にお送りしてしまいました。申し訳ございません。お手数ですが、開かずに削除していただけますでしょうか。正しい請求書は、あらためてお送りします」

これは説明用の例です。書き方はお詫びメールの書き方にまとめています。情報が出てしまった側の会社へ伝えるかどうかも、上司の判断に従います。

後の記録：送った時刻、相手、付けたファイル、連絡した時刻、相手の返事を書きます。原因も書きます。「アドレスの候補から選び、確かめなかった」「前の月のメールを写して、添付を入れ替えなかった」などです。

今日やることは一つです。次に送る請求書のメールで、添付を開き、宛名の会社と宛先を、声に出して見比べてください。