催促メールの書き方（ビジネス）：責めずに、期限と用件をもう一度伝える

催促メールとは：期限と用件を、もう一度伝える連絡

催促（さいそく）メールとは、お願いしたことへの返事や、受け取る予定の物が、期限を過ぎても届かないときに、もう一度お願いするメールです。「リマインドのメール」「再度のご連絡」と呼ぶこともあります。

初めて書くときは、手が止まりがちです。「まだでしょうか」と書くと、責めているようで送れません。遠回しに書きすぎると、何を頼んでいるのかが伝わりません。そのまま迷っているうちに、自分の仕事の期限が近づいてきます。

考え方を一つ決めておくと、書きやすくなります。催促メールは、相手を責める連絡ではなく、期限と用件をもう一度伝える連絡です。相手が返していない理由は、こちらからは分かりません。メールがほかの連絡に埋もれている、社内の確認を待っている、そもそも届いていない、などが考えられます。

理由が分からないので、決めつけません。相手がすぐ動けるように、「何を・いつまでに・なぜ」をそろえて送ります。相手から見ると、前のメールを探し直さなくても、このメールだけで返事ができる形です。

この記事で扱うのは、返事、資料や見積、社内への依頼の催促です。次の二つは、扱いが違います。

• 提案の後に「検討します」と言われ、返事を待っているとき。相手に約束した期限がないので、催促の前に、相手が決めるのに足りない材料を見ます。進め方は「検討します」の後にまとめています。
• 支払いが遅れているとき。営業の担当者が、自分の判断で文を作って送ることはしません。経理の担当や上司の指示に従います。この記事では、文例を出しません。

送る前に確かめる4つ

書き始める前に、次の4つを確かめます。確かめずに送ると、相手は「もう返したのに」「期限は聞いていない」と感じ、こちらがおわびをすることになります。

1. 自分の依頼は、相手に届いていたか。送信済みの箱を開き、あて先のアドレス、送った日時、添付を見ます。下書きのまま残っていた、別の人に送っていた、ということがあります。口頭で頼んだだけなら、相手の手元に記録がありません。
2. 期限を伝えていたか。最初のメールを読み直します。「お手すきの際に」「なるべく早く」と書いていたら、相手にとっては期限がありません。
3. 相手が動けない理由が、自分の側にないか。相手から質問が来ていて答えていない、送ると言った資料を送っていない、などです。自分が止めているのに催促すると、相手を困らせます。
4. 相手からの返事を、見落としていないか。別の件名での返信、迷惑メールの箱、電話の伝言、同僚あての連絡を見ます。近くの人に「A社の佐藤様から、連絡は来ていませんか」と聞きます（説明用の例です）。

確かめた結果で、書くメールが変わります。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

書く順番：件名から、行き違いへの一言まで

催促メールは、次の5つの部品でできています。この順番で書きます。例は、打ち合わせの日程の返事をお願いする場面です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

それぞれに、理由があります。

件名は、「再送」「ご確認ください」だけにしません。相手は、件名の一覧から、先に開くメールを決めます。何の件かと、いつ送った物かが分かれば、前のメールも探しやすくなります。最初のメールに返信する形で送ると、前のやり取りが下に残ります。件名の書き方に会社の習慣があれば、それに合わせます。

前回の連絡は、日付と中身を書きます。「先日の件」では、相手はどの件かを思い出す所から始めることになります。前に送った内容を、もう一度本文に載せるか、添付し直すと、相手は探す手間が省けます。

お願いしたいことは、一つにしぼります。二つ以上を並べると、全部がそろうまで返事が後回しになることがあります。

期限と理由は、セットで書きます。理由があると、相手はほかの仕事との順番を決めやすくなります。理由は、本当のことだけを書きます。急がせるために、実際にはない事情を作って書くことはしません。

行き違いへの一言は、確かめても見落としが残ることへの備えです。相手がすでに返していた場合に、責められたと感じにくくなります。

もう一つ、相手が返しやすくなる一文があります。「難しい場合は、ご回答いただける時期だけでもお知らせください」です。全部はそろっていなくても、時期だけなら返せることがあります。時期が分かれば、こちらも自分の予定を組み直せます。

