見積書の書き方：項目の意味と、初めて作るときの手順

見積書とは：取引の前に、金額と条件を示す書類

見積書（みつもりしょ）とは、取引を始める前に、「何を・いくつ・いくらで・どんな条件で」出せるかを相手に示す書類です。相手は見積書を見て、頼むかどうかを考えたり、ほかの会社と比べたりします。

初めて作るときは、欄の多い様式を前にして、手が止まりがちです。前に誰かが作った見積書を写し、数字だけ入れ替えて出す。その結果、相手から「この有効期限は、どういう意味ですか」と聞かれて答えられない、ということが起こります。

見積書は、自分がいない場でも読まれます。相手の担当者が、上司に見せて説明することもあります。だから、書いた本人がそれぞれの欄の意味を説明できることが大事です。

この記事では、見積書によく載っている項目の意味と、初めて作るときの手順を説明します。作った見積書を送る前の見直しと、送るときの文面は、見積書を送る前に確認する7項目にまとめています。

見積書の様式は、会社ごとに違います。この記事の項目は、よく見られる例です。自分の会社の様式と決まりを先に確かめ、そちらに合わせてください。

見積書によく載っている項目と、その意味

次の表は、見積書によく載っている項目の例です。会社の様式によって、欄の名前や順番が違ったり、載っていない項目があったりします。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

項目は多く見えますが、役目で分けると4つです。誰に出すか（宛名・件名）、何をいくらで出すか（品名・数量・単価・金額・小計・消費税・合計）、どんな条件か（有効期限・納期・支払条件）、誰が出したか（発行日・見積番号・発行者）です。

金額の欄は、上から順につながっている

単価に数量をかけたものが、その行の金額です。各行の金額を足したものが小計で、そこに消費税を足したものが合計になります。上の欄を一つ直すと、下の欄がすべて変わります。

消費税の書き方（税込か税抜か、税率ごとに分けるかなど）は、ここでは説明しません。税の表示は、会社の様式と経理の担当に確かめてください。様式に欄があれば、その欄のとおりに入れます。

条件の欄は、相手との約束になる

有効期限は、「この金額と条件で出せるのは、いつまでか」を示します。期限が書かれていないと、時間がたってから「あのときの金額でお願いします」と言われたときに、話がすれ違うことがあります。

納期と支払条件も、相手が社内で検討するときの材料になります。どれも、自分の考えで書く欄ではありません。会社が認めた内容を、確かめてから書きます。

備考の欄

様式に備考の欄があれば、金額や条件の前提を書きます。たとえば「設置作業は含みません」「送料は別途」などです（説明用の例です）。何を書くかは、送る前の確認の「対応範囲」と合わせて決めます。

初めて作るときの6つの手順

見積書は、様式を開いて上から埋める前に、確かめることがあります。順番は次のとおりです。

1. 会社の様式と、承認の流れを確かめる。どの様式（ファイルやシステム）で作るか、相手に出す前に誰の確認が要るか、見積番号はどう付けるかを、先輩に聞きます。自己流の様式で作ると、作り直しになります。承認を通さずに出すと、会社が認めていない金額が相手の手元に残ります。
2. 条件を先輩に確認する。品名、数量、単価、納期、有効期限、支払条件を、一つずつ確かめます。単価は自分で決めません。価格表があればそれを見て、載っていないものは先輩に聞きます。
3. 依頼の記録を見ながら、下書きする。相手からのメールや商談メモを横に置き、様式の上から順に入れます。分からない欄は、想像で埋めずに「確認中」と自分用のメモを残します。想像で入れた数字は、あとで自分でも見分けがつかなくなるからです。
4. 計算を確かめる。単価×数量、小計、合計を、電卓で計算し直します。表計算ソフトの様式でも、行を足したり消したりしたときに、合計の式がその行を含んでいないことがあります。
5. 承認をもらう。下書きと、相手からの依頼の記録を、一緒に見せます。記録があると、確認する人は「頼まれた内容と合っているか」まで見られます。
6. 送る前の確認をして、送る。宛名、対応範囲、版などを見直します。確認の項目は見積書を送る前に確認する7項目に、仕事中にすぐ使える形は見積提出前チェックにあります。

手順1と2を飛ばして下書きから始めると、手順5で「様式が違う」「この単価は誰に聞いたの」と戻されます。先に確かめるほうが、結果として早く出せます。

手順4の計算は、画面の数字を目で追うだけでなく、手元で計算し直すと、違いに気づきやすくなります。

場面で変わるところ

手順の骨組みは同じですが、場面によって、先にやることが変わります。次の表は一例です。会社に決まりがあれば、そちらを優先してください。

表が収まらない場合は、左右に動かせます。

相見積もりのとき

相見積もり（あいみつもり）は、相手が複数の会社から見積を取って比べることです。相手は、同じ条件で並べて比べたいと考えています。数量や仕様を自分の都合で変えると、比べられない見積になります。

相手から条件の指定があれば、その条件のとおりに作ります。別の案も出したいときは、指定どおりの見積とは別に用意してよいかを、先輩に相談します。

作り直すとき

数量が変わった、作業を足した、というときは、見積書を作り直します。前の見積書と新しい見積書が相手の手元に両方残るので、どちらが新しいかが分かるようにします。

見積番号を新しくするのか、同じ番号に版を付けるのか、日付をどうするかは、会社の決まりに合わせます。送るときは、「数量を2台から3台に変更しました」のように、変えた所を一文で伝えます（説明用の例です）。

条件がまだ決まっていないとき

納期や作業の範囲が決まらないまま、見積を頼まれることがあります。未定のまま出してよいかどうかは、会社の方針によります。出す場合の書き方は、送る前の確認の納期の章を見てください。

