報告書の書き方：結論・事実・自分の考え・次にやることの順に書く

報告書とは：報告する事柄を記した文書

報告書は、辞書では「報告する事柄を記した文書。」（デジタル大辞泉「報告書」）と説明されています。もとになる「報告」は、「告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。」（デジタル大辞泉「報告」）です。

語釈には、「ある任務を与えられた者が」とあります。報告書は、仕事を任された人が、任せた人へ、経過や結果を文書で渡すものです。任せた人は、その場にいませんでした。報告書を読んで、初めて何があったかを知り、次にどうするかを決めます。

営業が書く報告書には、次のような種類があります。呼び方は会社によって違います。

• 訪問・商談の報告：お客様と何を話し、何が決まったか
• 出張の報告：出張で何をし、何が分かったか
• 研修の報告：研修で何を学び、仕事でどう使うか
• 月の報告（月報）：一か月の動きと数字、次の月にやること

初めて書くときは、したことを朝から順に並べたり、「大変勉強になりました」のような感想で終えたりしがちです。どちらも、読む人が次に何を決めればよいかが書かれていません。

報告書は後に残り、後から別の人が読むこともあります。だから、日付と数字と名前を入れて書きます。口頭での報告・連絡・相談の伝え方は、報連相とはにまとめています。この記事では、文書にするときの書き方を扱います。

書く前に確かめる3つ

書き始める前に、3つを確かめます。ここを飛ばすと、書き上げた後に「知りたいのはそこではない」「書式が違う」と言われ、書き直しになります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

二つめが、いちばん大事です。同じ訪問でも、読む人が決めることによって、書く中身が変わります。上司が「見積の条件を決めたい」のなら、相手の希望と数量と時期を厚く書きます。「次に同行するかを決めたい」のなら、相手の会社でだれが決めるのか、次の打ち合わせがいつかを厚く書きます。

報告書の書式は、会社ごとに違います。会社に書式があれば、項目の名前と順番は、それに合わせます。この記事の並びは、書式が無いときや、「所見」「報告事項」のような欄に何を書けばよいか分からないときの一例です。

並び：結論→事実→自分の考え→次にやること・お願い

中身は、次の4つの順に書きます。下の実践シートと同じ並びです。

1. 結論。いちばん伝えたいことを、一文で書きます。「A社から見積の依頼を受けた」「研修で、見積書の確かめ方を学んだ」などです。読む人は、ここだけ読んでも要点が分かります。忙しい人は、最初の数行で、続きを今読むか後で読むかを決めます。
2. 事実。見たこと、聞いたこと、数えたことを書きます。日付、数字、だれが言ったかを入れます。結論の裏づけになる部分です。
3. 自分の考え。事実から、自分がどう考えたかを書きます。会社の書式では「所見」「考察」と呼ばれる欄です。事実とは、段落か欄を分けます。
4. 次にやること・お願い。だれが、何を、いつまでにやるか。読む人に決めてほしいこと、手伝ってほしいことがあれば、ここに書きます。ここが無いと、報告書は「読んで終わり」になります。

事実と推測を分ける

辞書では、事実は「実際に起こった事柄。現実に存在する事柄。」（デジタル大辞泉「事実」）、推測は「ある事柄をもとにして推量すること。」（デジタル大辞泉「推測」）と説明されています。報告書では、この二つを混ぜないことが大切です。読む人は、書かれたことを事実として受け取り、それをもとに決めるからです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

見分けるときは、文の終わりを見ます。「〜と話した」「〜だった」「〜件」は事実、「〜と思われる」「〜だろう」「〜と考える」は推測です。相手の言葉は、言い換えずに、かぎかっこで書くと、事実のまま残ります。

数字と日付で書く

「多い」「近いうちに」「かなり」は、読む人によって受け取り方が違います。数えられるものは数字で、時期は日付と曜日で書きます。「多くの問い合わせ」ではなく「問い合わせ5件」、「来週」ではなく「◯月◯日（火）」です（説明用の例です）。数えていないものは、無理に数字にせず、「未測定」と書きます。出す前に、いつ・だれが・なにを、が抜けていないかを確かめる方法は、5W1Hとはにまとめています。

