5W1Hとは：いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように、で抜けを確かめる型

5W1Hとは：物事を正確に伝えるための六つの要素

5W1H（ごダブリューいちエイチ）は、辞書では次のように説明されています。「文章などで、物事を正確に伝えるための六つの要素。when（いつ）、where（どこで）、who（誰が）、what（何を）、why（なぜ）、how（どのように）の頭文字から。」（デジタル大辞泉「5W1H」）

Wで始まる言葉が5つ、Hで始まる言葉が1つなので、5W1Hと呼びます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

語釈には「正確に伝えるための」とあります。つまり、もとは伝えるときの確かめに使う言葉です。営業の仕事は、伝えることの連続です。上司への報告、お客様へのメール、会議の記録、社内への手配の依頼。どれも、相手はその場にいなかった人です。その場にいなかった人には、自分にとって当たり前のことが伝わっていません。

初めのうちは、報告の後に聞き返されることがよくあります。「それは、いつの話？」「誰が言ったの？」「で、いつまでに要るの？」。聞き返されるのは、話し方が下手だからではありません。自分の頭の中にある情報を、言葉にし忘れているだけです。5W1Hは、その言い忘れを、出す前に自分で見つけるための型です。

埋めるためではなく、抜けに気づくための型

5W1Hを習うと、6つの欄を全部埋めた文章を書こうとしがちです。けれども、6つを全部書くことは、目的ではありません。目的は、相手が動くのに要る情報が、抜けていないかに気づくことです。

たとえば、上司に「A社から電話がありました」と伝えるとき、場所（どこで）は要りません。一方で、「いつ、だれから、何の用件で、折り返しは要るのか」は要ります。要る・要らないは、相手が次に何をするかで決まります。

使い方は、次の4つの順です。

1. 伝えたいことを、先に一文で書く。6つを考える前に、結論を書きます。先に結論があると、どの要素が要るかが決まります。
2. 6つに当てる。下書きを読みながら、「いつは書いたか」「だれがは書いたか」と、一つずつ指でたどります。
3. 抜けていて、相手が困る所を足す。抜けていても相手が困らない所は、足しません。足すほど長くなり、大事な所が埋もれます。
4. 分からない所は、「未確認」と書く。空けたままにすると、相手は「書き忘れ」なのか「分からない」のかを区別できません。「未確認。◯日までに確かめます」と書けば、それも一つの情報になります。

もう一つ、気をつける所があります。5W1Hは、並べる順番の型ではありません。「いつ、どこで、だれが…」の順に話すと、結論がいちばん後ろに来ます。伝える順番は、結論から始める型を使います（報連相とはの「結論→事実→自分の考え→お願い」）。5W1Hは、その中身に抜けが無いかを見る、点検の道具です。順番の型と、点検の型を、分けて使います。

営業での使い方：報告・メール・議事録・ヒアリング

場面によって、抜けやすい要素が違います。次の表は、よくある抜けの一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

それぞれの書き方そのものは、別の記事にまとめています。メールの部品と確かめる順番はビジネスメールの書き方、会議の記録は議事録の書き方、書面での報告は報告書の書き方を見てください。この記事では、どの場面にも共通する「抜けの見つけ方」だけを扱います。

書く場面と、聞く場面では、使い方が少し違います。書く場面（報告・メール・議事録）では、出す前の点検に使います。聞く場面（ヒアリング）では、聞き終わる前の点検に使います。帰ってから「決める人を聞いていなかった」と気づくと、もう一度連絡することになるからです。

場面別の例：商談の報告・納期変更の連絡・ヒアリング

3つの場面で、当て方を見ます。会社名・人名・日付は、どれも説明用の例です。

1. 商談の報告

商談から戻って、上司に報告する場面です。下書きは「A社、いい感じでした。見積を出します」でした。6つに当てます。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

足した後の報告です。

「A社の商談の報告です。見積を、◯月◯日（金）までに出すことになりました。お話ししたのは総務の佐藤様で、決めるのは上司の課長だそうです。今お使いの物の納期が遅いことに、困っておられます。見積はメールで送り、来週、課長も同席の場で説明します。数量は20個です。」

「いい感じ」という感想が消え、上司が次に判断できる事実が並びました。場所は足していません。

2. 納期変更の連絡

仕入れ先から「入荷が遅れる」と聞き、社内の関係する人へ知らせる場面です。変更の連絡では、「いつ」を、前と後の両方で書くことが要ります。新しい日だけを書くと、読んだ人は、自分の予定のどこを直せばよいかが分かりません。

「A社向けの商品の件で、ご連絡です。納品日が、◯月10日（火）から◯月17日（火）に変わります。仕入れ先の入荷が遅れるためです（くわしい理由は確認中）。納品先と数量は変わりません。A社への連絡は、課長と相談のうえ、私から本日中に行います。」

この文には、いつ（前と後）、なにを、なぜ（確認中であることも含めて）、だれが、どのように、が入っています。「変わらないこと」を一言書いておくと、読んだ人は、ほかを確かめ直さずに済みます。

3. ヒアリングで聞く順

聞く場面では、6つを上から順に聞くと、取り調べのようになります。答えやすい事実から聞き、理由は後に回します。

1. なにを・どのように（今のやり方）：「いまは、どのように発注されていますか」
2. いつ・どこで（最近の一件）：「直近では、いつごろ、どちらの拠点で、そのお困りごとがありましたか」
3. なぜ（理由）：「それは、どういった事情からでしょうか」
4. だれが（決める人）：「進める場合は、どなたにご確認いただくことになりますか」
5. いつ（希望の時期）：「いつごろまでに、整っているとよろしいですか」

