「ご連絡ありがとうございます」の使い方：返信の最初の一言と、あとに続ける一文

返信の最初に置くお礼：何に対してのお礼か

取引先からメールが届いた。返信を書こうとして、最初の一行で手が止まる。「ご連絡ありがとうございます」でよいのか、「ご連絡いただき」と書くべきか。相手の知らせが良くない内容だったら、「ありがとうございます」は合わないのではないか。よくある迷いです。

「ご連絡ありがとうございます」は、相手が知らせてくれたことへのお礼です。知らせの中身への感想ではありません。相手は、時間を使って文を書き、こちらに知らせてくれました。その行いに対して、最初に一言お礼を言います。

この一言を置く理由は、二つあります。一つは、相手に「届いて、読んだ」と伝わること。もう一つは、すぐ用件に入る前の、短いあいさつになることです。返信の書き出しでは、「いつもお世話になっております」の代わりに、このお礼から始める形がよく使われます。宛名や名乗りの並べ方は、ビジネスメールの書き出しにまとめています。

ただし、この一言だけでは、返信の役目は果たせません。相手が知りたいのは、「何が伝わったのか」と「次に何が起きるのか」です。この記事は、最初の一言の選び方と、そのあとに続ける一文を扱います。引用の残し方、件名、複数の質問に返す順番は、ビジネスメールの返信にあります。

形の違い：「いただき」「くださり」「早速のご返信」

よく使われる形を並べます。言い方は、どれも説明用の例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「いただき」と「くださり」は、どちらが正しい？

文化審議会答申「敬語の指針」（平成19年2月2日・文化庁）に、この二つを比べた項目があります。「御利用いただきましてありがとうございます」と「御利用くださいまして」のどちらが適切か、という問いに対する解説です。「　」の中は、指針の文をそのまま写したものです。

• 「「御利用いただく」は謙譲語Ⅰ，「御利用くださる」は尊敬語である。」（指針40ページ）
• 「基本的には，どちらもほぼ同じように使える敬語だと言ってよい。」（指針40ページ）
• 「いただく」の用法について、「その受け止め方に個人差があり，不適切な用法だと感じている人たちもいる。」（指針40ページ）

形の作り方も、指針に載っています。尊敬語の形として「お(ご)……くださる（例：読む→お読みくださる，指導する→御指導くださる）」（指針24ページ）、謙譲語Ⅰの形として「お(ご)……いただく（例：読む→お読みいただく，指導する→御指導いただく）」（指針27ページ）が挙げられています。「ご連絡くださる」「ご連絡いただく」は、この形に当てはまります。

二つの違いは、誰の側から述べるかです。指針は、「くださる」について「「くださる」の場合は，行為者を立てるという一般の尊敬語の働きに加えて，「その行為者から恩恵が与えられる」という意味も併せて表す。」（指針15ページ）と説明しています。「いただく」については、「謙譲語Ⅰの基本的な働きに加えて，恩恵を受けるという意味も併せて表す。」（指針17ページ）です。

まとめると、「ご連絡くださり」は、相手が連絡してくれた、と相手の側から述べる形。「ご連絡いただき」は、自分が連絡をもらった、と自分の側から述べる形です。どちらも、ありがたいことだという気持ちが入ります。指針の説明に沿えば、どちらを選んでも構いません。職場で多く使われているほうにそろえると、迷いが減ります。

「ご連絡していただき」は？

「して」が入った形は、避けたほうが安心です。指針は、「御案内」を例にして、「結果として「御案内してくださる」あるいは「御案内していただく」全体も不適切である。」（指針31ページ）と説明しています。「して」を取って「御案内くださる」「御案内いただく」にすれば、適切な形になる、とも書かれています。

指針が例にしているのは「御案内」です。「ご連絡していただき」も、同じ「ご……していただく」の形です。「ご連絡いただき」と書けば、指針に載っている「お(ご)……いただく」の形に合います。

「早速のご返信」の「早速」

「早速」は、辞書に「すみやかなこと。すぐ行うこと。また、そのさま。」（デジタル大辞泉「早速」）とあり、例として「早速の御返事ありがとう」が載っています。すぐに返してくれたときに合う言葉です。