長さ

長さに、決まった基準はありません。目安は、読む人が決めるのに要る分だけです。会社の書式が一枚なら、一枚に収めます。経過を細かく残したいときは、本文には要点を書き、細かい記録は「別紙」として後ろに付けます。

惜しい例と良い例

同じ訪問を書いた、二つの例を比べます。どちらも説明用の例です。

惜しい例：

本日、A社を訪問しました。最初に会社の説明をし、その後、商品の説明をしました。佐藤様はとても熱心に聞いてくださり、良い雰囲気でした。いろいろとお話を伺うことができ、手応えを感じました。今後も、引き続き頑張ります。

良い例：

結論：A社から、見積の依頼を受けました。◯月◯日（金）までに出します。

事実：◯月◯日（火）14時に訪問。相手は総務の佐藤様。「今の物は納期が遅く、困っている」とのお話でした。数量は20個。決めるのは佐藤様の上司の課長で、来週の打ち合わせに同席される予定です。ほかの会社への見積の依頼は、未確認です。

考え：納期の早さを先に示すと、比べていただきやすいと考えます（推測）。

次にやること・お願い：私が◯月◯日（木）までに見積の案を作ります。納期を何日と書いてよいか、ご確認をお願いします。

違いは3つです。

• 結論が先にあるか。惜しい例は、したことの順に書かれ、何が決まったのかが出てきません。
• 事実が、数字と日付と名前で書かれているか。「良い雰囲気」「手応え」は、書いた人の感じ方です。読む人は、それをもとに決められません。
• 次にやることがあるか。「引き続き頑張ります」は、だれが・何を・いつまでに、のどれも入っていません。

感想を書くなら、「考え」の欄に、事実と分けて書きます。

場面別の短い見本：訪問・出張・研修・月の報告

場面ごとに、書く中身の重みが変わります。次の表は、その一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

短い見本を3つ示します。項目の名前は、会社の書式に合わせて変えてください。どれも説明用の例で、日付・数字・人名も例です。

1. 訪問の報告

前の章の「良い例」が、そのまま見本になります。件名は、「◯月◯日 A社 訪問報告（見積の依頼）」のように、日付・相手・要点を入れます。

2. 出張の報告

件名：◯月◯日〜◯日 ◯◯方面 出張報告

結論：目的としていた3社への訪問のうち、2社で次の打ち合わせの日が決まりました。1社は担当の方が不在で、あいさつのみです。

事実：◯日（水）B社を訪問。鈴木様と面談。新しい商品の資料を希望され、◯日（月）までに送る約束をした。◯日（木）午前、C社を訪問。高橋様と面談。次回は◯月◯日（火）にオンラインで打ち合わせ。同日午後、D社を訪問。担当の方が不在で、名刺と資料を受付に預けた。

考え：D社は、事前に日時の約束をしていなかったことが原因と考えます。

次にやること：B社への資料は、私が◯日（月）までに送ります。D社へは、◯日（金）に電話をして、あらためて日時を伺います。

出張の報告は、読む人が「目的が果たせたか」を知りたいので、結論は目的に照らして書きます。

3. 研修の報告

件名：◯月◯日 見積書の作り方研修 受講報告

結論：見積書を出す前に確かめる項目を学びました。明日から、送る前に、有効期限と納期の2か所を、注文の記録と見比べます。

事実：◯月◯日（火）13時〜15時、本社の会議室で受講。講師は営業部の先輩。内容は、見積書の項目、よくある誤り、送る前の確かめ方の3つ。

考え：自分がこれまでに出した見積書には、有効期限を書いていない物がありました。

次にやること・質問：今週出す見積書から、確かめを始めます。有効期限を何日にするかの決まりがあるか、教えてください。

研修の報告は、「勉強になりました」で終わりやすい所です。学んだことを一つ選び、いつから、どの仕事で、何を変えるかまで書くと、読む人は研修の成果を判断できます。研修中の記録の残し方と、作業・事実・数字・分かったこと・質問の5行の型は、「頑張りました」しか報告できなかった研修にまとめているので、ここでは重ねません。

