メールの件名の書き方：用件・何について・期限・社名を、開く前に伝える

件名の役割：開く前に読まれる、ただ一つの文

デジタル大辞泉「件名」は、3番目の意味として「電子メールにおいて、そのメールのタイトル（表題）のこと。」と説明しています。件名は、メールの題です。

受け取る人の画面には、差出人の名前と件名が、何通も並びます。本文は、開くまで読まれません。件名は、相手が開く前に読む、ただ一つの文です。相手は、ここを見て、3つのことを決めます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

初心者がつまずきやすいのは、本文に力を使い、件名を最後に急いで付けることです。本文の書き出しをそのまま入れて「お世話になっております」としたり、「ご連絡」「先日の件」とだけ書いたりします。本文がどれだけていねいでも、開かれなければ読まれません。

メール全体の部品（件名・宛名・書き出し・用件・結び・署名）と書く順番は、ビジネスメールの書き方にまとめています。この記事は、その中の件名だけを、くわしく扱います。

件名に入れる4つと、組み立ての順番

件名に入れるものは、4つあります。全部を毎回入れる、という意味ではありません。上の2つを土台にして、下の2つは、要るときに足します。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

組み立ては、次の順で進めます。下の実践シートと同じ並びです。

1. 本文を先に書き、相手にしてほしいことを一つ決める。件名は、本文の中身を一行にしたものです。中身が決まる前に付けると、「◯◯の件」のような、ぼんやりした件名になります。
2. 4つの部品を書き出す。用件、何についてか、日付や期限、社名と名前を、それぞれ短い言葉で書きます。無いものは「なし」と書きます。
3. 大事なものを前にして、一行にする。件名は、画面の幅によって、後ろが切れて表示されることがあります。スマートフォンでは、表示される字数がさらに少なくなります。切れても伝わるように、用件と、何についてかを前に置きます。
4. 件名だけを読んで、確かめる。自分の受信箱に、ほかのメールと並んで届いたつもりで読みます。開かなくても、何の用件で、何をすればよいかの見当がつけば、できあがりです。

件名の長さについて、公的な決まりは見当たりません。目安は、削っても意味が変わらない言葉が、残っていないことです。「お世話になっております」「いつもありがとうございます」などのあいさつは、本文に書けば足ります。「〜の件につきまして」は「〜の件」に、「〜についてのご連絡」は、用件の言葉（送付・ご相談など）に置き換えられます。

惜しい例と良い例、【 】の使い方

次は、取引先へ見積書を送るメールの件名を比べた、説明用の例です。

• 惜しい例1：「お世話になっております」
• 惜しい例2：「ご連絡」
• 惜しい例3：「お見積書の件」
• 惜しい例4：「【重要】【至急】【ご確認ください】お見積書について」
• 良い例：「［商品名］お見積書の送付（◯月◯日までにご返信のお願い）［自社名］［名字］」

惜しい例1は、あいさつです。用件も、何についてかも、入っていません。同じ件名のメールが何通も並ぶと、相手は、どれがどの話かを開いて確かめることになります。

惜しい例2は、連絡であることは分かりますが、すべてのメールは連絡です。何の連絡かが、分かりません。

惜しい例3は、「何についてか」は入りました。足りないのは、用件です。見積書を送ったのか、見積書について質問があるのか、見積書を直してほしいのかが、開くまで分かりません。「◯◯の件」で終わる件名は、最後に用件の言葉を一つ足すと直ります。「お見積書の送付」「お見積書の金額のご相談」のような形です。

惜しい例4は、【 】が三つ並び、肝心の中身が後ろに押し出されています。画面の幅が狭いと、【 】だけが表示されることになります。

良い例は、何についてか（商品名の見積書）、用件（送付）、期限と、してほしいこと（返信）、誰からかが入っています。

【 】（すみ付きかっこ）の使い方

件名の頭に【 】で言葉を入れる形は、受信箱の中で目に留まりやすいので、よく使われます。使うかどうかについて、公的な決まりは見当たりません。職場の習慣に合わせます。使うときの考え方は、次の3つです。

• 一つの件名に、一つまで。重ねるほど、どれが大事なのかが分からなくなります。件名の中身も、後ろへ下がります。
• 中に入れるのは、メールの種類を表す短い言葉。【ご確認のお願い】【日程のご相談】【お詫び】【ご報告】のように、相手が「自分は何をすればよいか」を見分けられる言葉を入れます。
• 毎回付けない。すべてのメールに【 】が付いていると、目印の役目がなくなります。日々の返信には付けず、新しい用件を出すときに使う、という分け方もあります。

社名を【 】に入れて「【［自社名］】お見積書の送付」とする形もあります。初めての相手や、やり取りの少ない相手に、誰からのメールかを先に伝えたいときに使われます。この場合、用件の【 】とは重ねず、どちらか一つにします。

返信のとき：「Re:」を残すか、件名を変えるか

届いたメールに返信すると、件名の前に「Re:」が付きます。同じ用件のやり取りが続いている間は、件名を変えずに返す形が、よく使われます。「Re:」の扱いと返信の書き方は、ビジネスメールの返信にまとめているので、ここでは、件名を変えるとどうなるかを書きます。

メールソフトには、同じ件名のやり取りを、ひとまとまりにして表示するものがあります。Gmail ヘルプ「メールをスレッドごとにグループ化する」は、「Gmail では、メールへの返信はスレッドにまとめられ、最新のメールが会話スレッドの一番下に表示されます。」「件名が変更された場合や、スレッド内のメール数が 100 通を超えた場合、スレッドは新しいスレッドに分割されます。」と説明しています。件名を書き換えると、相手の画面で、それまでのやり取りと別のまとまりになることがある、ということです。ほかのメールソフトでは動きが違うことがあるので、自分の会社のソフトで確かめてください。