「なぜ」を最初に、続けて聞くと、相手は責められているように感じることがあります。事実を聞いた後に、「どういった事情から」とやわらげて聞きます。質問の進め方と、答えの受け止め方は、商談ヒアリングにまとめています。聞いた内容の整理にはヒアリングシートが使えます。

惜しい例と良い例

よくある3つの形を比べます。どれも説明用の例です。

惜しい例1（いつ、が抜けている）：「資料を、来週お送りします」

良い例1：「資料を、◯月◯日（水）の午前中までに、メールでお送りします」

「来週」は、月曜なのか金曜なのかで5日違います。相手は、資料を待って次の予定を組みます。日付と曜日があれば、相手は予定を決められ、自分も守ったかどうかを確かめられます。

惜しい例2（だれが、が抜けている）：「サンプルの手配は、進めておきます」

良い例2：「サンプルの手配は、私が今日中に倉庫の担当へ依頼します。届く日が分かりしだい、ご連絡します」

主語の無い文は、日本語では自然に読めてしまいます。そのため、書いた本人も抜けに気づきにくい所です。「だれが」を足すと、自分の仕事なのか、相手に頼んでいるのかが、はっきりします。

惜しい例3（全部を埋めて、長くなった）：「本日◯月◯日の14時に、A社の本社2階の会議室で、佐藤様と私が、見積について、ご検討の参考にしていただくために、対面で打ち合わせをしました。」

良い例3：「A社の佐藤様から、見積を◯月◯日（金）までにほしい、と言われました。数量は20個です。」

惜しい例3は、6つがそろっていますが、相手が知りたい「それで、どうなったのか」がありません。良い例3は、場所もやり方も書いていませんが、上司は次に動けます。そろっているかより、相手が動けるかで見ます。

営業では、6つに加えて、「いくらで」「いくつ」も確かめると、金額と数量の抜けに気づけます。見積や納期の話では、この2つを聞き返されることが多いからです。「なにを」の中に、数量と金額まで書いてあるかを見てください。

迷いやすい判断と、抜けたまま伝えたあと

判断1：どの要素を書いて、どれを省く？

基準は、「これが抜けていたら、相手は聞き返すか」です。聞き返されそうなら書き、聞き返されないなら省きます。迷ったときに残す順は、なにを → いつ → だれがです。この3つが抜けると、相手は動けません。場所とやり方は、いつもと違うときだけ書けば足りることが多くあります。

判断2：「なぜ」が分からないときは？

推測で埋めません。「理由は未確認です。◯日に、佐藤様へ伺います」と書きます。「たぶん予算の都合だと思います」と書くなら、「私の推測ですが」と前に付け、聞いた事実と分けます。理由を取り違えたまま提案を作ると、後で全部作り直すことになるからです。事実と推測を分けてメモする方法は、商談ヒアリングで説明しています。

判断3：「だれが」が、何人もいるときは？

役割ごとに分けて書きます。相手の会社なら、「窓口の人」「決める人」「実際に使う人」。自分の会社なら、「お客様に連絡する人」「手配する人」「確かめる人」です。「みんなで対応します」は、だれも書かれていないのと同じ結果になりがちです。やることの一行ごとに、名前を一人ずつ当てます。

判断4：口頭で伝えるときも、6つを確かめる？

声をかける前に、メモに3つだけ書きます。「なにを・いつ・だれが」です。短い報告なら、これで足ります。込み入った話は、6つに当てたメモを手に持って話し、話した後に同じ内容をチャットやメールで送ります。口頭だけだと、日付と数量が聞き違いになりやすいからです。メモを書く道具はビジネス手帳の選び方、控えの残し方は書類の整理も参考になります。

抜けたあと1：日付を書かずに、お客様へ送ってしまった

その場では：気づいた時点で、補うメールを送ります。相手から聞かれるのを待ちません。「先ほどのメールに、お届けの日を書いておりませんでした。失礼いたしました。◯月◯日（水）の午前中にお届けします」（説明用の例です）。件名の頭に【補足】と入れ、どのメールの補いかが分かるようにします。

後の記録：「日付を書かずに送った。次からは、送る前に『いつ』を指でたどる」と書きます（説明用の例です）。

抜けたあと2：「だれが」が抜けて、仕事が止まっていた

その場では：だれのせいかを探す前に、今から、だれがやるかを決めます。「◯◯の件、担当が決まっていませんでした。私が今日中に行います。よろしいでしょうか」と、関係する人に伝えます（説明用の例です）。期限に間に合わないなら、上司に先に報告します。

後の記録：打ち合わせの記録を開き、ほかにも担当の無い行がないかを見ます。あれば、その場で決めて書き足します。

抜けたあと3：「なぜ」を推測で埋めて、違っていた

その場では：違っていたと分かったら、すぐに訂正を伝えます。「先日、A社が見送った理由を予算の都合とお伝えしましたが、私の推測でした。佐藤様に伺ったところ、導入の時期が合わないため、とのことでした。申し訳ございません」（説明用の例です）。その推測をもとに作った資料があれば、使うのを止めます。誤りの報告の順番は、営業で失敗したときにまとめています。

後の記録：メモの書き方を変えます。「聞いたこと」と「自分の推測」の欄を分け、推測の欄には「未確認」と書き添えます。一週間の仕事の中で、同じ抜けが何度あったかを数えると、次に直す所が決まります（PDCAとは）。

今日やることは一つです。これから出す報告かメールを一つ選び、6つに当てて、抜けていた所を一つ足してから出してください。