月の報告

月の報告は、数字が中心になります。「訪問32件、見積6件、受注2件」のように、同じ項目を毎月同じ順に並べます（説明用の例です）。項目をそろえておくと、前の月と比べられます。数字の後に、「次の月に変えること」を一つ書きます。一週間ごとに数えて見直す方法は、PDCAとはで説明しています。

ほかの書類との違いと、迷いやすい判断

報告書と似た書類が、いくつかあります。次の表は、辞書の語釈をもとにした整理の一例です。呼び方と使い分けは、会社によって違います。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

上司から「報告書を出して」と言われても、中身はトラブルの経過を求められている、ということがあります。名前だけで決めず、「何について、どなたあてに書く書類ですか」と確かめます。それぞれの書き方は、表の右の記事を見てください。

判断1：うまくいかなかったことも、書く？

書きます。報告書は、読む人が次を決めるための材料です。良いことだけを書くと、読む人は誤った前提で決めることになります。書き方は、事実→自分の考え→次にやること、の順です。「D社は担当の方が不在で、会えなかった。事前の約束をしていなかったため。次は、電話で日時を伺ってから訪問する」（説明用の例です）。

判断2：いつまでに出す？

会社に期限の決まりがあれば、それに合わせます。決まりが無ければ、頼まれたときに「いつまでにお出しすればよいですか」と聞きます。聞けなかったときは、記憶が確かなうちに、早めに出します。日がたつほど、相手の言葉や数字があいまいになるからです。急ぐ中身（お客様との約束の期限が近い、トラブルの気配がある）は、報告書を待たずに、先に口頭で伝えます。

判断3：メールやチャットで出してよい？ 紙の書式が要る？

これも、会社の決まりによります。決まりが無ければ、上司に「メールの本文でよいですか、書式に入れて添付しますか」と聞きます。メールの本文で出すときも、並びは同じです。件名に日付と相手と要点を入れ、本文の最初に結論を書きます。出した報告書の控えは、後で月の報告や面談の資料に使えるので、探せる形で残します（書類の整理）。

出したあと1：数字や日付の誤りに気づいた

その場では：気づいた時点で、出した相手に伝えます。読んだ人が、その数字をもとに動き始めているかもしれないからです。「◯月◯日にお出しした訪問報告に、誤りがありました。見積の数量を30個と書きましたが、正しくは20個です。申し訳ございません。訂正したものをお送りします」（説明用の例です）。どこが、どう変わるかを書き、直した版を出します。直した版には、「◯月◯日 訂正」と入れ、前の版と区別できるようにします。

後の記録：なぜ間違えたかを、事実で書きます。「記憶で書いた。次からは、商談メモと見比べてから出す」のような形です（説明用の例です）。お客様へ出した書類の誤りにつながっていたら、先に上司へ報告します（営業で失敗したとき）。

出したあと2：推測を、事実のように書いていた

その場では：「◯◯の件は、相手に確かめたことではなく、私の推測でした」と伝えます。あわせて、いつ、だれに確かめるかを書きます。確かめた後で、結果をもう一度伝えます。

出したあと3：「知りたいのは、そこではない」と言われた

その場では：書き直す前に、聞きます。「失礼しました。どの点を、くわしくお知りになりたいですか」。全部を書き直すより、足りない所だけを足すほうが早く済みます。

後の記録：その上司が報告書で見る所を、メモに残します。「課長は、決める人と時期を先に見る」のような形です（説明用の例です）。次に書くときの「書く前に確かめる3つ」が、短く済みます。机の上で下書きや控えが散らかるなら、デスク周りの収納も見てください。

今日やることは一つです。これから書く報告書を一つ決め、読む人と、その人が決めることを書いてから、結論の一文を書いてください。

毎日の報告の書き方は、日報の書き方にまとめています。