「ご承知おきください」の意味と使い方：取引先・上司に使ってよいか、言い換えと「ご了承ください」との違い

「ご承知おきください」の意味：あらかじめ、知っておいてください

休業日のお知らせを書いていて、結びの一文で手が止まることがあります。「ご了承ください」と「ご承知おきください」の、どちらを書けばよいのか。似て見えますが、相手に頼んでいる中身が違います。辞書で、言葉を一つずつ確かめます。

「承知」は、デジタル大辞泉（コトバンク）に、1つ目の意味として「事情などを知ること。また、知っていること。わかっていること。」とあります。用例には「事の経緯を承知しておきたい」が挙がっています。2つ目の意味は「依頼・要求などを聞き入れること。承諾。」です。

「〜おく」は、動詞の後ろに付く「置く」です。同じ辞書の「置く」は、補助動詞としての意味を、「今後の用意のために、あらかじめ…する。」と説明しています。

合わせると、「ご承知おきください」は、「これから先のために、あらかじめ知っておいてください」という意味になります。ここでの「承知」は、1つ目の「知ること」の意味です。相手に、何かを引き受けてもらう言葉ではありません。

相手にしてもらうことは、「知っておく」ことだけです。だから、この言葉を書く前に、何を知っておいてもらうのかを、次の3つで書きます。

1. 何が（休み、納期、価格、仕様など）
2. いつから、いつまで
3. 相手の仕事で、何が変わるか

3つ目が抜けると、相手は「知ったけれど、自分はどうすればよいのか」が分かりません。知らせる側には当たり前のことでも、相手の予定表に書ける形になっていなければ、知らせた意味が薄くなります。

「承知」の2つ目の意味を使う返事、「承知いたしました」については、「承知いたしました」の意味と使い方にまとめています。

取引先や上司に使ってよいか：辞書と指針で確かめる

「ご承知おきください」は、上から言っているように聞こえないか。そう気になる人もいます。確かめられる範囲を、先に書きます。

上の辞書の「承知」「置く」の語釈には、使う相手を限る説明はありません。文化審議会答申「敬語の指針」（平成19年2月2日・文化庁）にも、「承知」という言葉は出てきません。「ご承知おきください」を取引先や上司に使ってはいけない、と決めた公的な基準は、見当たりません。

そのうえで、形を見ます。この言い方は「ください」で終わります。「敬語の指針」は、49ページで、「取ってください。」という言い方を、「依頼や指示の表現」として扱っています。「ください」は、相手に直接求める形だということです。

同じ指針は、48ページで、責任者でない人が同僚に仕事を頼む場面について、「相手に判断をゆだねるような表現を用いる方が良いだろう。」と解説しています。お知らせは、仕事を頼む場面とは違います。ただ、「ください」の形が気になるときに、形をやわらげる考え方として使えます。

形を変えた言い方を並べます。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

4つ目は、相手に「知っておいて」と求めるのをやめて、自分が「知らせる」と書く形です。主語が自分になるので、相手に求める形かどうかで迷うことがなくなります。「幸いです」を付ける形の強さの選び方は、「幸いです」の意味と使い方にまとめています。

どれを選ぶかは、相手や会社の習慣に合わせます。先輩が同じ取引先へ送ったお知らせを一通見せてもらい、結びの形をそろえるのが、早い決め方です。

「ご了承ください」との違い：知っておいてもらう／受け入れてもらう

「了承」は、デジタル大辞泉（コトバンク）に「事情をくんで納得すること。承知すること。承諾。」とあります。「承知おき」と並べると、次のようになります。「　」の中は、辞書の文をそのまま写したものです。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

分ける基準は、その連絡で、相手に不便や負担が出るかどうかです。出ないなら、知っておいてもらえば足ります。出るなら、受け入れてもらうお願いになります。

同じ休業日の連絡でも、中身で変わります。「その日は担当が不在ですが、ほかの者が対応します」なら、相手の不便は小さく、「ご承知おき」で足ります。「その日は出荷ができません」なら、相手は納品が一日遅れることを受け入れることになるので、「ご了承」が合います。