文例：返事・資料や見積・社内への催促

三つの文例を見ていきます。会社名・人名・日付・数量は、すべて説明用の例です。［　］は、自分の用件に置き換えます。

文例1：取引先に、返事をお願いする（1回目）

件名：【ご確認のお願い】お打ち合わせの日程について（◯月◯日送付の件）

［会社名］ ［部署名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日に、お打ち合わせの候補日をメールでお送りしました。念のため、同じ内容を下に記載します。

・◯月◯日（火）午後　・◯月◯日（水）午前　・◯月◯日（金）午後

会議室の予約の都合で、◯月◯日（木）までにお返事をいただけますと助かります。ご都合が合わない場合は、ほかの日をお知らせください。

行き違いでご連絡をいただいておりましたら、申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

［署名］

候補日をもう一度載せているので、相手は前のメールを開かずに返事ができます。

文例2：仕入れ先などに、資料や見積をお願いする

件名：【お見積のお願い】［品名］［数量］の件（◯月◯日にご依頼）

［会社名］ ［担当者名］様

いつもお世話になっております。［自社名］の［氏名］です。

◯月◯日にお願いした、［品名］［数量］のお見積について、ご状況を伺いたくご連絡しました。

当社からお客様へ、◯月◯日（金）に回答する予定です。そのため、◯月◯日（水）までにいただけますと助かります。

全部がそろっていない場合は、分かる範囲の内容と、残りがいつごろになるかだけでも、お知らせいただけますでしょうか。

行き違いでお送りいただいておりましたら、申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

［署名］

文例3：社内の人に、確認をお願いする

件名：【確認のお願い】A社向け見積書（◯月◯日（水）午前まで）

鈴木課長

お疲れさまです。田中です。◯月◯日にお送りした、A社向けの見積書の確認をお願いしたく、ご連絡しました。

A社の佐藤様に、◯月◯日（水）中に送るとお約束しています。水曜の午前までに、見ていただけますでしょうか。

見ていただきたいのは、金額と納期の2か所です。お時間が取りにくければ、口頭で5分ほどご相談させてください。

社内あては、短くします。忙しい人には、どこを見てほしいかを書くと、確認にかかる時間の見当がつきます。メールではなくチャットで頼む会社もあります。ふだん使っている手段に合わせます。

場面で変わるところと、言い方の例

期限と用件をもう一度伝える、という骨組みは同じです。場面によって、力を入れる所が変わります。次の表は一例です。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

電話に切り替える目安

何回送ったら電話にする、という数字は、この記事では決めません。会社の決まりがあれば、それに従います。目安は、次のどれかに当てはまるときです。

• 期限までの時間が少なく、メールの返事を待てない。
• メールが相手に届いているのかどうかが、分からない。
• メールを2回送っても、返事がない。
• 事情がこみいっていて、文字では伝えにくい。

電話では、催促ではなく確認として話し始めます。「◯月◯日にお送りしたメールの件で、届いているかの確認でお電話しました」と言います（説明用の例です）。相手が「見ていませんでした」と答えやすい聞き方です。電話のかけ方は営業電話のかけ方にまとめています。

次は、言い方の例です。どれも説明用の例です。

惜しい言い方：「先日の件、まだでしょうか。」

良い言い方：「◯月◯日にお願いしたお見積の件で、ご状況を伺いたくご連絡しました。◯月◯日（水）までにいただけますと助かります。」

惜しい言い方は、どの件か、いつまでに要るのかが入っていません。相手に伝わるのは、待たされているという気持ちだけです。良い言い方は、どの件・いつまでが入っていて、相手は次の動きを決められます。

惜しい言い方：「至急ご返信ください。」

良い言い方：「お客様への回答が◯月◯日（金）のため、◯月◯日（水）までにお返事をいただけますでしょうか。」

「至急」は、いつまでなのかが人によって違います。日付と理由を書くと、相手は「水曜なら間に合う」「水曜は難しいが木曜の朝なら」と、具体的に返せます。

惜しい言い方：「何度もご連絡しておりますが、お返事をいただけておりません。」

良い言い方：「◯月◯日と◯月◯日に、メールをお送りしました。届いておりますでしょうか。」

「何度も」は、相手を責める言葉として伝わります。送った日を事実として並べ、届いているかを聞く形にすると、同じ内容でも受け取られ方が変わります。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：期限を過ぎて、どのくらいで送ってよい？