何日かたってから届いた返信に「早速の」と書くと、言葉と事実が合いません。そのときは、「ご返信いただき、ありがとうございます」にします。

お礼のあとに続ける一文

最初の一言のあとに、次の二つを続けます。

1. 受け取った内容を、一文で書く。相手の文から、日付・数量・場所・質問を写します。相手は、どの件がどう伝わったかを確かめられます。写し間違いがあれば、相手がその場で直せます。
2. 次に自分がすることと、期限を書く。「明日の午前中にお返事します」のように書きます。相手は、次の連絡をいつまで待てばよいかが分かります。期限が無いと、相手は催促してよいのかどうかで迷います。

取引先から「数量を増やしたい」という連絡が来た場面で、比べます（説明用の例です）。

• 惜しい例1：「ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。」
• 惜しい例2：「ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。ご連絡いただいた件、確認のうえ、あらためてご連絡いたします。」
• 良い例：「ご連絡いただき、ありがとうございます。数量を150個へ変更し、納期は◯月◯日のまま、とのご希望を承りました。納期に間に合うかを確かめ、明日の午前中に、あらためてお返事いたします。」

惜しい例1は、何を承知したのかが書かれていません。納期を変えないことまで承知したのかどうか、相手には分かりません。惜しい例2は、言葉はあらたまっていますが、「ご連絡」が三回出てきて、中身と期限がありません。良い例は、受け取った内容と、次の連絡の時期が入っています。

続ける一文は、相手の連絡の種類で変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

受けた言葉として「承知いたしました」「承りました」のどれを選ぶかは、了解しました・承知しましたの使い分けにまとめています。

悪い知らせ・クレーム・電話のとき

断りや、良くない知らせへの返信

見積もりを断られた、採用が見送られた、という連絡にも、「ご連絡ありがとうございます」は使えます。お礼の対象は、知らせてくれたことだからです。断りの連絡は、相手にとっても書きにくいものです。知らせてくれたこと、検討してくれたことに、お礼を言います。

ご連絡いただき、ありがとうございます。今回は見送りとのこと、承知いたしました。お忙しい中、ご検討くださり、ありがとうございました。

差し支えなければ、今後の参考に、決め手になった点を一つお聞かせいただけますでしょうか。

文例は説明用の例です。理由を聞く一文は、相手に答える義務が無いお願いです。「差し支えなければ」を付け、一つにしぼります。

クレームや、こちらの誤りを知らせる連絡への返信

相手が怒っている、困っている、という連絡では、お礼より先に、おわびを置く形を基本にします。相手は、迷惑を受けたことを伝えています。最初の一行が「ありがとうございます」だと、困っていることが伝わっていないように読めることがあります。

• 惜しい例：「ご連絡ありがとうございます。納品が遅れている件、確認いたします。」
• 良い例：「納品が遅れ、ご迷惑をおかけしております。申し訳ございません。状況をお知らせいただき、ありがとうございます。配送の状況を確かめ、本日15時までにお電話いたします。」

どちらも説明用の例です。良い例は、おわび、知らせてくれたことへのお礼、次にすることの順に並んでいます。お礼の言葉も、「ご連絡」より「お知らせいただき」のほうが、相手が教えてくれたという向きがはっきりします。

クレームへの返事は、自分だけで書いて送らず、先に上司へ報告します。おわびする範囲は、事実が分かっている所までです。最初の連絡で確かめることはクレーム対応の基本、メールの書き方はお詫びメールの書き方にまとめています。

電話をもらったとき

電話では、手段に合わせて「お電話ありがとうございます」と言います。

かかってきた電話に出る：「お電話ありがとうございます。［自社名］の［氏名］でございます」

折り返しをもらった：「折り返しのお電話をいただき、ありがとうございます。先ほどお電話した、納期の件です」

電話のあとにメールを送る：「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。お話しした内容を、下記にまとめます」

やり取りは説明用の例です。折り返しをもらったときは、お礼のすぐあとに、こちらから電話した用件を言います。相手は、何の件でかけ直したのかを思い出す手間が省けます。会社の電話に出るときの名乗りは、職場で決まっていることがあります。受け方の手順は、電話対応の基本にあります。