言い方の例：良い言い方と惜しい言い方

見積書を作る途中では、先輩にも、相手にも、聞くことが出てきます。次の例は、すべて説明用です。社名、名前、金額は例です。

先輩に条件を聞く

惜しい言い方：「見積書って、どう書けばいいですか」

良い言い方：「A社の佐藤様から、本体2台の見積を頼まれました。様式は共有フォルダのものを使います。単価は価格表で確かめました。納期と有効期限の欄が分からないので、どなたに確かめればよいか教えてください」

惜しい言い方は、先輩が何から説明すればよいか分かりません。良い言い方は、誰の・何の見積か、自分で確かめた所、分からない欄の順に伝えています。先輩は、分からない欄だけ答えれば済みます。

相手に条件を確かめる

惜しい言い方：「では、とりあえず見積をお出ししますね」

良い言い方：「お見積りを作るにあたり、3点だけ確認させてください。数量は2台でよろしいでしょうか。納品の場所は本社でしょうか。ご希望の時期はございますか」

「とりあえず」で出すと、条件を想像で埋めることになります。良い言い方は、聞くことの数を先に伝えています。相手は、どれだけ答えればよいかが分かります。

その場で金額を聞かれた

惜しい言い方：「たぶん、10万円くらいだと思います」

良い言い方：「正確な金額は、条件を確認して見積書でお伝えします。◯月◯日（水）までにお送りします」

口頭で言った数字は、相手の記憶に残ります。あとで見積書の金額が違うと、「前に聞いた金額と違う」という話になります。おおよその金額を口頭で伝えてよいかどうかは、会社によって方針が違うので、先輩に確かめてください。

迷いやすい判断と、失敗のあと

判断1：分からない欄は、空けたままでよい？

基準は、その欄が、相手の検討に関わるかです。有効期限、納期、支払条件は、相手が頼むかどうかを考える材料になります。空けたまま出さず、確かめてから書きます。

様式にあっても、今回の取引では使わない欄もあります。その欄を空けてよいか、消してよいかは、「この欄は今回使わないと思うのですが、空欄のままでよいですか」と先輩に聞きます。

判断2：「一式」と書いてよい？

「一式」は、いくつかの品や作業をまとめて一行にする書き方です。基準は、何が含まれているかを、相手が見積書だけで分かるかです。分からないなら、内訳を分けて書くか、含むものを備考に書きます。

内訳をどこまで出すかは、会社の決まりがあることも多いので、過去の見積書を見るか、先輩に聞きます。

判断3：納期と有効期限は、自分で決めてよい？

決めません。ただし、決めてもらうための材料は、自分で集められます。相手の希望の日を聞く、在庫や作業の予定を誰が知っているかを調べる、の2つです。

そのうえで、「A社は来月上旬の納品を希望されています。この時期で見積に書いてよいか、どなたに確かめればよいですか」と聞きます（説明用の例です）。希望の日と、確かめた日は、別のものとしてメモします。

判断4：値引きを頼まれたら？

その場で答えません。自分でできるのは、相手の希望を正確に聞き取ることです。いくらなら検討できるのか、数量や時期は変わらないのか、いつまでに返事が要るのかを聞き、「社内で確認して、◯日までにお返事します」と伝えます。

上司には、相手の言葉、数量、返事の期限をそろえて相談します。承認が出てから、見積書を作り直します。

失敗1：送る前に、計算の違いに気づいた

その場では：直した所だけでなく、その下の小計と合計も計算し直します。すでに承認をもらっていた場合は、直した見積書を、もう一度承認する人に見せます。「合計の金額が変わりました」と、変わった所を先に伝えます。

あとの記録：「行を一つ足したとき、合計の式に入っていなかった。次回から、行を足したら電卓で合計を計算し直す」のように、原因と次の動きを書きます（説明用の例です）。

失敗2：承認をもらう前に、送ってしまった

その場では：気づいた時点で、上司に報告します。自分だけの判断で、相手に取り消しの連絡をしたり、直して送り直したりしません。相手への伝え方は、上司と決めます。報告の順番は営業で失敗したときにまとめています。

あとの記録：いつ、何を、誰に送ったか。上司に報告した時刻と、決まった対応を書きます。あわせて、「下書きのファイル名に『承認前』と付ける」など、次に同じことが起きにくくなる工夫を一つ書きます。

失敗3：相手から「この欄はどういう意味ですか」と聞かれて、答えられなかった

その場では：想像で答えません。「確認して、本日中にお答えします」と伝え、先輩に聞いてから折り返します（期限は説明用の例です。守れる期限を伝えます）。

あとの記録：聞かれた欄と、その答えを、自分のノートに書きます。次に同じ様式で作るとき、その欄の意味を確かめてから出せます。

今日やることは一つです。会社の見積書の様式を開き、それぞれの欄に「何を書くか」と「誰に確かめるか」を、下のシートに書いてください。見積を出したあとの進め方は、「検討します」の後にまとめています。

見積書を郵送するときに添える一枚は、送付状の書き方にまとめています。

見積書を送るメールの「ご査収ください」という言い方は、「ご査収ください」の意味と使い方にまとめています。

こちらから仕入先やメーカーへ見積を頼むときは、見積依頼メールの書き方を見てください。

見積の金額を決めるときに出てくる言葉は、粗利とはと掛け率とはにまとめています。

納めたあとの流れは、納品書とはと検収とはにまとめています。

価格を上げることをお客様へ伝える文書は、値上げのお知らせの書き方にまとめています。