惜しい例：「◯月◯日（◯）より、価格を改定いたします。ご承知おきください」

良い例：「原材料の値上がりを受け、◯月◯日（◯）のご注文分より、価格を改定させていただきます。新しい価格は、添付の一覧のとおりです。ご負担をおかけしますが、何とぞご了承くださいますよう、お願い申し上げます」

どちらも説明用の例です。惜しい例は、相手の支払いが増える話なのに、「知っておいてください」とだけ伝えています。相手は、納得する材料がないまま、結果だけを知らされた形になります。良い例は、理由・いつから・どこを見れば分かるかを書いたうえで、受け入れてもらうお願いにしています。

「ご了承」には、「悪しからず」を添える形もあります。同じ辞書に「相手の希望や意向に添えない場合などに用いる語。悪く思わないで。気を悪くしないで。」とあり、用例に「どうか悪しからず御了承ください」が挙がっています。相手の希望に添えないときの言い方だと分かります。

言い換え：お含みおき・お知りおき・ご留意・あらかじめご了承

近い言い方を、辞書の語釈と一緒に並べます。語釈は、デジタル大辞泉（コトバンク）からの引用です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

「含み置く」と「知り置く」は、辞書に見出しがある言葉です。用例も、それぞれ「以下の点、お―・きください」「よろしくお―・きください」の形で載っています（「―・き」は、見出しの言葉が入る所です）。どちらも、「ご承知おきください」と近い場面で使えます。

違いが出るのは、「ご留意ください」です。語釈に「気をつけること」とあるとおり、相手に注意してもらう言葉です。知っているだけでは足りず、相手の側で気をつける点があるときに使います。「返信用の封筒には、切手が貼られていません。ご留意ください」のような形です（説明用の例です）。

「あらかじめご了承ください」は、まだ起きていないことを、先に受け入れてもらう形です。「数に限りがあるため、品切れの際は、お届けが遅れる場合がございます。あらかじめご了承ください」のように、起きるかもしれないことを書きます（説明用の例です）。

許してもらうお願いは、また別の言葉になります。「ご容赦ください」の意味と使い方にまとめています。

文例：休業日・納期・価格改定・仕様変更

4つの場面の例です。どれも説明用の例で、日付や内容は、自分の会社の決まりに合わせて書き換えます。相手に価格や納期を伝える文面は、送る前に上司に見せます。

1. 休業日（相手の不便が小さいとき）

◯月◯日（◯）は、社内研修のため、終日、電話に出ることができません。

メールでのご注文は、通常どおりお受けし、翌営業日に順にご返信いたします。

あらかじめ、ご承知おきいただけますと幸いです。

何が・いつ・相手の仕事で何が変わるか、の3つが入っています。出荷や納品が止まる休みなら、結びを「ご了承くださいますよう、お願い申し上げます」に変えます。年末の休みの案内は、年末の挨拶メールにまとめています。

2. 納期（まだ決まっていないことを、先に伝える）

ご注文の品は、◯月◯日（◯）のお届けを予定しております。

ただ、天候により、配送が一日ほど遅れる場合がございます。あらかじめ、ご承知おきください。

遅れが分かりましたら、その日のうちに、私からお電話いたします。

遅れる「かもしれない」ことを先に知らせる例です。分かったら、誰が・どの方法で知らせるかを足しています。相手は、ただ待つのではなく、連絡が来る前提で予定を組めます。すでに遅れが決まっているなら、これはお知らせではなく、お詫びの連絡です。お詫びメールの書き方を見てください。

3. 価格改定（受け入れてもらうお願い）

前の章の「良い例」の形です。相手の負担が増えるので、「ご承知おきください」ではなく、理由を書いたうえで「ご了承くださいますよう、お願い申し上げます」と結びます。新人が自分の判断で送る連絡ではありません。文面と送る時期は、上司の指示に合わせます。