ここから、変えるかどうかの基準が決まります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

話が移ったときに件名を変える場合は、「見積書の納期のご相談（旧件名：お打ち合わせ日程のご相談）」のように、元の件名を（　）で残す書き方もあります（説明用の例です）。相手は、どのやり取りの続きなのかが分かります。

「Re: Re: Re:」と重なったときに一つにまとめるかどうか、転送のときの「Fw:」に言葉を足すかどうかは、会社や相手によって考え方が違います。先輩のメールの形に合わせます。

場面別の件名の例

営業の仕事でよく送るメールについて、件名の例を並べます。すべて説明用の例です。［　］と◯は、自分の案件に置き換えてください。【 】や社名を入れるかどうかは、職場の習慣に合わせます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

場面ごとに、力を入れる所が違います。

• 見積書の送付：相手は、後でこのメールを探します。商品名と「お見積書」を入れておくと、件名で見つけられます。返事がほしいなら、期限まで入れます。
• 日程調整：何の打ち合わせかを入れます。日時が決まった後の連絡は、「◯月◯日（◯）◯時　お打ち合わせのご案内」のように、決まった日時を件名に入れると、相手は件名を見るだけで予定を確かめられます。
• お礼：「先日はありがとうございました」だけだと、どの日の何のお礼かが分かりません。いつの、何のお礼かを入れます。お礼の手紙を出す場合は、お礼状の書き方を見てください。
• お詫び：お詫びであることと、何の件かを、件名で先に伝えます。ほかのメールに埋もれて、読まれるのが遅れるのを避けるためです。
• 催促：件名に「催促」と書くと、相手を責める調子になりがちです。「ご確認のお願い」のように、してほしいことを書き、いつ送った分かを添えます。前のメールへの返信の形で送ると、相手は元のメールをすぐ開けます。
• 初めての相手：相手は、差出人の名前を知りません。件名に社名と名前がないと、誰からのメールかが、開くまで分かりません。紹介してくれた人がいるなら、「［紹介者の会社名］［紹介者名］様のご紹介」と入れる形もあります。

迷いやすい判断と、間違えたあと

判断1：「至急」は、いつ付ける？

デジタル大辞泉「至急」は、「至急」を「非常に急ぐこと。大急ぎ。」と説明しています。件名に付けると、相手に「ほかの仕事より先に、これを見てください」と頼むことになります。

基準は、相手が今日動かないと、相手自身が困るかです。こちらの社内の締め切りが近い、というだけなら、こちらの都合です。「至急」ではなく、「◯月◯日（◯）◯時までにご返信のお願い」のように、期限そのものを件名に書きます。相手は、日時を見て、自分で順番を決められます。

本当に急ぐ用件は、メールだけに頼りません。メールは、相手がいつ開くか分からないからです。電話で伝え、内容をメールでも送る形にします。取引先へのメールに「至急」を付けてよいかは、送る前に上司に聞きます。

判断2：「重要」は、いつ付ける？

デジタル大辞泉「重要」は、「重要」を「物事の根本・本質・成否などに大きくかかわること。きわめて大切であること。また、そのさま。」と説明しています。

基準は、読まなかった場合に、相手に不利益が出るかです。価格の改定、仕様の変更、納期の変更、休業のお知らせのように、相手の仕事に関わる変更が当たります。こちらが読んでほしいだけの案内に付けると、次に本当に大事な知らせを送ったときに、目に留まらなくなります。付けるときは、【重要】の後に、何が変わるのかを続けます。「【重要】◯月◯日からの価格改定のお知らせ」のような形です（説明用の例です）。

判断3：件名に、社名と名前は入れる？

基準は、相手が、差出人の名前だけで自分だと分かるかです。初めての相手、やり取りが少ない相手、多くの会社から連絡を受ける相手には、入れると見分けてもらいやすくなります。毎日やり取りしている相手なら、差出人の欄で分かるので、入れなくても伝わります。職場で入れる形にそろえているなら、それに従います。

判断4：相手の件名が分かりにくいとき、返信で直してよい？

相手が付けた件名を書き換えると、相手は、自分のメールへの返事だと気づきにくくなります。前の章で見たように、やり取りのまとまりが分かれることもあります。同じ用件への返事なら、そのまま返します。どうしても用件を足したいときは、元の件名を残したまま、後ろに足します。

間違えたあと1：件名を入れずに送った

その場では：相手の受信箱では、件名のないメールとして並んでいます。急ぎの用件や、初めての相手へのメールなら、件名を入れて送り直します。本文の最初に「先ほど、件名を入れずにお送りしてしまいました。同じ内容を、あらためてお送りします。先のメールは、破棄をお願いいたします」と一文添えます（説明用の例です）。送り直すかどうかで迷うときは、先輩に聞きます。

後の記録：「本文を書いてすぐ送った。次からは、送る前に、件名→宛先→添付の順に見る」と書きます（説明用の例です）。

間違えたあと2：件名の日付や商品名を、間違えて送った

その場では：件名と本文が食い違っていると、相手は、どちらが正しいのかが分かりません。正しい件名で送り直すか、訂正のメールを送ります。訂正では、どこが、どう変わるかを一文で書きます。「先ほどのメールの件名に誤りがありました。打ち合わせは、◯月◯日（◯）です。失礼いたしました」のような形です（説明用の例です）。金額や納期に関わる誤りは、上司に伝えてから送ります。

後の記録：「前のメールの件名を写して、日付を直し忘れた。次からは、件名の日付と、本文の日付を見比べてから送る」と書きます（説明用の例です）。

今日やることは一つです。これから送るメールを一通決め、用件・何についてか・日付や期限・社名と名前の4つを書き出して、件名を一つ作ってください。