迷いやすい判断

判断1：やり取りが何往復も続くとき、毎回書く？

毎回書かなくてはいけない、という公的な決まりは見当たりません。自分で決める基準は、相手が、こちらのために何かをしてくれたかどうかです。調べてくれた、資料を送ってくれた、日程を空けてくれた、というときは、その行いを言葉にしてお礼を書きます。「お調べいただき、ありがとうございます」「資料をお送りいただき、ありがとうございます」のような形です（説明用の例です）。

同じ日の短いやり取りが続くときは、お礼を省いて、「承知いたしました。◯日にお送りします」と用件から入る形でも足ります。同じ言葉が毎回並ぶと、決まり文句として読み飛ばされます。お礼を返し合って終わらないときの区切り方は、お礼メールへの返信にあります。

判断2：「ご連絡」と「ご返信」「ご回答」は、どう使い分ける？

基準は、相手がしてくれたことを、いちばん具体的に言える言葉を選ぶことです。こちらのメールに返してくれたなら「ご返信」。質問に答えてくれたなら「ご回答」。相手のほうから知らせてくれたなら「ご連絡」。資料なら「ご送付」、日程なら「ご調整」です。

具体的な言葉にすると、何に対するお礼なのかが、相手に伝わります。どれにも当てはめにくいときは、「ご連絡」で足ります。

判断3：社内の上司や先輩にも使う？

社内で使ってはいけない、という公的な決まりは見当たりません。ただ、社内では「お疲れ様です」から始める職場もあります。上司や先輩が実際に書いているメールを見て、合わせます。

聞くときは、「部長からのメールに返信するとき、最初は『ご連絡ありがとうございます』で書いています。うちの課では、どう書いていますか」と、自分の書き方を添えて聞きます（説明用の例です）。

判断4：返信が遅れたときも、「ご連絡ありがとうございます」から始める？

遅れたときは、おわびを先に書きます。相手は返事を待っていました。「お返事が遅くなり、申し訳ございません。◯月◯日にご連絡いただいた納期の件、お答えいたします」のように、おわびを一文、すぐに答えへ入ります（説明用の例です）。お礼を入れるなら、おわびのあとです。

判断5：「ご丁寧に」「わざわざ」を足したほうがよい？

足さなくても、お礼は伝わります。足すなら、相手がしてくれたことに合う言葉を一つだけにします。細かく説明してくれたなら「詳しくご説明いただき」、急いでくれたなら「お急ぎいただき」のように、行いそのものを書くほうが、何へのお礼かがはっきりします（説明用の例です）。

言い方を間違えたとき

失敗1：クレームの連絡に、いつもの調子で「ご連絡ありがとうございます！」と返した

その場では：送ったあとで気づいたら、上司に報告します。次の連絡で、言葉の言い訳はせず、用件のおわびと対応を伝えます。「先ほどのメールでは、おわびが足りず、失礼いたしました。納品が遅れ、ご迷惑をおかけしております」と、短く言い直してから、分かった事実と次の対応を書きます（説明用の例です）。

後の記録：「相手が困っている連絡には、おわびを先に書く。送る前に上司に見てもらう」と書きます。件名や一行目に「至急」「困っています」「まだ届きません」のような言葉がある連絡は、書き出す前に、先輩に一声かけると決めておきます。

失敗2：お礼だけ返して、相手の質問に答えていなかった

その場では：気づいたら、すぐに答えを送ります。「先ほどのお返事で、ご質問へのお答えが抜けておりました。申し訳ございません。納期は、ご注文から◯日ほどです」と、抜けたことを一文でわび、答えを書きます（説明用の例です）。

後の記録：「返信を書く前に、相手のメールの『？』と『〜でしょうか』を数える」と書きます。数えた分だけ、答えを書いたかを送る前に確かめます。

失敗3：「早速のご返信」と書いたが、相手は何日もたってから返していた

その場では：用件に関わる誤りではないので、訂正だけのメールは送らなくて足ります。皮肉のように読めてしまうことがあるので、次の返信から「ご返信いただき、ありがとうございます」に直します。

後の記録：前に書いたメールの文を写して使うと、こうした食い違いが起きます。「写した文は、最初の一行を読み直してから送る」と書きます。

今日やることは一つです。今日届いた連絡を一通選び、最初のお礼の一言と、そのあとに続ける「受け取った内容」「次にすること」の文を書いてください。

相手がすぐに動いてくれたときのお礼は、「早速のご対応ありがとうございます」の使い方にまとめています。