日数は、この記事では決めません。基準は、自分の次の作業が、いつ止まるかです。予定表を見て、この返事がないと困り始める日を書き、そこから逆に考えます。相手が休み明けや月末で忙しい時期かどうかも、分かる範囲で見ます。

迷ったら、先輩に事実を並べて聞きます。「C社への見積の依頼は、期限が昨日でした。お客様への回答は金曜です。今日、確認のメールを送ってよいですか」（説明用の例です）。期限の日が来る前に、「明日が期限の件です」と確認の連絡を入れておく方法もあります。

判断2：2回送っても、返事がないときは？

3通目に、同じメールは送りません。まず、電話に切り替えて、届いているかを確かめます。電話もつながらなければ、上司に相談します。「◯月◯日に依頼、◯月◯日と◯月◯日に確認のメール、今日の午前に電話して不在でした」と、日付と手段を並べて伝えます。

相手の上司や、別の部署の人へ、自分の判断で連絡することはしません。担当の方の、社内での立場に関わることがあるからです。

判断3：上司をCCに入れてよい？

CCとは、同じメールを同時に届ける、あて先のことです。入れるかどうかは、会社の習慣が先です。ふだん入れていないのに、2回目から急に自分の上司や相手の上司を足すと、相手は圧力をかけられたと受け取ることがあります。

入れたいときは、送る前に上司に聞きます。「C社への2回目の確認メールに、課長をCCで入れてよいですか」と、何回目のメールかまで伝えます。

ここからは、失敗のあとの動きです。その場の立て直し方と、後の記録をセットで決めておきます。

失敗1：相手は、すでに返信していた

その場では：気づいたら、すぐにおわびします。「ご返信をいただいておりました。こちらの確認が足りず、失礼いたしました」と、言い訳を足さずに書きます。相手の返信への答えも、同じメールに書きます。

後の記録：どこで見落としたのかを書きます。迷惑メールの箱、別の件名、同僚あて、などです。次から、送る前に見る場所に足します。

失敗2：期限を伝えていなかったのに、「期限を過ぎています」と書いた

その場では：相手から「期限は聞いていません」と返ってきたら、言い返さずに、最初のメールを読み直します。伝えていなかったと分かったら、「期限をお伝えしておりませんでした。失礼いたしました。あらためて、◯月◯日までにお願いできますでしょうか」と書きます（説明用の例です）。

後の記録：依頼のメールを書くときに、期限と理由を入れることを決めます。依頼を送ったら、自分の予定表に「期限の日」と「確認の連絡をする日」を書いておきます。期限を文字で残す書き方は、営業のお礼メールも参考になります。

失敗3：強い言葉で、送ってしまった

その場では：あわてて長いおわびのメールを重ねる前に、送った文を上司に見せて相談します。おわびをするなら、「先ほどのメールで、失礼な書き方をいたしました。申し訳ございません」と短く伝えます。用件そのものは取り下げず、期限と理由を、落ち着いた言葉で伝え直します。

後の記録：どの言葉が強かったのかを書き写し、言い換えを横に書きます。急いでいるときほど、送る前に声に出して読む、という手順を足します。報告のしかたは営業で失敗したときにまとめています。

お礼のメールに返事が来ないときの考え方は、催促とは別です。お礼メールへの返信にまとめています。

今日やることは一つです。返事が来ていない用件を一件選び、送る前の4つを確かめてから、件名と、本文の最初の2文を書いてください。

件名から署名までの全体はビジネスメールの書き方、書き出しはビジネスメールの書き出し、結びはビジネスメールの締めにまとめています。

頼みごとの前に置く言葉の選び方は、「お手数をおかけしますが」の使い方にまとめています。

急がない依頼に付ける「お手すきの際に」と、期限の書き方は、「お手すきの際に」の意味と使い方にまとめています。