4. 仕様変更（相手の側で、することがあるとき）

◯月◯日（◯）の出荷分より、箱の大きさが変わります。中身と入り数は、これまでと同じです。

新しい箱の寸法は、添付の資料のとおりです。保管の棚の高さに合うかどうか、ご確認をお願いいたします。

合わない場合は、◯月◯日（◯）までに、私までお知らせください。

変わる点と、変わらない点を、両方書いています。この例では、相手に確かめてもらうことがあるので、「ご承知おきください」では結んでいません。相手の作業や返事が要るなら、その作業を書くのが先です。

迷いやすい判断と、送ったあと

判断1：返事がほしい連絡に、「ご承知おきください」を使ってよい？

基準は、相手の返事がないと、自分の仕事が止まるかどうかです。止まるなら、「ご承知おきください」では結びません。この言葉が頼んでいるのは、知っておくことだけだからです。「ご確認のうえ、◯月◯日（◯）までにご返信をお願いいたします」と、返事と期限を書きます（説明用の例です）。

判断2：一通の中に、お知らせが3つあるときは？

基準は、相手にしてほしいことで分けることです。知っておいてもらうもの、受け入れてもらうもの、返事がほしいものを、混ぜて書きません。返事がほしいものを先に、番号を付けて書きます。お知らせは、その後ろにまとめ、最後に一回だけ「以上、ご承知おきください」と結びます。全部の文に付けると、どれが大事かが分かりにくくなります。

判断3：相手から「ご承知おきください」と届いたら、返事は要る？

言葉のうえでは、返事は求められていません。基準は、自分の仕事の予定が変わるかどうかです。変わるなら、「◯月◯日の件、承知いたしました」と短く返し、自分の予定表と、社内の関係する人に伝えます。変わらないなら、返信は一言で足ります。返信の順番は、ビジネスメールの返信にまとめています。

知らされた内容で困ることがあるときは、早く伝えます。「その日は、納品をお願いしている日です。前の日に受け取ることはできますか」のように、困る点と、聞きたいことを一つ書きます（説明用の例です）。

判断4：電話や対面では、どう言う？

口で言うときは、「先にお伝えしておきます」「◯日は電話に出られませんので、メールでお願いできますか」のように、何をしてほしいかを、ふだんの言葉で言えば伝わります。口で伝えたお知らせは、聞きもらしが起きやすいので、後からメールでも送ります。

失敗1：知らせたのに、相手が知らなかった

その場では：「お知らせしたはずです」とは言いません。ほかのメールにまぎれて、読まれなかったのかもしれないからです。「お知らせの出し方が分かりにくく、失礼いたしました」と伝え、今からできることを先に話します。

後の記録：「長いメールの最後に、休みの案内を書いた。次からは、件名に【お知らせ】と日付を入れ、お知らせだけで一通にする。相手の予定に関わる日は、前の週にもう一度伝える」と、次の手順の形で残します（説明用の例です）。件名の付け方は、メールの件名の付け方にあります。

失敗2：受け入れてもらう話を、「ご承知おきください」で送った

その場では：相手から固い返事が来たら、言葉を言い直すより先に、足りなかった説明を足します。理由、いつから、相手への影響、問い合わせ先です。自分で条件を変える約束はしません。すぐ上司に、送った文面と、相手の返事を見せて報告します。報告の順番は、営業で失敗したときにまとめています。

後の記録：「相手の負担が増える連絡を、お知らせの形で送った。次からは、送る前に、相手に不便が出るかを一行書く」と残します（説明用の例です）。

失敗3：知らせた日付が、間違っていた

その場では：気づいたら、すぐ訂正を送ります。相手は、間違った日付で予定を組みはじめているかもしれません。件名に【訂正】と入れ、誤った日付と正しい日付を並べて書きます。文面は、お詫びメールの書き方の「資料や金額に誤りがあった」の形が使えます。

後の記録：「記憶で日付を書いた。次からは、社内の予定表を開いて、日付と曜日を見比べてから送る」と書きます（説明用の例です）。

今日やることは一つです。これから送るお知らせ一通について、相手にしてほしいことが「知っておく」「受け入れる」「返事をする」のどれかを決め、結びの言葉を一つ選んでください。

相手に負担の出る知らせの結びは、「ご理解賜りますよう」の意味と使い方を見てください。